O Manifesto Eletrônico (MDF-e) é uma das estratégias tecnológicas do governo para reunir em apenas um documento várias informações sobre o transporte, tudo isso de forma eletrônica.
Há pouco tempo, a rotina de uma transportadora era sempre a mesma: uma infinidade de processos manuais e muitos papéis a gerenciar e emitir. Ainda bem que isso mudou, não é mesmo? Com a chegada dos documentos eletrônicos, por meio da transformação digital, tudo se tornou mais prático, seguro e rápido!
Para que você conheça melhor essa realidade e tire todas as suas dúvidas sobre o MDF-e, preparamos este material. Acompanhe!
O que é o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)?
Como o próprio nome sugere, o Manifesto Eletrônico é um documento emitido e armazenado eletronicamente, isto é, ele existe apenas em meio digital — apesar de ser obrigatória a impressão do documento auxiliar, conhecido como DAMDFE.
Ele foi instituído em 2010 e, apesar de tornar-se obrigatório apenas em 2014, atualmente é válido em todo o território nacional. Ele é de emissão obrigatória sempre que há o transporte de mercadorias. Para que sua validade seja garantida, é necessária a assinatura digital do emitente e a autorização da SEFAZ (Secretaria de Fazenda).
Vale a pena mencionar que sua criação teve como objetivo desburocratizar o dia a dia no setor, substituindo o sistema impresso que vigorava até então. Além disso, ele vincula outros documentos fiscais, como a NF-e e o CT-e.
Para o que serve esse documento?
Falar em documentos eletrônicos é se referir a um processo de modernização extremamente importante para diversos setores e, ainda mais, para o setor de transportes. Por isso, a primeira coisa que você precisa saber é que o MDF-e tem o objetivo de agilizar o processo, padronizando tudo em um único documento.
Mas isso não é tudo! O Manifesto Eletrônico tem mais algumas funções:
- permite o rastreamento da circulação física da carga;
- identifica o responsável pelo transporte em cada trecho do percurso;
- consolida as informações da NF-e e do CT-e;
- agiliza o registro em lote de documentos fiscais em trânsito;
- registra alterações das unidades de transporte ou de cargas e seus condutores;
- registra o momento de início e fim do transporte.
Concluindo, esse é um documento com inúmeras funções, imprescindível para qualquer transportadora em atividade no país.
Quais os principais eventos de um Manifesto Eletrônico?
Durante o processo de emissão do MDF-e, podemos perceber a ocorrência de alguns eventos. É muito importante que você conheça e entenda o que cada uma dessas etapas significa e, por isso, preparamos um breve resumo. Continue lendo!
Autorização
Em resumo, é quando o MDF-e é enviado para a SEFAZ e ela autoriza o seu uso. Na prática, o procedimento envolve a conferência de determinados aspectos formais — autoria, leiaute, numeração e assinatura do emitente —, não se responsabilizando pelo conteúdo declarado.
E se houver erros? No caso de se detectar erros, problemas com a assinatura digital, preenchimento de campos ou com a numeração, o Manifesto Eletrônico é rejeitado — sempre com a informação do respectivo código de erro. Com isso, ele não será gravado no Banco de Dados do Ambiente Autorizador.
Encerramento
Encerramento é o evento enviado à SEFAZ que confirma que a entrega foi concluída. Então, após a entrega ao consumidor ou o encerramento do transporte, é disparado um informe à SEFAZ. Somente depois disso, o veículo poderá ter um novo MDF-e gerado.
Em outras palavras, a empresa emitente não pode se esquecer de encerrar o Manifesto Eletrônico ao final do processo. Caso contrário, o veículo ficará impedido de executar novos transportes. E, se houver alterações durante a rota? Caso existam mudanças relacionadas à carga ou ao veículo, por exemplo, é necessário encerrar o MDF-e, e emitir um novo.
Conforme o estado pode haver inclusive previsão de multa caso seja constatado que o veículo transita sem carga e com MDF-e em aberto.
Cancelamento
Imagine que você emitiu o MDF-e, mas precisa cancelá-lo. Nesse caso, é importante saber que isso só pode ser realizado quando o documento foi autorizado pela SEFAZ e enquanto o transporte não tenha sido iniciado.
Além disso, é claro que existe um prazo para realização do evento. Atualmente, o emitente tem até 24 horas para requerer o cancelamento — desde que os demais requisitos estejam presentes. Por isso, é fundamental fazer a revisão assim que emiti-la.
Registro de passagem
Durante o deslocamento, o caminhão pode passar em postos de fiscalização. Caso isso ocorra, será gerado o registro de passagem no MDF-e, e também na NF-e e no CTe relacionados à mercadoria transportada. Esse evento impedirá o cancelamento dos documentos.
Inclusão de motorista ou condutor
Esse evento é registrado no MDF-e sempre que houver a troca ou a inclusão de um motorista durante o transporte da mercadoria. É preciso lembrar que é responsabilidade do emitente informar essas situações.
Quem precisa emitir o MDF-e?
Toda empresa prestadora de serviço de transporte de cargas que realiza o processo por meio de veículos próprios ou, então, que conte com serviços terceirizados, deve emitir o MDF-e, exceto:
- Microempreendedores Individuais (MEI);
- Pessoas Físicas ou Jurídicas que não estão inscritas como contribuintes de ICMS;
- produtores rurais que estão no rol de contribuintes que emitem Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e modelo 55).
Por que utilizá-lo é tão importante?
Todo empreendedor que deseja crescer de maneira saudável sabe que atuar em conformidade com a lei é muito importante. Afinal, problemas recorrentes podem causar sanções que prejudicam o funcionamento do seu negócio a longo prazo. No entanto, essa não é a única vantagem de se emitir o MDF-e.
Em caso de fiscalização, o processo é muito mais rápido e simples. Ou seja, o tempo que o seu caminhão ficará parado no posto fiscalizatório é bem menor. Isso acontece porque as informações são acessadas por meio do código de barras. Uma grande contribuição da tecnologia para o transporte de cargas, não é mesmo?
Quais as diferenças entre MDF-e e DAMDFE?
Muitos gestores podem se confundir no dia a dia da organização sobre o MDF-e e o DAMDFE, principalmente, por serem documentos semelhantes. Contudo, é importante saber diferenciá-los, para que não cometa falhas que prejudiquem as atividades do seu negócio.
Para isso, precisamos ver mais de perto o que é o DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais). Como o próprio nome sugere, é um documento que, em certa medida, está ligado com a emissão do MDF-e.
Ele é, na verdade, uma representação gráfica do MDF-e e, por isso, não é emitido sem o outro. Ele que acompanhará o transporte da carga até o seu destino e será apresentado nas barreiras de fiscalização. Sua conferência permitirá que o profissional consiga acessar o arquivo do MDF-e.
Algumas de suas funções são:
- permite, por meio da chave numérica, o acesso ao MDF-e, confirmando a autenticidade do documento;
- ajuda no acompanhamento dos itens em trânsito, apontando quais são as características do item e, também, de outras questões que precisam ser acompanhadas sobre a questão (como emissor, receptor, veículo, peso da carga, características do item transportado, entre outros).
Atualizações recentes efetuadas pela Sefaz permitem agora apresentar o DAMDFE de forma eletrônica.
Como emitir o MDF-e?
Antes de qualquer coisa, você precisa saber que o Manifesto Eletrônico é usado em operações interestaduais e e estaduais. Isso faz com que a maioria das operações de transporte exijam esse documento.
E como emitir esse documento eletrônico? Vamos conferir um passo a passo a seguir.
Credenciamento na SEFAZ
Antes de começar a emissão, se essa é a primeira vez que o seu negócio fará a emissão, é fundamental ter o credenciamento na Secretaria de Fazenda na região em que o seu negócio está alocado. É isso que autorizará sua empresa a tornar-se emissora de NF-e ou de CT-e. Quando você está habilitado para isso, poderá também emitir um MDF-e.
Caso você já esteja habilitado para emissão desses dois documentos, não é preciso solicitar o documento, pois já poderá realizá-lo normalmente.
Obtenção do certificado digital
Para que ele seja emitido, também é fundamental que a sua empresa conte com certificado digital. A partir dele, é possível a produção de documentos com validade jurídica em nome da sua empresa, bem como também ter acesso aos sistemas de emissão. Se você ainda não providenciou o certificado para sua empresa, é preciso resolver isso o quanto antes.
Levantamento das informações
Em primeiro lugar, você precisa ter em mãos algumas informações básicas. São elas:
- dados de um CT-e ou NF-e;
- dados do motorista;
- dados do veículo;
- UF em que será realizado o percurso;
- dados sobre o seguro;
- averbação.
Uso do sistema emissor
Feito isso, é hora de acessar um software que tenha essa função. É nesse ponto que muitas transportadoras enfrentam dificuldades, pois não dispõem de sistemas completos e preparados para a emissão de documentos eletrônicos.
Um bom sistema emissor dá conta não só das questões relacionadas com o Manifesto Eletrônico (MDF-e), mas também auxilia na gestão de outras questões do trabalho de transporte de cargas. Por exemplo, ele deve contar também com:
- módulos de controle de veículos e gestão de transportadoras;
- módulo de emissão de documentos internos;
- módulos de emissão de documentos fiscais e de controle de forma prática;
- sistema de cobrança fácil, entre outros.
Com isso, é possível ter uma gestão holística e que abarque diferentes pontos do seu negócio, proporcionando maior agilidade e precisão no dia a dia. E, com isso, conseguir promover maior satisfação do cliente final.
A Bsoft tem dois softwares que exercem esse papel com eficiência: o CT-e Prático e o Controle de Transportadoras. Um dos diferenciais dos nossos sistemas é que alguns dados, como o seguro e a averbação, podem ser parametrizados para preencher automaticamente os campos no momento da emissão.
E não é só isso! As informações de origem, destino, veículo utilizado e motorista responsável podem ser importadas de maneira automática do CT-e. Ou seja, essa integração torna o processo muito mais rápido e seguro.
Por último, vale a pena citar que a Bsoft oferece um suporte técnico especializado. Desse modo, suas dúvidas serão sempre solucionadas por uma equipe altamente capacitada.
Como mais uma forma de te auxiliar com as rotinas do transporte, em nosso Canal no Youtube postamos várias dicas e sugestões do ramo de transporte, confira abaixo o vídeo sobre: “Como emitir MDF-e quando há coletas em diferentes estados na mesma viagem”.
Conseguiu sanar suas dúvidas sobre o Manifesto Eletrônico? Uma transportadora de sucesso deve estar sempre pronta para emitir esse documento e atuar dentro das regras em vigor para o seu setor. Por isso, é seu dever se informar melhor sobre o tema e investir em recursos que tornem esse procedimento mais ágil em seu cotidiano.
Seu negócio conta com um bom emissor de MDF-e? Entre em contato com a Bsoft e conheça as nossas soluções!
