O certificado digital é obrigatório para a emissão de documentos fiscais, mas por que ele é tão importante? Neste texto esclarecemos todas as suas dúvidas.
O que é certificado digital?
As pessoas costumam dizer que o Certificado Digital é como uma carteira de identidade na internet, mas ele é um pouco mais do que isso, é como uma assinatura digital, onde é possível validar os documentos digitais assim como se estivesse assinando um documento em papel.
Além disso, ele funciona como uma chave, utilizada para acessar informações que apenas você e sua empresa podem ter acesso.
Para que serve?
Atualmente, diversos negócios, operações, e acordos comerciais que as pessoas e empresas realizavam de forma presencial, hoje ocorrem digitalmente, pela internet, tornando necessário uma forma de validar estes procedimentos. Assim o certificado digital passou a ser muito importante e é utilizado para diversas funções, entre elas:
- Emissão de documentos fiscais e contábeis, como NF-es, CT-es, MDF-es, SPED e Sintegra;
- Assinar e enviar documentos digitais, como contratos, acordos, declarações, entre outros;
- Acessar sistemas com dados restritos, como de órgãos públicos, por exemplo o site da SEFAZ, Receita Federal, secretarias estaduais e portais municipais.
O certificado digital é seguro?
Os certificados digitais utilizam uma tecnologia chamada de criptografia assimétrica, onde existe duas chaves digitais: a chave pública e a chave privada. Essas chaves são geradas aleatoriamente por funções matemáticas e trabalham em conjunto. Ou seja, tudo o que a chave pública assinar, somente a chave privada é capaz de acessar.
Por exemplo, podemos comparar o certificado digital a um celular. Várias pessoas podem ter acesso a chave pública, que seria o número do celular, para fazer o envio de mensagens e efetuar ligações. Mas apenas o dono do aparelho possui a chave privada, que neste caso podemos comparar a senha, para acessar as informações.
Sendo assim, se alguém mal-intencionado tentar violar estas chaves, o processo será muito complexo e demorado, devido ao grande número de cálculos matemáticos que são necessários para decifrar as informações. Além disso, os certificados digitais utilizam outros recursos e protocolos de segurança para que seja impossível acessar as informações.
Entretanto, é necessário ter alguns cuidados, principalmente ao compartilhar e armazenar certificado. É importante confiar nas pessoas e empresas que tem acesso ao certificado. Outra questão importante é que as máquinas estejam atualizadas e com um bom antivírus.
Quais são os tipos de certificados digitais disponíveis?
Os tipos de Certificados Digitais mais utilizados são:
- e-CPF: é o certificado digital utilizado por pessoas físicas, para assinar documentos com validade jurídica e fiscal, como emissão de NF-e, eSocial, Conectividade Social e envio de Declarações de Imposto de Renda;
- e-CNPJ: utilizado por pessoas jurídicas para assinatura de documentos com validade jurídica, fiscal e na comunicação com a Receita Federal. É obrigatório para emissão de NF-e, CT-e e MDF-e;
- NF-e: permite a emissão de NF-es, e pode ser atribuído a um funcionário da empresa, que é nomeado responsável pela emissão, sem que haja necessidade de compartilhamento dos dados da empresa.
Cada tipo de certificado digital é utilizado para uma função específica, nos sistemas da Bsoft, por exemplo, apenas o certificado e-CNPJ é utilizado.
Quais são os modelos de certificado disponíveis e qual é o melhor?
Existem dois modelos de certificados digitais que são populares e mais utilizados:
- A1: é um modelo em formato digital, um arquivo instalado na máquina ou no sistema que permite a validação dos documentos.
- A3: é um token (semelhante a um pen drive) ou uma leitora com cartão, ou seja, ele é físico e deve estar conectado na máquina para a emissão.
O certificado digital A1 é muito mais prático e fácil de utilizar, além de ser armazenado em várias máquinas para emissão simultânea de documentos, pode também ser instalado diretamente no sistema emissor. Sendo assim, não é necessário carregar o certificado digital com você, ou instalar o certificado em uma máquina que não é sua para poder emitir um documento fora das instalações da empresa.
O certificado A3, costuma apresentar alguns problemas de compatibilidade com sistemas operacionais e softwares. Outra questão é que a instalação necessita de um programa específico para que funcione e computador possa reconhecê-lo.
De forma geral, podemos dizer que a única vantagem do certificado A3 tem em relação ao A1 é ter 3 anos de validade, entretanto, ele costuma apresentar problemas antes deste prazo acabar, e como não há garantia, é necessário adquirir outro certificado.
Em conclusão, o certificado digital A1, é a melhor aquisição para quem busca praticidade, agilidade e segurança na emissão de documentos e na execução de outras tarefas relacionadas.
Para esclarecer ainda mais este assunto, temos um vídeo em nosso canal no YouTube falando sobre isso:
Como facilitar o processo de aquisição do certificado digital?
Os clientes da Bsoft possuem mais facilidade no momento de adquirir ou renovar o certificado digital. Uma vez que podem contar com a aquisição do certificado A1 ou então contratar um serviço para que tenham direito a um certificado A1 por ano.
Se você deseja ter acesso a esta comodidade e outros benefícios que os nossos clientes possuem, como suporte especializado, acesse nosso site e descubra mais.
