Com a crescente demanda dos processos e operações em uma empresa de transportes, é fundamental a utilização de ferramentas capazes de automatizar tarefas e emitir documentos fiscais. Uma das soluções que podem ser adotadas é a aquisição de um software para transportadora. Esse tipo de ferramenta tem recursos e funcionalidades que atendem aos diferentes departamentos e promove a melhoria de todas as etapas de trabalho das empresas.
Gerenciar as obrigações fiscais em software para transportadora é muito útil, por exemplo, para a atividade de prestação de serviços de frete. Pois, essa prestação de serviço requer a emissão de diversos documentos para garantir a regularidade da carga e comprovar o pagamento das obrigações tributárias referentes à operação. Aliás, é importante considerar que grande parte das tarefas de rotina estão ligadas a dar conta da burocracia fiscal da empresa.
Portanto, as empresas devem considerar os sistemas de gestão como ferramentas que podem agregar eficiência ao trabalho da equipe da área logística. Saiba, neste post, como a sua empresa pode ser beneficiada!
Por que investir em software para transportadora que contribui para as obrigações fiscais?
A atividade logística é bastante complexa e integra diversas áreas dedicadas a garantir o fluxo da cadeia de suprimentos. Por esse motivo, o software para transportadora contribui para os mais variados processos, tais como:
- emissão de documentos fiscais;
- controle de estoque;
- monitoramento veicular;
- planejamento da rota de entrega.
O processo de emissão de documento, além de cumprir com as obrigações fiscais, garante o transporte de mercadorias e assegura aos motoristas o recebimento pelos serviços prestados. O software para a gestão desses processos de logística e transporte é essencial, pois permite o controle mais detalhado de todas as taxas e valores movimentados com o translado. Confira, a seguir, outros processos gerenciados pelo software.
Recolhimento de impostos
Embora as atividades descritas anteriormente sejam consideradas estratégicas, este artigo foca nas rotinas fiscais. Por isso, nosso foco nas obrigações fiscais detalha a utilidade do software para a gestão dos impostos relacionados às operações de transporte. São eles:
- o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
- o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS);
- o Programa de Integração Social (PIS);
- a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS); e
- o Instituto Nacional de Seguro Social (INSS).
Todas as transportadoras devem realizar o recolhimento das taxas de forma regular para poder desempenhar sua atividade e não haver a necessidade de pagar multas por não estar em dia com o fisco. Os sistemas automatizados permitem o controle desses pagamentos, assim como permite a emissão desses documentos, conforme veremos no próximo tópico. Além disso, um sistema completo permite também a parametrização adequada ao regime fiscal da empresa, com um foco voltado em tributação para transportadora e gestão precisa dos valores a ser recolhidos .
Emissão de documentos fiscais
A contratação de uma transportadora para transporte de mercadoria demanda de emissão da nota fiscal de venda pelo embarcador, bem como do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) pela transportadora. Esses documentos devem acompanhar a carga durante todo o percurso.
O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) também é importante e registra os dados do motorista e do destinatário, bem como os demais documentos obrigatórios sobre a viagem. A regularidade do seguro da carga também pode ser verificada, o que requer a apresentação de dados referentes ao RCTR-C (Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas).
Sem o porte desses documentos, o motorista corre o risco de passar por fiscalizações nas estradas e ter a carga apreendida até que a situação seja regularizada. Portanto, o empreendedor deve estar preparado para reconhecer a importância do investimento nesse tipo de ferramenta.
Como a falta de um sistema pode afetar o seu negócio?
A falta de adequação das rotinas fiscais pode gerar grandes transtornos para a empresa. Uma vez que sem a devida regularização, a empresa pode sofrer penalidades legais, como o pagamento de multas, a apreensão da carga e mesmo a impossibilidade de trafegar com a comercialização de produtos.
A ausência de um software para transportadoras é uma grande preocupação, pois com ele é possível ter um controle mais aprofundado sobre as atividades da empresa e um planejamento tributário do negócio.
Na prática, os sistemas voltados para a gestão de uma transportadora auxiliam na execução das obrigações fiscais, principalmente no que se refere à emissão de documentos fiscais eletrônicos pelo fato de que, em sua grande maioria, esses sistemas apresentam:
- alertas para inconsistências;
- identificação de impostos zerados;
- alertas de dados cadastrais incompletos;
- alertas de informações incorretas.
Dessa forma, as irregularidades podem ser corrigidas antes da validação do documento pela SEFAZ. Isso evita transtornos e contratempos oriundos de emissões incorretas, bem como impede, principalmente, que a empresa seja multada por órgãos fiscalizadores.
Como escolher um software para transportadoras?
A escolha de uma empresa de sistemas para controlar as obrigações fiscais deve considerar os mesmos aspectos avaliados para a contratação de um fornecedor. Por isso, é importante que a ferramenta seja capaz de lidar com a demanda de trabalho e oferecer opções de suporte e atendimento ao cliente.
Veja quais são os fatores que devem ser analisados ao contratar uma empresa de software para transportadora e cumprir com as demandas e obrigações fiscais da empresa:
- suporte — o desenvolvedor precisa oferecer um suporte com atendimento prontificado para a solução de dúvidas e questões referentes às emissões de documentos fiscais;
- atendimento — o software deve oferecer recursos com atendimento dinâmico e intuitivo, capaz de tornar a ferramenta acessível e de ágil execução dos processos;
- personalização — contar com um sistema personalizado é trabalhar com opções capazes de atender às demandas da empresa. Isso torna a rotina dos seus colaboradores mais prática e eficiente;
- controle das informações — trabalhar com dados e informações requer um controle detalhado para tomadas de decisões importantes.Portanto, o melhor software para transportadoras é aquele que fornece informações completas, de forma remota e em tempo real.
- atualização constante — as regras e informações solicitadas são atualizadas com frequência pelos orgãos do governo. Por isso, é importante ter certeza que a empresa fornecedora do software tem capacidade técnica para prover essas atualizações e explicar aos clientes a que elas referem.
Muitas dessas empresas oferecem pacotes de acordo com o número de documentos emitidos e cobram uma taxa fixa, desde que o valor máximo não seja ultrapassado. Os sistemas que oferecem a opção de personalização também são os candidatos mais aceitáveis.
Isso ocorre porque a ferramenta deve ser capaz de refletir os métodos de trabalho da transportadora para garantir o seu funcionamento. Seguindo essas recomendações, a sua empresa encontrará as melhores soluções em software para transportadoras para aprimorar os seus resultados.
Como a Bsoft ajuda a sua empresa?
Ao desenvolver um sistema completo para manter o seu negócio devidamente regularizado, a Bsoft agrega valor para a sua empresa por meio de uma tecnologia avançada, com recursos completos e que se adequam às necessidades do seu negócio. A empresa preza pelo melhor desempenho dos clientes e é por isso que os nossos sistemas são integrados e fornecem relatórios completos que podem ser gerados por períodos ou em tempo real.
Os sistemas de gestão da Bsoft são excelentes para:
- controlar os processos e operações da transportadora;
- emitir documentos legais junto ao SEFAZ;
- otimizar as atividades de colaboradores;
- cadastrar as tabelas de impostos para cálculos automáticos;
- registrar as notas fiscais eletrônicas;
- cadastrar clientes, motoristas e fornecedores.
- Cumprir as obrigações fiscais acessórias como geração de SPED fiscal e SPED contribuições.
Gerenciar as obrigações fiscais em um software para transportadora permite um maior controle na emissão de notas fiscais eletrônicas e na geração de documentos fundamentais para os processos e operações de transportes. Isso garante mais segurança nas transações comerciais, tanto para a empresa quanto para os seus colaboradores. Portanto, esse é o investimento que o seu negócio precisa para estar em dia com suas responsabilidades fiscais.
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