A geração de documentos fiscais eletrônicos é uma prática fundamental para empresas que conduzem transações comerciais no Brasil. No entanto, é possível que ocorram dificuldades técnicas e falhas no sistema, o que pode comprometer a emissão regular desses documentos.
Diante dessas circunstâncias, torna-se necessário recorrer à emissão em contingência, a fim de assegurar a continuidade das operações. Neste artigo, abordaremos o conceito de CTe em contingência, identificando os momentos em que é possível realizar sua emissão, discutindo suas distinções em relação ao CTe convencional e fornecendo orientações sobre a maneira correta de executar esse processo.
O que é o CTe em contingência?
O CTe em contingência é uma opção para emitir o documento quando é inviável criar o arquivo do CTe, enviá-lo ou obter a autorização de uso. Essa modalidade é empregada quando ocorrem problemas técnicos ou falhas no sistema eletrônico de emissão de notas fiscais. Seu propósito é assegurar a continuidade das atividades de transporte, mesmo diante dessas adversidades.
No portal do CTe é possível ter uma visão da disponibilidade de todos os estados com três status de atividade: verde (normal), amarelo (instabilidade) e vermelho (sem resposta). No entanto, mesmo estando com indicador verde, ao fazer o envio pode haver retorno de erro nos CTes.
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Quando é possível emitir o CTe em contingência?
A emissão do CTe em contingência ocorre em situações específicas, como:
Dificuldades técnicas no sistema
Quando ocorrem problemas no ambiente virtual da Receita Federal, tais como interrupções no sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas, é imprescindível adotar medidas de contingência para evitar a interrupção do transporte de mercadorias.
Indisponibilidade da SEFAZ
Em determinadas situações, pode ocorrer a indisponibilidade do ambiente de autorização da SEFAZ (Secretaria da Fazenda), impossibilitando a transmissão e a autorização do CTe. Nessas circunstâncias, a emissão em contingência se apresenta como uma alternativa adequada e viável.
Quais são as diferenças entre CTe Normal e CTe em Contingência?
Existem distinções significativas entre o CTe comum e o CTe emitido em situação de contingência. O CTe regular é emitido em tempo real e transmitido instantaneamente para a Receita Federal. Em contrapartida, o CTe em contingência é produzido localmente e transmitido posteriormente, quando o sistema regular for recuperado.
Adicionalmente, o CTe comum é identificado por uma numeração sequencial e única, ao passo que o CTe em contingência é identificado por uma numeração específica que indica a sua natureza como um documento emitido nessas circunstâncias. As informações contidas no CTe em contingência devem ser regularizadas e transmitidas à Receita Federal assim que a situação de contingência for encerrada.
Em resumo, de toda a forma, sempre será necessário enviar o CTe a Sefaz para autorização do documento.
Quais são as modalidades de contingência?
Existem diversas modalidades de contingência para emissão do CTe, cada uma com suas particularidades. Vamos abordar as três principais modalidades: FS-DA, SVC e EPEC.
Contingência FS-DA
Nessa circunstância específica, o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) é impresso em um Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar (FS-DA). É necessário adquirir esse formulário de empresas autorizadas pela Receita Federal. Após a impressão, o CTe emitido em contingência deve ser transmitido prontamente para a Secretaria da Fazenda Estadual (Sefaz) assim que o sistema voltar ao normal.
Caso não seja utilizado o papel especial autorizado pela Sefaz, pode haver problemas em fiscalizações durante a viagem. Por exigir esse tipo de papel especial, essa modalidade acaba sendo mais restrita.
Contingência SVC
O SVC (Sistema Virtual de Contingência) permite a emissão do CTe sem a necessidade de autorização prévia da Receita Federal original.
Nesse caso é liberado um segundo serviço virtual para recebimento desses CTes, pode ser a Sefaz Virtual Rio Grande do Sul (SVRS), a Sefaz Virtual São Paulo(SVSP) ou então o Sistema Virtual de Contingência (SVC) do ambiente do próprio Estado em que se teve o problema técnico.
Nessa modalidade, como o CTe foi autorizado por outro serviço validador o DACTE pode ser impresso em papel comum e não é necessário transmitir o CTe para a Sefaz de origem quando os problemas técnicos forem solucionados. O SVC só é ativado quando a Sefaz de origem está com problemas técnicos que impedem a recepção do CTe.
Essa modalidade é a mais prática e mais comum para a maioria dos emissores. No entanto, o problema é que ela só é ativada quando o estado de origem libera esse serviço. Em algumas situações a Sefaz do estado está com serviço indisponível e demora um tempo para liberar a a contingência virtual.
Contingência EPEC
O EPEC (Evento Prévio de Emissão em Contingência) é uma modalidade em que a empresa emite uma solicitação de registro de evento de CT-e antes da emissão do próprio documento. Essa modalidade é utilizada quando ocorrem problemas na empresa emissora do CTe, como falhas nos sistemas ou problemas na conexão com a internet. O EPEC é enviado para a Sefaz Virtual de Contingência que atende à UF do emissor do documento, e após a autorização, o CTe é emitido e a operação pode prosseguir.
No entanto, quando tudo voltar a normalidade é preciso reenviar o CTe a Sefaz, visto que o EPEC gera apenas um resumo do arquivo durante o seu envio.
Temos um vídeo em nosso canal no YouTube que explica direitinho estas diferenças, assista abaixo:
Como emitir o CTe em contingência?
Agora que compreendemos o conceito do CTe em contingência e suas distinções em relação ao CTe normal, abordaremos o processo de emissão do CTe nessa modalidade. O procedimento pode variar de acordo com a modalidade de contingência selecionada. A seguir, fornecemos um guia passo a passo geral:
- Identifique a modalidade de contingência apropriada: Determine qual modalidade de contingência é permitida e adequada para a situação da sua empresa. Isso pode depender da legislação e das regras específicas de cada estado.
- Realize as alterações necessárias no arquivo XML: Se for necessário emitir o CTe em contingência por meio do FS-DA ou EPEC, faça as devidas modificações no arquivo XML de emissão. Isso inclui indicar o tipo de emissão, a data e hora de entrada em contingência e a justificativa para a contingência. Geralmente ao ativar a contingência e ao alterar a configuração esses ajustes são feitos pelo seu sistema.
- Assine o XML: Utilize um método apropriado para assinar digitalmente o XML do CTe em contingência, garantindo a validade jurídica do documento. Isso também ocorre via seu sistema.
- Monte e envie o arquivo de contingência: Com o XML assinado, compile o arquivo de contingência seguindo as regras e requisitos da modalidade escolhida. Em seguida, envie o arquivo para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) ou para o ambiente virtual de contingência, seguindo os procedimentos estabelecidos.
- Regularize a situação posteriormente: Assim que o sistema normal for restabelecido e a contingência não for mais necessária, é importante regularizar a situação enviando o CTe normal para a SEFAZ. Isso garantirá a conformidade fiscal da operação. Esse passo é dispensado caso tenha utilizado o método de Contingência SVC.
- Lembre-se de consultar as legislações e normas específicas de cada estado para obter informações detalhadas sobre o processo de emissão do CTe em contingência.
Em resumo, a emissão do CTe em contingência é uma alternativa utilizada quando ocorrem problemas técnicos ou de comunicação que impossibilitam a emissão regular do documento fiscal eletrônico. É fundamental compreender as circunstâncias em que é permitida a emissão do CTe em contingência e estar ciente das diferenças em relação ao CTe normal.
Use a modalidade mais apropriada a sua empresa
Sempre que possível o ideal é esperar a Sefaz de origem voltar ao normal para então voltar a emissão. Nos sistemas como os da Bsoft é possível ir criando os CTes e depois fazer o envio em lote para a Sefaz. No entanto, a oscilação ou problema pode demorar dias. Nesses casos o que resta é mesmo optar por uma das opções de contingência.
Existem diversas modalidades de contingência, como o CTe em contingência FS-DA, SVC e EPEC, cada uma com suas particularidades e requisitos específicos. A escolha da modalidade apropriada dependerá das necessidades e disponibilidade da empresa.
Para emitir o CTe em contingência de forma adequada, é essencial seguir os procedimentos específicos de cada modalidade, observar os prazos estabelecidos e regularizar a situação o mais rapidamente possível. Dessa forma, é possível assegurar a conformidade fiscal das operações de transporte e evitar possíveis consequências legais e financeiras.
Gostou do post? Leia nosso artigo para entender o que é CTe, para que serve e se sua empresa precisa emitir. Não perca essa oportunidade de aprimorar seu conhecimento e atuar de acordo com a legislação em vigor.
