(Última alteração em: 28 de setembro de 2020)
A gestão do transporte de carga e da logística como um todo requer o controle de um volume de informações enorme. O fluxo desses dados é constante e lidar com ele faz parte da rotina das transportadoras. Para facilitar a organização e evitar erros e inconsistências, existem práticas e recursos que contribuem para a eficiência, como é o caso do romaneio de carga.
Esse instrumento é usado para coordenar informações referentes às mercadorias despachadas. Para saber mais sobre suas características e como ele pode ser aplicado no dia a dia do seu negócio, continue a leitura deste post e entenda tudo sobre o assunto!
O que é exatamente o romaneio de carga?
Pode-se afirmar que o romaneio de carga é um tipo de documento comumente utilizado no transporte de mercadorias, o qual visa integrar em um só lugar todas as informações pertinentes dos pedidos que estão sendo distribuídos. Assim, nele, você encontra uma lista completa com todos os volumes e uma descrição sobre o conteúdo de cada um, quantidades, entre outros dados.
Quando ele é utilizado?
O intuito é usá-lo para agilizar o processo de conferência — durante o embarque ou desembarque — e até na fiscalização. Vale lembrar que sua emissão não é obrigatória de acordo com a legislação atual, mas sua aplicação é altamente recomendada para otimizar as etapas operacionais da transportadora.
No comércio internacional, ele é útil e regularmente utilizado na hora do desembaraço aduaneiro e para compor a Declaração de Importação, bem como para outros documentos exigidos pela Receita Federal. Nesse contexto, ele é conhecido também pelo termo equivalente em inglês packing list.
Qual é sua importância?
Além de aprimorar o controle e a organização, o romaneio de carga é um grande aliado da logística de distribuição. Um dos seus maiores benefícios é reduzir casos de trocas e erros nas remessas. Da mesma forma, ele colabora para a diminuição de roubos e extravios de mercadorias, que, infelizmente, são transtornos que podem ocorrer durante o transporte.
Logo, com a redução dos índices de erros e perdas, mais acertados são os processos operacionais e melhor é o êxito do serviço prestado aos clientes. Ao mesmo tempo, menos falhas favorecem também a otimização de custos.
Em suma, a melhora da qualidade do transporte significa que os clientes ficarão mais satisfeitos, o que potencializa a competitividade da transportadora e sua reputação positiva no mercado.
Como ele é emitido?
Gerar o romaneio de carga é uma tarefa simples que pode ser realizada por meio da adoção de planilhas básicas que comportem as informações das mercadorias da empresa. Todavia, em vez de preencher planilhas manualmente, uma alternativa mais inteligente é automatizar essa atividade e emiti-lo com o auxílio de softwares para gestão de transportadoras.
Com essa ferramenta, o romaneio estará integrado às demais etapas do negócio. Na hora de montar a lista, os dados são coletados de todo o sistema da empresa instantaneamente, tornando o procedimento mais rápido e confiável.
Assim, serão raros os casos de erros de lançamento e desencontro de informações — que são falhas que resultam em perda de tempo, retrabalho, atrasos nos demais processos e improdutividade.
Informações que devem ser inseridas
Não existe um modelo oficial para a emissão do romaneio de carga. Mas, para que ele cumpra sua função, a transportadora não pode se esquecer de incluir alguns dados essenciais nesse documento, como:
- notas fiscais que seguirão com os produtos;
- quantidade de volumes;
- identificação (única) para cada pedido;
- especificação das embalagens usadas no transporte — caixas de papelão, madeira, plástico, paletes etc.;
- características básicas de cada carga — volume, dimensões e peso.
Em alguns casos, o romaneio de carga pode ser um pouco complicado em relação às informações. Por exemplo, no transporte de grãos (carga a granel) ou de produtos que não são embalados (automóveis, máquinas muito grandes). Nessa situação, a identificação ocorre por meio do número de chassi (grãos) ou de série (carros e máquinas).
O que diz a lei sobre o assunto?
O romaneio de carga é obrigatório somente quando um regulamento do governo solicitar. Podemos especificar dois casos:
1. A Instrução Normativa SRF nº 680/2006;
2. O Regulamento Aduaneiro (Decreto nº 6759/2009).
Ambas as normas solicitam o romaneio quando ele for aplicável. O “quando aplicável” se refere, principalmente, a dois casos:
- quando a carga tiver que atravessar uma fronteira internacional;
- quando a carga transportada for classificada como perigosa, como combustível, remédios, produtos que, não sendo devidamente manuseados, podem causar contaminação.
No primeiro caso, as ocasiões que requerem o romaneio são a declaração aduaneira, a declaração de importação e o desembaraço da carga.
Enfim, como o documento não é obrigatório na maior parte das vezes, cada gestor de frota e cada empresa podem efetuá-lo do modo que julgarem mais conveniente. Como, fora das situações obrigatórias, não há um modelo único para o romaneio de carga, o gestor tem a liberdade de ajustá-lo às necessidades da logística empresarial.
Para tornar a prática do romaneio algo comum na transportadora, é importante construir duas listas que assumirão a função de banco de dados.
A primeira lista deve conter especificações sobre os caminhões da frota: modelos, dimensões, capacidade. A segunda lista deve conter os nomes das empresas com as quais o gestor, de alguma maneira, mantém contato por meio de sua frota — podem ser fornecedores ou clientes. É importante registrar a frequência com que eles são atendidos e os endereços deles.
Essas informações facilitarão a emissão do romaneio e outras tarefas, como traçar o roteiro de todas as cargas que precisam ser entregues pelo mesmo caminhão ao longo de um dia de jornada.
Quais são os benefícios para a empresa?
Como já adiantamos, emitir o romaneio de carga é altamente vantajoso para o controle da transportadora. Conheça, agora, alguns ganhos que ele proporciona.
Torna a informação mais acessível
As informações usadas para compor o romaneio de carga podem ser utilizadas para alimentar seu sistema interno e o do rastreamento de pedidos. Dessa maneira, todos os envolvidos nas etapas de distribuição — colaboradores e clientes — podem acessar com mais facilidade os dados que estão procurando e saber mais sobre o status das remessas.
Assim, a transportadora ganha pontos com os clientes por ser transparente e confiável, uma vez que disponibiliza as informações que interessam de forma mais acessível, reforçando a sensação de segurança e satisfação. Essas informações são passadas, inclusive, em tempo real, já que dados que constam no romaneio de carga podem ser usados para rastrear a mercadoria.
Facilita a conferência de objetos e comprovantes de entrega
Quando o motorista retorna com os canhotos dos comprovantes de entrega assinados, fica mais fácil para os profissionais responsáveis conferirem se tudo está correto e se podem contar com o romaneio de carga para checar informações.
Melhora a prestação de contas do motorista
Pegando um gancho com o tópico acima, uma vez despachadas, as cargas passam a ser de responsabilidade do motorista. Portanto, faz sentido usar o romaneio de carga durante a prestação de contas no momento em que o condutor retorna à empresa com os comprovantes.
Por essa razão, muitas transportadoras imprimem duas vias desse documento: uma que segue viagem com o motorista e outra que fica arquivada na instituição. Assim, ao longo do percurso, o próprio condutor pode utilizar esse instrumento para conferir e controlar suas entregas.
Favorece o gerenciamento de riscos
Por fim, é sabido que o transporte de cargas é uma atividade que está sujeita a riscos. As chances de sinistros durante uma jornada são significativas, já que os índices de acidentes, roubos e assaltos são altos ao redor do país. Além disso, existe sempre a possibilidade de acontecer problemas no trajeto, os quais resultam em avarias e prejuízos.
Nessas ocasiões, a seguradora pode solicitar uma cópia do romaneio de carga para verificar quais são as mercadorias transportadas. Logo, esse documento serve como um resguardo para a empresa, viabilizando um processo de indenização dos danos mais rápido.
Outros benefícios do romaneio de carga
Além desses, podemos citar outras vantagens que o romaneio de carga oferece:
- previne falhas na entrega da carga;
- proporciona melhor controle sobre os produtos movimentados;
- melhora o trabalho dos postos de fiscalização, os quais conseguem trabalhar com mais dinamismo;
- facilita a identificação de uma mercadoria em um lote específico;
- denota responsabilidade e organização da empresa em relação aos cuidados tomados com a carga.
Tomar cuidados com o manejo das mercadorias é fundamental para assegurar a sobrevivência de qualquer ramo de negócio.
Quais as diferenças entre manifesto e romaneio de carga?
O romaneio difere do manifesto de carga, ainda que tenham algumas semelhanças entre si. Enquanto o primeiro relaciona e descreve as mercadorias que serão remetidas, o outro é um documento que relaciona quais os conhecimentos de transporte (CT-es) necessários para que uma carga fracionada seja liberada para a entrega.
O manifesto de carga é, portanto, utilizado nas situações em que existem muitos destinatários, ou seja, o mesmo caminhão fará entregas a clientes diferentes.
Quando a empresa de transporte de carga emite um manifesto de carga, não é preciso emitir um conhecimento de transporte para cada destinatário. Isso significa que somente um conhecimento de transporte é emitido.
O manifesto é muito usado no modal rodoviário, mas também serve a outros modais, como ferroviário, aéreo, marítimo e fluvial. Uma situação habitual em que se aplica esse documento é quando as empresas que dispõem de frota própria realizam entregas para clientes diferentes, como as empresas de material de construção, as lojas de móveis e outras.
Enfim, não há uma relação direta entre os dois conceitos, mas as duas soluções surgiram com a finalidade de melhorar a conferência da carga, deixando o processo mais rápido e seguro.
Como funciona um romaneio de entregas?
O modelo de romaneio de entregas é parecido ao modelo de romaneio de carga. Ele geralmente é utilizado quando apenas um veículo se encarrega de fazer a entrega das cargas em locais diversos.
De forma básica, um modelo de romaneio de entregas precisa levar em conta as entregas que o mesmo caminhão realiza em sua viagem. Para o registro, o gestor pode listar os produtos que serão entregues e ordená-los com números. Deve-se deixar um espaço com código para os destinatários.
Em outra lista, é preciso numerar as empresas destinatárias das cargas, os endereços delas e as restrições relacionadas à entrega, como horários para o recebimento dos produtos e os contatos dos profissionais que se responsabilizarão pelas entregas.
Tudo fica mais organizado sem a necessidade de espaços muito grandes para a identificação de cada empresa.
Quais as penalidades para quem não cumpre as normas?
Nas ocasiões em que o romaneio de carga é obrigatório, o não cumprimento das normas resulta em penalidade para a transportadora. Na verdade, existe basicamente apenas uma penalidade na forma de multa (valor de R$ 500,00).
A base legal para a cobrança dessa multa é o artigo 728, inciso VIII, alínea “e” do Regulamento Aduaneiro. Reza este artigo:
Art. 728. Aplicam-se ainda as seguintes multas (Decreto-Lei nº 37, de 1966, art. 107, incisos I a VI, VII, alínea “a” e “c” a “g”, VIII, IX, X, alíneas “a” e “b”, e XI, com a redação dada pela Lei nº 10.833, de 2003, art. 77):
VIII – de R$ 500,00 (quinhentos reais):
e) pela não-apresentação do romaneio de carga (packing-list) nos documentos de instrução da declaração aduaneira.
Mas podem existir outros casos que implicam na penalização. Na hipótese de a conduta mencionada no artigo ensejar também a imposição de sanção de natureza administrativa, relativa ao artigo 735 ou 735-C do Regulamento Aduaneiro (desacato à autoridade), será lavrado o auto de infração para pagamento da multa depois que se concluir o processo de aplicação da sanção administrativa.
As multas incidentes não interferem na cobrança dos tributos, nem na aplicação de outras penalidades e nem na representação fiscal com finalidade penal, quando for o caso (conforme o que está disposto no artigo 728, parágrafo 8º do já citado regulamento).
A sanção para desacato à autoridade aduaneira é a suspensão do registro, licença, autorização, credenciamento ou habilitação, além de multa de R$ 10.000,00.
O romaneio de carga é um documento indispensável para garantir a segurança, ordem e gerenciamento das informações e atividades de distribuição em uma empresa. Além de todas as suas vantagens, elaborá-lo é um processo simples que pode ser otimizado com a ajuda da tecnologia. Portanto, vale a pena investir nesse recurso para deixar sua logística mais estratégica e eficaz — e sua transportadora bem mais competitiva!
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