Seja por uma política paperless, seja para melhor otimização interna das empresas, hoje temos cada vez mais incentivos à redução no uso de papel no dia a dia. E no setor de logística, essa mudança pode representar uma grande transformação. O canhoto digital é uma dessas melhorias na redução de uso de papel, no entanto, ele gera várias outras vantagens além disso.
As rotinas das empresas são repletas de uso de documentos essenciais: notas fiscais, documentos de transporte, entre outros.
Para quem está em busca de reduzir o uso de papel e proporcionar rotinas mais ágeis, eficientes e com redução de falhas, o canhoto digital é uma ótima opção. Confira a seguir mais detalhes sobre como ele funciona.
O que é canhoto digital?
O canhoto digital é uma espécie de “apelido” utilizado dentro da área de logística para um documento importante: Comprovante de Entrega Eletrônico. Neste caso, em vez de optar pelo documento físico, você emite ele no formato digital.
Ele é utilizado para comprovar que determinado item foi entregue no destino final, contendo as principais informações sobre o assunto:
- data e horário de entrega;
- nome completo de quem recebeu a encomenda;
- documento de quem recebeu a encomenda;
- assinatura de quem recebeu;
- nota fiscal relacionada .
Como funciona o canhoto digital?
Neste caso, o canhoto digital funciona com outros mecanismos para a comprovação de entrega. Por exemplo, envio da foto do canhoto, assinatura em tablet em arquivo digital, envio da localização GPS do entregador, entre outras formas diferentes de assinatura em papel para validar a entrega.
Ele pode ser utilizado, também, no ato de retirada do item para entrega, unindo os dados da carga com os do responsável pela entrega. Com isso, há um controle maior da empresa sobre essas questões.
Alguns de seus principais objetivos são:
- unificar processos de informação e validação de retirada e entrega de itens;
- auxiliar no processo de interação entre empresa e cliente. Por exemplo, uma pessoa pode receber o SMS de que o seu item chegou na portaria do condomínio no momento em que a validação for confirmada (o que costuma ser praticamente imediatamente após a chegada ao local);
- reduzir o uso do papel;
- fortalecer ações omnichannel no varejo.
Quais são os benefícios do canhoto digital?
Mas afinal, por que contar com o canhoto digital em seu negócio? Confira a seguir os principais benefícios que ele pode proporcionar para sua empresa.
Sustentabilidade
O canhoto digital está diretamente relacionado com a possibilidade de reduzir o uso de papel em sua empresa. Afinal, como a entrega poderá ser confirmada por meio de documento digital ou, ainda, com um aplicativo específico para isso, não precisará gastar neste recurso.
Se você está migrando para um modelo paperless, seja por princípios internos ou para atrair o público que está alinhado com sustentabilidade, essa também é uma ótima opção para alcançar as metas de redução no uso de papel.
Redução de falhas
Quem trabalha com o modelo tradicional físico já deve ter passado por muitos problemas com perdas de canhoto, não é mesmo? Por exemplo, basta que o entregador molhe, rasgue sem querer, extravie ou gere rasuras no documento que ele já perdeu sua credibilidade.
Nas rotinas de alto fluxo de entregas, isso pode acontecer com mais frequência e prejudicar o controle da empresa. Com o uso do Canhoto Digital, é possível também acabar com a necessidade de ter um grande local de armazenamento físico de canhotos e pessoas responsáveis por conferência e triagem dos comprovantes.
Redução de custo
Quando você emite um canhoto físico, ele precisa estar armazenado em um espaço físico em sua empresa. Afinal, caso o cliente diga que não recebeu a encomenda, é uma forma comprobatória de mostrar que ele foi entregue e quem o recebeu, bem como é possível avaliar a autenticidade do recebedor por meio da assinatura.
Devido a sua importância (por exemplo, ele pode ser utilizado em casos de ações judiciais como uma prova da idoneidade do negócio), ele precisa ficar armazenado por um determinado tempo, para poder ser acionado em caso de problemas. E quando falamos na versão física, para uma empresa que trabalha com dezenas ou centenas de transações por dia, isso pode ser altamente custoso. Como localizar, por exemplo, o canhoto físico do CTe 1045 emitido há 3 anos entre milhares de outros canhotos?
Tudo isso acarreta custos para o negócio. Isso porque você precisará destinar um espaço para armazenar esses itens e, com isso, precisará fazer a manutenção do espaço recorrentemente. Com o canhoto digital, você poderá contar com o armazenamento digital, que possui um melhor custo-benefício.
Agilidade
Voltando ao exemplo da localização do CTe 1045 citado anteriomente. Na versão do canhoto digital bastaria digitar o número 1045 na ferramenta de busca e localizar os dados do canhoto e entrega em segundos. Depois poderia ser enviado ao interessado ou usado para comprovar a entrega em caso de ações judiciais.
Muitas vezes é possível também liberar a entrega mais rapidamente com o canhoto digital. Nos sistemas em que só é preciso uma foto ou envio da geolocalização e registro do nome e documento de quem recebeu, isso diminui o tempo de entrega.
Com isso, até mesmo o próprio atendimento do profissional é mais tranquilo, evitando uma percepção ruim de quem está recebendo a carga. Em alguns casos, pela necessidade de correr com as entregas, o tratamento pode ser encarado como ruim e isso impacta diretamente a imagem do seu negócio.
Com isso, ao final, pode acontecer uma maior tranquilidade e cumprimento dos prazos sem maiores problemas e, também, garante uma maior segurança do profissional de entrega. Afinal, principalmente em grandes centros, o tempo parado para liberação de uma encomenda pode aumentar as chances de uma ação criminosa que gere furto ou roubo da carga.
Modernização da relação entre empresa e cliente
Até mesmo para o cliente final, o uso do papel para confirmar entrega costuma ser um processo incômodo. Ele precisa preencher os dados manualmente. Quando ele vê que outras empresas já começaram a passagem para um processo mais modernizado e a sua não, pode passar uma impressão ruim, de que ela não está preocupada em trazer novidades que proporcionem maior conforto, também, para ele.
O canhoto digital é uma possibilidade interessante de modernizar processos em sua empresa e proporcionar maior agilidade e eficiência nos processos de entrega. E, também, como vimos, é uma forma de proporcionar maior segurança tanto para a carga quanto, também, para o próprio entregador. Além, claro, da modernização de processos e aumento da satisfação do cliente.
Por isso, é importante contar com as melhores soluções para proporcionar o uso do canhoto digital. Para isso, conte com o Comprovei Cargo, solução 100% web e que proporciona para o gestor logístico uma melhor visibilidade das entregas. Além disso, você consegue acompanhar dados de indicadores, históricos e ter uma visão 360º dos processos de entrega.
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