A entrega de produtos é um processo logístico crucial para qualquer empresa que deseja manter seus clientes satisfeitos. No entanto, para garantir que as entregas sejam realizadas no prazo e com a quantidade correta de produtos, é fundamental ter um indicador confiável de performance de entrega.
É aí que entra o OTIF (On Time In Full), um KPI que mede a efetividade da entrega considerando esses dois aspectos. Neste artigo, vamos explorar como o OTIF pode ajudar a melhorar a performance de entrega e como implementá-lo em suas operações logísticas.
O que é OTIF (On Time in Full)?
OTIF é uma sigla em inglês que significa “On Time In Full” (em português, “No prazo e completo”). Trata-se de um indicador que avalia a qualidade da entrega de produtos, considerando não apenas a pontualidade, mas também a quantidade e a qualidade do que foi entregue.
O OTIF é fundamental para garantir a satisfação do cliente e a reputação da empresa. Afinal, o cliente espera receber o produto no prazo e na quantidade e qualidade acordadas.
Quando a empresa não consegue atender essas expectativas, a imagem da marca pode ser prejudicada e o cliente pode buscar outras opções no mercado.
Além disso, o OTIF também é importante para a gestão logística da empresa. Ao medir a performance de entrega, é possível identificar gargalos e pontos de melhoria na operação logística.
Por exemplo, se a empresa identificar que está entregando com frequência produtos incompletos, ela pode buscar formas de melhorar a conferência de mercadorias e a embalagem dos produtos, para evitar danos durante o transporte.
O OTIF diz respeito à qualidade de entrega da carga e o nível de serviço da empresa. Sendo assim, o objetivo de utilizá-lo é aumentar a satisfação dos consumidores. O OTIF pode ser obtido a partir de duas métricas, abaixo descritas.
On Time
O termo pode ser traduzido literalmente como “no tempo”, com pontualidade. Ou seja, é a medida para o prazo de entrega do produto pela empresa, uma vez que eles têm data, horário e local marcados previamente.
Para essa variável indicar um bom desempenho, ela deve estar próxima a 100%, quando a carga é entregue dentro do tempo estipulado.
In Full
O restante da nomenclatura para OTIF corresponde à segunda variável de desempenho que deve ser considerada pelo indicador.
O significado literal pode ser escrito como “na totalidade”, integralmente, ou melhor, de acordo com as especificações dos clientes. Em síntese, ele mede a aderência do pedido ao escopo combinado.
Quando o consumidor ou a distribuidora recebe a quantidade exata dos itens solicitados, nas dimensões certas, a métrica corresponde a 100% do seu valor.
O que são KPIs?
As KPIs (Key Performance Indicators), ou indicadores chave de Desempenho, são métricas usadas para medir o sucesso de uma empresa, equipe ou projeto em relação a objetivos específicos.
Eles ajudam a acompanhar o progresso e a performance de atividades importantes para o negócio, mostrando se as metas estão sendo alcançadas.
Por que é importante implantar o indicador OTIF?
A definição para esse indicador de desempenho pode ser entendida como um compromisso da transportadora com o cliente, já que significa entregar o produto correto no prazo esperado (e acordado).
Monitorar e avaliar processos
O OTIF consegue monitorar e avaliar os processos da transportadora. Desde a efetivação da encomenda, passando pela geração da ordem de serviço, pela separação e entrega das mercadorias, até a chegada ao cliente. Com isso, é possível identificar se algum elemento não está funcionando corretamente.
Qualidade dos serviços
De forma detalhada, o OTIF permite ao gestor obter uma visão ampla da qualidade do serviço prestado, do nível de serviço das entregas, do grau de insatisfação dos clientes e do índice de retrabalho ou necessidade de logística reversa (que ocorre quando os pedidos são entregues com problemas).
Melhorar processos
Assim, a empresa é capaz de corrigir tais falhas, melhorar a satisfação dos consumidores e passar a operar com sua capacidade máxima.
No contexto geral, ele aumenta a sincronia entre os processos (com a ideia de rotina enxuta), otimiza a comunicação entre os setores e melhora as atividades. Por fim, modifica a cultura de entrega dos produtos, reduzindo os gastos com logística.
Quais são os benefícios do cálculo do OTIF?
O cálculo do OTIF oferece diversos benefícios para empresas que desejam melhorar sua performance de entrega, tais como:
Facilita a identificação de problemas
Ao calcular o OTIF, é possível identificar quais pedidos não foram entregues no prazo ou com a quantidade correta, permitindo que a empresa identifique problemas em seus processos logísticos e tome medidas para melhorá-los.
Medir a satisfação do cliente
O OTIF é uma métrica importante para medir a satisfação do cliente, por indicar se a empresa está cumprindo com seus compromissos de entrega e mantendo a qualidade do serviço prestado.
Aumentar a eficiência
Ao identificar problemas em seus processos logísticos, a empresa pode tomar medidas para melhorá-los, aumentando a eficiência de sua operação e reduzindo os custos com retrabalho, devoluções e insatisfação do cliente.
Melhorar a tomada de decisão
O cálculo do OTIF permite que a empresa tenha dados precisos e atualizados sobre o desempenho de sua operação logística, auxiliando na tomada de decisões estratégicas para melhorar a eficiência e a qualidade do serviço prestado.
Fortalecer a relação com clientes e fornecedores
Ao cumprir com os prazos de entrega e manter a qualidade do serviço, a empresa fortalece sua relação com clientes e fornecedores, o que pode levar a novas oportunidades de negócios e a fidelização dos clientes atuais.
Qual é a diferença entre OTIF e OTD?
A principal diferença entre OTIF (On Time In Full) e OTD (On Time Delivery) está nos aspectos que cada um desses indicadores mede dentro das operações logísticas.
Como vimos, o OTIF mede se entrega foi feita dentro do prazo acordado e se todos os itens do pedido foram entregues corretamente e completos.
Já o OTD mede apenas se a entrega foi feita no prazo acordado, sem levar em consideração se o pedido foi completo ou se houve problemas com a quantidade ou qualidade dos itens.
Resumindo, o OTIF é mais abrangente, pois mede tanto a pontualidade quanto a exatidão dos pedidos entregues. Já o OTD foca apenas na pontualidade da entrega.
Como analisar os resultados do cálculo de entregas completas e no prazo?
A implementação da métrica OTIF na gestão logística requer a organização de dados referentes aos últimos seis meses, divididos em duas categorias: entregas no prazo e entregas sem erros.
Embora a métrica combine essas categorias, cada uma deve ser analisada separadamente para detectar possíveis problemas e gargalos no processo.
Para ilustrar a implementação da métrica OTIF na gestão logística, imagine que uma empresa de alimentos precisa entregar produtos a cinco clientes.
Após coletar os dados referentes aos últimos seis meses, a empresa identificou que quatro entregas foram realizadas no prazo, resultando em um desempenho de 80% no indicador On Time.
Além disso, três entregas foram realizadas sem problemas, mas duas delas apresentaram divergências em relação ao pedido, representando um desempenho de 60% no indicador In Full.
Para calcular o OTIF, é usada a seguinte passo a passo:
- OTIF = (On Time x In Full) / 100.
- No exemplo apresentado, temos OTIF = (80 × 60) / 100 = 48%.
Esse resultado indica que a empresa precisa identificar e corrigir possíveis gargalos no processo logístico para melhorar a qualidade das entregas e aumentar a satisfação dos clientes. A partir disso, é possível traçar as estratégias para melhorar a performance de entrega.
Acesse o nosso Guia para Transportadoras e confira as principais obrigações e ferramentas utilizadas ao abrir e manter uma transportadora.
Onde é possível medir o indicador OTIF?
A medição do On Time In Full começa no mapeamento de processos e interfaces. Dessa maneira, identificam-se as áreas sobre responsabilidade de cada parte do sistema. Em geral, o indicador pode medir o desempenho desses diferentes componentes:
- fornecedor: medir o desempenho da entrega de matéria-prima e insumos;
- suprimentos: medir o desempenho da logística interna da matéria-prima;
- vendas: medir a agilidade do setor comercial na transferência de pedidos para a área de planejamento;
- entrega: medir o desempenho da entrega final das mercadorias aos clientes (é a avaliação da logística externa);
- logística: medir o desempenho da logística interna das mercadorias no momento da saída delas da empresa. É o ponto mais importante da medição, pois avalia a satisfação do cliente.
Implantar o OTIF na sua empresa pode ser um processo longo, mas ele permite tornar o acompanhamento de indicadores de desempenho mais fácil e consistente.
Isso garante agilidade na identificação de falhas nas atividades da transportadora e melhora a satisfação de seus clientes. Logo, sua empresa obtém melhores resultados e poderá crescer.
Como implementar o OTIF em minha empresa?
Para implementar o OTIF nas entregas, é preciso seguir alguns passos importantes que podem garantir que a empresa atenda às expectativas dos clientes em relação ao prazo e qualidade das entregas. Veja abaixo os principais.
Definir os indicadores
É importante definir quais serão os indicadores de desempenho que serão monitorados. Além do OTIF, outros indicadores como tempo de entrega, taxa de devolução e satisfação do cliente podem ser considerados.
Definir os prazos de entrega
É importante definir prazos realistas e alinhados com a capacidade da empresa e com as expectativas do cliente. Esses prazos devem ser comunicados claramente para o cliente, para que ele saiba o que esperar e possa se planejar.
Monitorar a performance de entrega
É necessário monitorar regularmente a performance de entrega, para identificar possíveis problemas e buscar soluções. O uso de softwares de gestão logística e de rastreamento de entregas pode ajudar nesse processo.
Investir em treinamento e capacitação
É importante capacitar a equipe envolvida na cadeia de suprimentos, para que todos estejam alinhados com os objetivos e saibam como agir em situações de imprevisto.
Buscar parcerias estratégicas
A parceria com fornecedores e transportadoras confiáveis pode ajudar a garantir uma melhor performance de entrega, já que esses parceiros compartilham dos mesmos objetivos e padrões de qualidade.
Por que é importante contar com o auxílio de um bom software de gestão para transportadoras?
Um software para transportadoras é importante para o gestor que quer calcular e monitorar o OTIF (On-Time In-Full) por vários motivos:
Monitoramento em tempo real
Com um software de gestão de transportes, o gestor pode monitorar todas as entregas em tempo real, permitindo que ele identifique rapidamente quaisquer atrasos ou problemas que afetem o OTIF.
Rastreamento de entregas
O software permite que o gestor rastreie todas as cargas em trânsito, desde a saída até a entrega. Isso ajuda a garantir que as entregas sejam realizadas no prazo e em condições adequadas.
Atualmente é possível contar a ajuda de aplicativos em que o próprio motorista vai registrando a finalização das entregas ou problemas na operação. Um exemplo de solução nesse sentido é o Comprovei Cargo.
Gerenciamento de rotas
Com um software de gestão de transportes, o gestor pode criar rotas mais eficientes, que consideram o tempo de entrega, o tráfego, as condições climáticas e outros fatores. Isso pode ajudar a reduzir o tempo de entrega e melhorar o OTIF.
Análise de performance de entregas
O software permite que o gestor analise o desempenho de sua transportadora em relação ao OTIF ao longo do tempo, identificando tendências e áreas que precisam ser melhoradas. Isso pode ajudar a transportadora a tomar medidas corretivas e melhorar o serviço prestado.
Integração com outros sistemas
O software de gestão de transportes pode ser integrado com outros sistemas, como o sistema de gerenciamento de estoque ou o sistema de gerenciamento de pedidos, permitindo uma visão completa do processo de transporte e melhorando a precisão das informações relacionadas ao OTIF.
Em resumo, o OTIF é um indicador fundamental para garantir a melhor performance de entrega.
Ao medir o cumprimento dos prazos, a integridade e a quantidade dos produtos entregues, é possível identificar pontos de melhoria e buscar soluções para garantir a satisfação do cliente e a reputação da empresa.
Para implementar o OTIF nas entregas, é necessário definir os indicadores, os prazos de entrega, monitorar a performance, investir em capacitação e buscar parcerias estratégicas.
Dessa forma, a empresa estará mais preparada para enfrentar os desafios logísticos e atender às expectativas do mercado.
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