Quantas vezes você já encontrou erros em documentos e teve que refazer o trabalho do zero? A auditoria de fretes serve para evitar que situações como essa aconteçam.
Ninguém quer fazer retrabalho, pois isso toma tempo e gera gastos. Então atente-se para a emissão de seus documentos e, se possível, confira as informações mais de uma vez.
Neste post, serão apresentadas maneiras de fazer uma auditagem correta. Com isso, se poupa despesas e se economiza tempo.
Saiba que a checagem de dados é mais do que uma etapa logística. É um serviço que evita transtornos e libera sua agenda para novas demandas. Continue a leitura e descubra como tornar essa tarefa mais prática e eficiente!
O que é a auditoria de fretes?
É a conferência das informações que constam nos documentos de transporte. Normalmente isso é feito no momento do embarque das mercadorias.
As pessoas responsáveis pelo exame dos documentos são profissionais que fazem o controle logístico da empresa.
São muitas as notas para se conferir, mas o foco maior é no conhecimento de transporte eletrônico — CT-e. Esse processo pode ser realizado não somente durante o carregamento dos veículos. Também é possível o fazer em todas as etapas do manuseio das cargas.
Essa checagem é necessária, pois confirma se as informações estão corretas. Assim, se evita cobranças indevidas por alguma das partes assinantes do contrato.
Como fazer a auditagem?
Existem alguns exames simples que todas as gestões de logística devem realizar. Para garantir a segurança e controle dos itens transportados.
Analise o CT-e
É preciso ler com atenção aos dados constantes no conhecimento de transporte eletrônico. A emissão desse documento é obrigatória para todas as transportadoras.
Verifique se todos os valores cobrados pela empresa emissora conferem com os do contrato e com a tabela de frete nacional, quando esse frete envolver depois a subcontratação de transportador autonômo de carga.
Se encontrar qualquer divergência, e for possível, solicite o cancelamento imediatamente. A Secretaria da fazenda (Sefaz) autoriza em até 7 dias (168 horas) o cancelamento do CT-e incorreto.
Se perder o prazo para cancelar o documento, ou houver erros na fatura, a burocracia se torna muito maior para anular os valores do conhecimento de transporte. Envolve-se, ainda, outros setores além da Sefaz, como: controladoria, tributação e fiscalização.
Veja os erros que podem constar na documentação
Há uma infinidade de irregularidades que ocorrem devido à falta de atenção na emissão de CT-e. No entanto, as que aparecem com mais frequência são:
- Erro na cotação de preços;
- Cálculos fora da tabela negociada;
- Não execução de serviços;
- Duplicidade de cobranças;
- NFes de transporte selecionadas de forma incorreta.
Essas cinco situações costumam se apresentar na maioria dos casos. Isso se deve à falta de experiência de quem manipula os documentos, ou ao grande volume de entregas com prazos apertados sem contar com soluções que diminuem a probalidade de erros.
Quais os passos para uma auditoria de frete eficaz?
Até agora foi explicado o que gestores devem fazer em um exame de frete. Contudo, para tornar essa tarefa mais eficaz e reduzir os riscos de erros, trouxemos um passo a passo para você implementar.
Se seguir essas dicas, economizará tempo e capital. O que significa aumento de lucros e confiabilidade de seus clientes. Confira!
1. Realize a checagem periódica
Tão importante quanto realizar a conferência de cada nota, é organizar esse trabalho. Estabeleça rotinas de auditorias. Podem ser diárias, semanais ou mensais.
Ao reservar horários e datas, o trabalho se torna uma obrigação maior para gestores. Evita-se, dessa forma, a negligência ou a procrastinação.
Checar dados periodicamente, garante mais segurança no transporte de carga, entregas rápidas e disponibilidade para se comprometer com novas demandas.
2. Confronte informações equivocadas
Se encontrar erros na documentação, aponte-os e peça a reparação o quanto antes. Lembre-se: quem arcará com a responsabilidade será você.
Com a justificação das irregularidades, se pode negociar prazos e descontos, se houver atrasos ou extravios durante o percurso.
Dessa maneira, faça um checklist e pontue todos os vícios e incorreções. Tenha a mão a tabela de fretes, ela facilitará a conferência dos dados.
3. Determine indicadores
Observe os erros mais comuns listados anteriormente. E outros que ocorram com mais frequência durante a gestão de operação logística da sua empresa.
Com as informações levantadas, você pode tabelar e determinar formas de evitar que novas falhas aconteçam.
Sabemos que nem sempre é possível evitar todas as ocorrências. Então, estabeleça, com base em números reais, um limite aceitável de equívocos para cada uma das etapas.
Quais as vantagens do monitoramento de frete?
Alguns dos benefícios já foram citados, como: satisfação de seus clientes, economia de capital e de tempo. No entanto, há outras vantagens que podemos citar.
Melhoria da gestão
Se você é responsável por gerenciar as etapas logísticas, como profissional ganhará mais tempo e organização de suas tarefas.
Ao coletar informações diariamente, adquire-se experiência que pode ser transmitida aos demais setores e colaboradores da organização.
Também é possível antecipar certas situações e tomar medidas preventivas. Diminui-se, com isso, os custos operacionais e você ainda monta uma tabela de preços sólida para apresentar a seu público.
Otimização de entregas
Esse é o motivo pelo qual as pessoas que contratarem seus serviços ficarão satisfeitas. Ao garantir o prazo de entrega, seus clientes escolherão você em vez da concorrência.
Assim, invista diariamente na administração de embarque e desembarque de mercadorias. Com isso, apostará também em soluções eficientes que tornarão seus processos muito mais ágeis.
Por que contar com a automação?
Esse deveria ser o primeiro passo, dentre os mencionados anteriormente, para uma auditoria eficaz. Contudo, para contextualizar melhor este artigo, criamos este capítulo à parte.
Observe que, ao implementar um software para transportadoras em seus negócios, você executa todas as tarefas listadas até aqui. E colhe os benefícios quase que instantaneamente.
Ao contratar um sistema de confiança, como os diversos serviços oferecidos pela Bsoft, você conta com ferramentas que fazem o monitoramento em tempo real de todas as suas mercadorias.
Isso é uma forma mais barata de terceirizar as auditagens que requerem tanto tempo e atenção. Visto que você contará com um suporte composto por profissionais que tirarão todas as suas dúvidas.
Com base no que foi apresentado, auditoria de fretes é mais que uma rotina da empresa. É um trabalho essencial que serve para garantir seu faturamento e poupar aborrecimentos.
Organize essa etapa da logística em rotinas que você sinta a obrigação de cumprir. Por mais que tenha relações de amizade com suas parcerias, confronte cada erro que encontrar nas notas.
Seguindo todas as dicas apresentadas, seus negócios fluirão sem problemas. Também garante-se a confiabilidade de seus clientes e você se coloca um passo à frente da concorrência.
Conseguimos tirar todas as suas dúvidas sobre a auditoria de fretes correta? Se deseja saber mais entre em contato por meio dos nossos canais de atendimento!
