Com a digitalização dos documentos fiscais o governo precisou criar uma infraestrutura técnica digital para atender os contribuintes. É nesse contexto que se insere o NSU e a consulta de documentos fiscais de forma automatizada.
O NSU surgiu com a criação de um serviço específico para a distribuição de documentos fiscais. Por isso, podemos considerá-lo como um dado de identificação dos documentos fiscais nos servidores do ambiente nacional da Sefaz.
Nesse post vamos explicar o que é esse tipo de registro de NSU e como ele pode afetar a sua consulta por documentos fiscais. Vamos trazer também as principais limitações e problemas na consulta que podem ocorrer a partir das regras atuais reunidas na Nota Técnica 2014.002, na versão v.1.13 a 1.15 de março de 2022.
O que é o NSU?
Quando o documento fiscal é emitido, seja NFe, CTe ou MDFe, ele é recebido no Ambiente Nacional da SEFAZ e é atrelado a um código numérico: o NSU, sigla utilizada para Número Sequencial Único.
Em resumo, o NSU é uma espécie de RG de cada documento existente na SEFAZ. Ademais, ele serve também para identificar cada evento ligado aos documentos fiscais.
Ou seja, a SEFAZ atribui um código diferente para cada evento do documento fiscal, seja autorização, carta de correção, cancelamento, prestação de serviço em desacordo etc.
É através do NSU que os documentos e eventos são distribuídos aos participantes da operação e permite que eles tenham acesso às informações.
A distribuição de documentos é baseada na geração de um número sequencial único considerando também cada CNPJ ou CPF. A SEFAZ tem um servidor específico para cuidar dessa responsabilidade.
NSU e consulta de documentos fiscais em lote na SEFAZ
A cada minuto milhares de contribuintes acessam os serviços da Sefaz utilizando softwares para consulta de documentos fiscais. Um exemplo de solução que é capaz de executar esse tipo de pesquisa automática é o Bsoft Docs.
A distribuição desses documentos como a NFe ocorrerá para os participantes que desempenham papéis de destinatário, transportador e terceiros (informado na tag autXML). Essa “tag autXML” é uma forma de inserir um CNPJ ou CPF de terceiro para ter acesso aos documentos ex: CNPJ da contabilidade.
Já para o CTe, além da opção remetente e destinatário, existe também a forma de participação no documento como tomador do serviço, expedidor, recebedor e tag autXML.
Para conferir mais detalhes sobre a origem dessa regra de consulta a partir do envolvimento do CNPJ na operação, acesse esse link.
Para evitar sobrecarga e uso indevido dos serviços de consulta o governo criou regras para controlar esse tipo de acesso. O NSU é utilizado como um recurso para realizar essas verificações. Por isso, ao realizar consultas nas ferramentas é possível se deparar com algumas mensagens de erro ao invés do retorno dos documentos esperados. A seguir, vamos falar sobre algumas dessas mensagens de retorno.
Em nosso canal do youtube falamos também sobre o NSU e como é o ciclo de geração desse dado durante a interação dos envolvidos com os documentos fiscais. Confira:
NSU: mensagem 137- Nenhum documento localizado e mensagem 656 – Rejeição: Consumo Indevido
Pode haver um tempo até que os documentos emitidos contra o CNPJ da empresa estejam disponíveis no Ambiente Nacional (serviço do governo). Ao realizar uma nova busca é comparado o último NSU utilizado na ferramenta de busca com aquele existente no Ambiente Nacional.
Se o NSU informado (tag:ultNSU) na ferramenta de consulta for igual ao maior NSU do Ambiente Nacional (tag:maxNSU), então não existem mais documentos a serem pesquisados no momento. Nesse caso, será retornada a mensagem:
“137- Nenhum documento localizado”
No entanto, para prevenir o uso repetido de consultas esse ambiente limita a empresa a fazer uma nova busca apenas depois de 1 hora após o recebimento da mensagem de código 137. Se tentar uma nova consulta antes desse prazo o usuário irá receber a mensagem:
“656–Rejeição: Consumo Indevido”
Ao finalizar o prazo de 1 hora a liberação é feita de forma automática. Quando o usuário conta com uma ferramenta como o Bsoft Docs é possível agendar as consultas já obedecendo esse prazo e então a ferramenta faz por si mesmo esse controle de consultas pensando no tempo. Essa é uma forma de evitar o consumo indevido.
Se o usuário repetir manualmente uma consulta antes do prazo, o tempo é reiniciado. Então, a liberação pode levar ainda mais tempo. Por isso, a parametrização por busca automatizada pode ser uma vantagem.
Primeira consulta ou retorno de consulta após 60 dias de interrupção de uso do sistema
Ao começar a usar um sistema para busca automatizada em lote, quando CNPJ faz a primeira consulta usando o certificado digital, o primeiro retorno é: “137-Nenhum documento localizado”.
Essa primeira consulta dará início a geração de NSU, então, apenas os documentos emitidos a partir desse primeiro evento serão retornados para o sistema. Não sendo possível o retorno de documentos retroativos a data de primeira consulta.
É importante manter o ciclo de consultas ativa, pois se o sistema ficar sem consultar em lote por mais de 60 dias, a geração de NSU nos portais da Sefaz é interrompido novamente. Como não há geração de NSU de forma retroativa há risco de perder os documentos não consultados.
Esse é um fator de preocupação para as empresas, visto a obrigatoriedade de armazenar todos os documentos fiscais envolvendo o CNPJ da empresa por um prazo de 5 anos. Um elemento a ser sempre observado para evitar a parada das consultas é a renovação do certificado digital antes do vencimento.
Consumo indevido gerado por várias ferramentas consultando ao mesmo tempo
Se a empresa/CNPJ utilizar mais de uma ferramenta para fazer a consulta de documentos fiscais no ambiente nacional ela também pode ter o seu acesso enquadrado como uso indevido. Isso ocorre caso essas ferramentas não estejam sincronizadas entre si e façam a solicitação sempre usando o NSU seguinte ao último consultado pelo CNPJ em questão.
Esse problema acontece porque a validação de último NSU consultado é relacionada a um CNPJ e não a identidade dos sistemas em si. Se não for possível a integração entre os sistemas o ideal e mais simples a ser feito é utilizar apenas um deles para evitar o problema.
É comum por exemplo a contabilidade usar um sistema próprio com o cadastro do CNPJ e certificado digital da empresa cliente. Quando essa última adquirir um novo sistema para consulta de documentos fiscais pode então haver esses tipos de conflitos devido ao último NSU consultado.
Nesse caso a mensagem de retorno pode trazer um complemento nesse sentido:
“Rejeicao: Consumo Indevido. Deve ser utilizado o ultNSU nas solicitacoes subsequentes. Tente após 1 hora”.
Na Nota Técnica 2014.002, na versão 1.13 a 1.15, de março de 2022, o número da última consulta realizada para o CNPJ de 14 dígitos informado na requisição passou a ser retornado no XML da rejeição 656 (consumo indevido). Assim, ficou mais simples identificar qual é o último NSU consultado.
NSU: fiz a consulta de documentos fiscais mas apenas visualizo um resumo da NFe
Ao realizar a consulta em lote em um software o primeiro retorno das notas para o interessado/destinatário é apenas um resumo da NFe. Portanto, para ter acesso ao documento de forma completa é necessário que o destinatário faça a manifestação dos documentos.
É possível por exemplo, gerar o evento de ciência da operação ou confirmação da operação para um lote de NFes e então liberar o download dos documentos de forma completa.
Outras formas de consulta por documentos fiscais
Nesse post focamos principalmente na consulta automatizada em lote devido a facilidade que esse tipo de recurso oferece. No entanto, é possível também usar a chave de acesso dos documentos fiscais e consultar de forma individual pelos documentos.
Nesse caso a regra do envolvimento do CNPJ para acesso ao documento permanece. Ou seja, é necessário constar no documento como emitente, destinatário, transportador ou terceiros (informado na tag autXML). No CTe existe também a forma de participação no documento como recebedor ou expedidor.
É possível consultar um documento emitido e recebido pelo Ambiente Nacional nos últimos 90 dias.
Para conferir mais detalhes sobre como automatizar a busca e gerenciar de forma eficiente os seus documentos fiscais clique nesse link e conheça mais detalhes sobre o Bsoft Docs.
