Os processos de logística enfrentam transformações inovadoras. Esse movimento traz consigo inúmeras possibilidades para melhorar o desempenho das transportadoras. Com o intenso fluxo de informações nas relações de transporte, é impossível gerenciar dados e transações com precisão e de forma objetiva sem o uso de uma plataforma inteligente e automatizada.
O software para transportadoras é uma solução desenvolvida especificamente para o setor de logística, promovendo mais eficiência, minimizando custos e aumentando a competitividade da empresa.
Mas como esse software de gestão pode ajudar? Como ele funciona? Quais são as principais vantagens? Como escolher o melhor sistema? Todas essas dúvidas serão respondidas neste guia completo. Acompanhe!
O que é um software para transportadoras?
O software para transportadoras foi desenvolvido com a finalidade de atender as necessidades internas das empresas de transportes e facilitar nos processos de movimentação de cargas. São sistemas ideais para a realização de procedimentos administrativos, financeiros e operacionais com recursos completos para aprimorar a gestão do seu negócio.
A principal vantagem desse tipo de sistema é a diminuição de erros humanos nas operações das transportadoras e a facilidade na execução de tarefas, que aumenta a agilidade e a qualidade dos serviços prestados. Ao mesmo tempo, é possível trabalhar com a redução de custos e a otimização de serviços, aspectos que impactam diretamente a satisfação dos clientes.
Os softwares para transportadoras oferecem recursos capazes de agregar valor ao negócio por meio da centralização dos processos e de um melhor controle das atividades realizadas. Assim, a plataforma fornece informações importantes para o planejamento do negócio e um monitoramento remoto, com captação de dados e gerenciamento dos riscos inerentes ao trabalho.
Com a aplicação estratégica desta ferramenta na sua transportadora é possível fazer uma gestão mais previsível, com a identificação de períodos de sazonalidade (alta ou queda nas solicitações) e executar ajustes fundamentais em relação à logística e procedimentos no setor de transporte.
Como funciona um software para transportadoras?
Os sistemas de gestão para transportadoras permitem um acesso remoto que pode ser realizado a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. A plataforma é uma solução integrada e a gestão dos processos e controle de movimentação de cargas — assim como as demais atividades do negócio — acontece por meio de um painel específico, com backup e armazenamento adequado.
Por ser um software para transportadoras e com ações definidas para o setor de logística, executa ações de forma automatizada e inteligente com a geração de relatórios com todo o histórico das operações e movimentações da empresa.
A facilidade para o monitoramento dos processos por meio da tecnologia, leva à redução de erros e promove um controle maior sobre as tarefas executadas, o que traz agilidade às negociações. Aliás, é importante mencionar ainda que o sistema para transportadoras contém diferentes módulos — e cada um é responsável por uma etapa específica, tais como:
Com todos esses recursos, o software para transportadoras abrange os setores operacional, comercial, financeiro e de expedição. Em alguns casos, também é possível fazer a integração com o sistema de gestão empresarial (ERP) utilizado, que garante um controle ainda mais robusto sobre os âmbitos financeiro e fiscal.
Com a integração do sistema para transportadoras, a emissão de CT-e é encaminhada de forma automática para o embarcador e isso garante um melhor monitoramento dos processos de transporte.
Além disso, os custos de cada operação são feitos automaticamente pelo software, como o cálculo da tabela de frete, por exemplo, com resultados precisos, especialmente no que se refere à inclusão das variáveis volume, peso e valor.
Quais são as funções de um software para transportadoras?
Um sistema para transportadoras deve atender às necessidades e demandas do negócio. Portanto, mais do que automatizar as atividades e tornar os processos ágeis, é fundamental que esse software conte com opções estratégicas, ofereça dados precisos para melhores tomadas de decisões e promova maior autonomia para os processos de gestão.
Então, como saber qual o melhor software para a sua transportadora? Quais são as funcionalidades mais relevantes para o setor de logística? Há várias possibilidades. A seguir, confira as principais!
Gestão de frota
Os veículos são fundamentais para as transportadoras, porque são as ferramentas utilizadas para a atividade principal, que é a movimentação de mercadorias. Nesse contexto, gerenciar a frota é uma tarefa que depende de rigor e exatidão para evitar imprevistos e problemas.
Ao contar com um software para a gestão de frota, é mais fácil identificar quais caminhões estão parados, aqueles que precisam de reparos, os veículos que estão na fila de manutenção preventiva e até os que estão em deslocamento. Da mesma forma, o monitoramento remoto das atividades de transporte permite antecipar a demanda por renovação de documentações, assim como a obrigatoriedade de pagamento de seguros e impostos, que são exigidos pela lei.
Em uma aplicação estratégica, a gestão de frotas permite a identificação de reparos e manutenções nos veículos garantindo a vida útil dos caminhões e como suporte para reduzir custos. Pois, por meio das análises e relatórios gerados é possível se preparar para a realização de manutenções periódicas e preventivas, ter a capacidade de evitar reparos emergenciais e potencializar a segurança durante os transportes.
Emissão de documentos fiscais
A NF-e e, principalmente, o CT-e são documentos imprescindíveis para assegurar a legitimidade do processo de movimentação de mercadorias. O segundo item, aliás, é um dos mais importantes, porque sua função é cumprir as obrigações tributárias nos destinos intermunicipais e interestaduais. Sem isso, o motorista está sujeito às fiscalizações e à aplicação de multas e apreensões.
O software para transportadoras, além de realizar a emissão desses documentos, fornece informações importantes sobre as movimentações financeiras relacionadas a pagamentos a motoristas, controle de valores de pedágios, custos de viagens, valores de reparos etc.
Automação de processos
A automação dos softwares para transportadoras tem como objetivo simplificar as atividades de logística, organizando as rotas de forma inteligente e com a capacidade de redução de custos para a empresa. Os recursos disponíveis garantem um fluxo de trabalho mais fluido para todos os envolvidos nos processos de logística e transporte. As principais atividades executadas pelo sistema são:
- coleta da carga no fornecedor;
- armazenamento temporário para pesagem e posterior emissão do CT-e;
- delineamento do melhor trajeto a ser seguido;
- entrega dos produtos no destinatário.
A ferramenta automatizada otimiza a realização de tarefas repetitivas e rotineiras, tornando as operações mais ágeis e eficientes. Alguns exemplos são a emissão de documentos fiscais, definição do roteiro, agendamento de horários etc. Ao automatizar essas atividades, a equipe se dedica a ações mais estratégicas, como a revisão de manuais de trabalho, a padronização do fluxo e o desenvolvimento de projetos.
Integração de supply chain
A cadeia de suprimentos é totalmente gerenciada pelo sistema da transportadora, com ampla capacidade de integração do software e uma visão panorâmica para a gestão estratégica do negócio. A possibilidade de monitoramento evita a ocorrência de erros, em especial, aqueles relacionados à falta de comunicação entre os setores.
Os departamentos operacional, comercial, fiscal e financeiro compartilham dados e fazem consultas sempre que necessário para saber em que estágio está cada atividade e de que forma ela impacta o negócio. A melhoria dessa comunicação gera uma conexão maior entre fornecedor, transportadora e cliente, que trocam dados de forma eletrônica e com rastreio para o controle de cada etapa.
Roteirização do itinerário
Pela roteirização do itinerário o sistema para transportadoras permite equilibrar tempo e custos. A agilidade é necessária para que as entregas sejam realizadas no menor tempo possível, sem que haja qualquer impacto na qualidade de vida do motorista.
É importante perceber que o trajeto definido nem sempre é o mais curto, já que vias secundárias podem ter um tráfego mais fluido, especialmente, em cidades maiores e horários de pico. Por sua vez, é indispensável procurar o menor custo para todo o processo. Com a automatização das atividades é possível buscar rotas mais curtas e econômicas para evitar o consumo excessivo de combustível.
Rastreamento da frota
O software para transportadoras permite acompanhar as cargas e monitorar a localização dos veículos da frota. Essa é uma função relevante, já que há grandes possibilidades de imprevisto e até de roubos de cargas nas estradas brasileiras.
Com o rastreamento de frota, o gestor acompanha o itinerário da entrega e a estimativa de chegada. Para os clientes, essas informações representam aumento da confiabilidade. Para a empresa, é um recurso excelente para evitar contratempos.
Gestão das mercadorias armazenadas
Os produtos coletados, muitas vezes, precisam ser armazenados. Para impedir perdas e desorganização, o software registra toda a movimentação, da entrada à saída. Esse processo facilita a localização dos itens no depósito e assegura um bom fluxo de mercadorias.
Cada etapa pode ser cadastrada no sistema, com possibilidade de ser automatizada por meio de etiquetas e leitores de códigos de barras. Isso impede o extravio e, ao mesmo tempo, proporciona uma boa inspeção das embalagens e acomodação das cargas de forma estável. Assim, são evitados deslizamentos e danos.
Melhoria no relacionamento com os clientes
Os sistemas de gestão para transportadoras permitem gerenciar a movimentação de mercadorias e até empresas terceirizadas que participem de uma ou mais etapas do processo. Esse recurso facilita o acompanhamento da operação e aperfeiçoa a prestação do serviço. Do mesmo modo, impacta o relacionamento com os clientes, porque há um controle maior, o que aumenta a satisfação.
A solução ainda possibilita utilizar indicadores de desempenho. Por meio deles, fica mais fácil identificar os pontos positivos e negativos, etapas que requerem correções etc. Também há mais controle comercial e melhoria da gestão financeira, devido, principalmente, ao acompanhamento dos dados.
Todas essas funções evidenciam que várias atividades são passíveis de automação em uma transportadora. Com isso, fica claro que ter acesso a essa solução é bastante relevante. No entanto, existem outros motivos que justificam a adoção desse sistema, como veremos em seguida.
Qual a importância de um software para transportadoras?
Um dos maiores desafios das transportadoras é o de cumprir com o prazo e garantir a segurança nas entregas de mercadorias. Investir em recursos que supram as demandas da empresa é apostar em um custo-benefício que garante um posicionamento da empresa com conceito e confiabilidade gerando uma melhor experiência de compra para os seus clientes.
Com o software para transportadoras muitos problemas são solucionados, pois com a logística organizada, as atividades são realizadas em curto espaço de tempo e a programação de entrega acontece conforme o previsto, com a possibilidade de rastreio dos produtos e dos veículos em um monitoramento remoto por todo o translado.
O sistema atende ainda as exigências fiscais que precisam ser cumpridas, facilitando todos os processos burocráticos fundamentais para que as negociações de transporte aconteçam. Assim, a plataforma para a gestão de transportes também é importante para:
- aplicações de rotinas técnicas;
- execução de questões burocráticas;
- gestão contábil e fiscal.
Dentre os recursos que este software oferece, está o painel de configurações do tipo de operação do negócio, impedindo cobranças indevidas de alíquotas e erros no recolhimento de tributos. Então, em caso de atualizações no sistema da Receita Federal, a solução é automaticamente sincronizada para garantir a emissão precisa dos documentos sem a incidência de falhas.
Outros aspectos relevantes desse sistema de gestão são:
- centralização das informações, já que os dados integram uma base única;
- automação dos processos, o que elimina a necessidade de trabalhos manuais;
- geração de relatórios para acompanhar os fluxos de trabalho e indicadores de desempenho, a fim de subsidiar as tomadas de decisão;
- monitoramento de transportes, com o objetivo de monitorar as entregas em tempo real, prever ocorrências e atualizar os status dos pedidos.
Em qualquer dos casos, você consegue alocar recursos e posicionar sua equipe em atividades estratégicas. Como resultado, há uma tendência maior a alcançar resultados satisfatórios e cumprir as obrigatoriedades trabalhistas, fiscais e financeiras da empresa.
Quais são os tipos de softwares para transportadoras?
A cadeia logística é composta por diferentes etapas. Os softwares para transportadoras contribuem para otimizar as operações de deslocamento e armazenamento, além de auxiliar na elaboração de um planejamento estratégico mais efetivo.
Apesar de estarmos falando de forma ampla, existem diferentes tipos de sistemas passíveis de utilização. Cada um tem uma responsabilidade específica, por isso, vale a pena conhecê-los para saber qual é melhor e quais são as propostas dessas ferramentas. Continue sua leitura e saiba mais sobre esses softwares.
Sistema de gestão de transportes (TMS)
Os TMS são sistemas específicos para gerenciar o deslocamento de cargas. Algumas de suas principais funções são planejar e otimizar as rotas, e permitir a realização de auditorias de frete e pagamento. Na prática, esse sistema funciona como um centro de logística dentro de uma rede que integra transportadores, carregadores e clientes.
Os principais objetivos do sistema TMS são:
- reduzir custos;
- melhorar o controle de transportadoras;
- aprimorar a prestação de contas;
- aperfeiçoar a visibilidade da cadeia de transporte;
- fornecer os requisitos necessários à execução da cadeia de suprimentos;
- subsidiar as tomadas de decisão com a ajuda de indicadores de desempenho.
Esse sistema pode ser voltado para transportadoras, embarcadores e operadores logísticos. No primeiro caso, o trabalho específico contempla:
- manutenção da frota;
- aplicação de preços competitivos para gerar lucros;
- geração dos documentos fiscais;
- delimitação dos riscos de cada operação;
- alocação das cargas e definição do melhor trajeto;
- controle de ocorrências e inconformidades;
- prestação de informações aos clientes;
- cobrança de usuários pelos serviços executados;
- coleta e análise de indicadores de performance.
Basicamente, o TMS oferece um controle formal das negociações, com gestão da expedição de cargas e planejamento dos fretes. As consequências são a performance elevada das atividades operacionais e administrativas, assim como a melhoria do controle das tarefas.
Sistema de gestão de armazéns (WMS)
Essa solução é direcionada ao monitoramento das operações dos armazéns. Sua principal função é centralizar as atividades, como níveis de inventário e facilitar o acesso aos dados. É importante mencionar que esse sistema pode concentrar as funcionalidades em uma ferramenta específica ou ser um módulo de ERP (sistema de gestão empresarial).
As principais funções do WMS são:
- entrada e programação de pedidos;
- planejamento e alocação de recursos;
- recebimento e inspeção de cargas;
- estocagem;
- separação de pedidos;
- carregamento;
- embalagem;
- definição de endereçamento dos produtos;
- emissão de documentos;
- inventário;
- expedição;
- delimitação e acompanhamento das rotas de coleta.
Os principais benefícios dessa ferramenta são a otimização do fluxo de materiais e de informações, a melhoria do serviço, a redução de custos e o fornecimento de dados para tomar decisões mais acertadas.
Sistema de monitoramento de entregas
Sua principal contribuição é melhorar a produtividade e a confiabilidade para aprimorar o serviço. Por meio dessa solução, é possível visualizar entregas e embarques, buscar informações em documentos fiscais por meio do código de barras, e fazer a confirmação de chegada da mercadoria ao destino com a ajuda de foto, áudio ou check-in pelo GPS.
Esses dados podem ser enviados pelos motoristas aos gestores da transportadora, quando necessário. O condutor ainda é passível de notificação durante a viagem, o que melhora a operação e facilita as tomadas de decisão.
Sistema de roteirização
Os roteirizadores contribuem para o planejamento do transporte e distribuição da carga. Isso significa que esse sistema realiza cálculos de quilometragem capazes de facilitar o pagamento de fretes, definir rotas melhores e organizar de forma estratégica os percursos com base na distância, nas tarifas e pedágios, entre outras atividades.
Alguns dos recursos desse sistema são a programação dos veículos, a definição das rotas e a delimitação do tamanho da frota.
Sistema de gestão de frotas
A rotina de administração de frotas é o foco dessa solução, que controla perícias técnicas, escalas de motoristas, manutenções, consumo de combustível e outras variáveis. Esse software traz qualidade e agilidade ao fluxo de informações, e garante dados atualizados que subsidiam as tomadas de decisão.
Como é possível perceber, os diferentes sistemas têm direcionamentos específicos. O TMS e o WMS são mais amplos e abrangem, inclusive, funcionalidades atendidas por soluções menores. Por isso, vale a pena apostar nesses softwares, desde que ofereçam escalabilidade ao negócio.
Dentre as opções mais completas e que fazem todo o controle para as transportadoras a partir de diferentes módulos, estão:
Esses softwares também contribuem para a centralização e integração dos dados, que proporcionam uma visão mais ampliada do panorama atualizado da transportadora. Dessa forma, as operações de transporte e armazenamento são otimizadas e o planejamento estratégico é colocado em prática.
Quais são os benefícios do software para transportadoras?
A automação proporcionada pelos softwares de gestão para transportadoras é um dos principais benefícios dessa solução. No entanto, existem outras vantagens a serem consideradas. Entre elas, estão a melhor utilização de documentos e informações, e a simplificação das rotinas.
Outros aspectos positivos a serem considerados são os que apresentamos abaixo.
Melhor controle dos processos de gestão
O sistema de gestão é desenvolvido com o objetivo de atender as especificidades da sua transportadora. Isso permite uma melhor organização das estruturas de trabalho, aprimoramento das estratégias de logísticas e um controle mais eficiente sobre todos os processos e operações realizadas para um transporte de alto nível.
Agilidade no recebimento de fretes
Além de promover um melhor controle da frota e o monitoramento de todo o translado, o sistema de gestão para transportadoras agiliza o recebimento de fretes uma vez que os processos são otimizados e a centralização das atividades permite ações prontificadas e soluções de problemas em tempo real.
Integração aos sistemas operacionais da empresa
Os softwares para transportadoras são facilmente integrados aos sistemas da sua empresa melhorando a comunicação entre todos os envolvidos na logística do negócio e na execução dos processos de transporte. É uma forma de ampliar as possibilidades do negócio com a análise mais completa de dados e com uma visão mais abrangente das atividades na empresa.
Melhoria na alocação de tempo e recursos
As rotinas manuais tendem a causar erros e retrabalhos. Com o software, os processos são facilitados e a equipe pode focar nas tarefas estratégicas. Do mesmo modo, há a desburocratização das rotinas fiscais.
Redução de custos
A diminuição dos gastos é verificada em várias operações. Uma delas é a indicação de rotas, que ajuda a definir o melhor trajeto com o menor tempo de entrega e a organização dos locais a serem seguidos. Pois, em caso de imprevistos, basta reprogramar. Outra questão que gera benefícios é a emissão de documentos fiscais, que evita custos desnecessários e oferece uma operação mais econômica, ágil e produtiva para a transportadora.
Aprimoramento da gestão
Uma das maiores vantagens do software para transportadoras é a centralização e atualização dos dados, que fornece subsídios para a tomada de decisão mais inteligente. Com um sistema automatizado é realizado um controle maior de custos, despesas, manutenção, consumo da frota, emissão de arquivos, acompanhamento de estoque, e muito mais. Em suma, há o aperfeiçoamento dos aspectos logístico, fiscal, financeiro e administrativo, que resulta em um melhor desempenho, atendimento de qualidade e maior excelência na execução da logística.
Como escolher o software ideal para transportadoras?
Agora que você já conhece a melhor forma de fazer a gestão da sua transportadora e organizar o setor de logística, responda a seguinte pergunta: você sabe identificar se sua empresa está precisando desse sistema?
Para compreender a sua real necessidade de ter um software na sua transportadora avalie alguns aspectos que determinam que sua empresa precisa investir em uma tecnologia de ponta como essa. Os principais fatores são:
- descontrole financeiro e falta de visão;
- excesso de burocracia;
- rotina desregrada;
- excesso de multas por faltas fiscais;
- ausência de dados e relatórios confiáveis;
- ocorrência de retrabalho e queda na produtividade;
- desalinhamento e falhas de comunicação entre os setores do negócio;
- redução do aproveitamento da frota;
- dificuldade de fornecer informações aos clientes;
- existência de erros na emissão de documentos, como CT-e e NF-e.
Se a sua transportadora apresenta algum desses problemas, está na hora de escolher um software adequado para melhorar os seus rendimentos. Mas como fazer isso? É necessário observar alguns pontos como o suporte especializado, as funcionalidades oferecidas pelo sistema e o potencial de escalabilidade.
Como é feita a implementação do software?
Tenha em mente que a implementação deve ser simples e adaptável ao negócio, sem exigir uma mudança enorme dos processos. Vale a pena considerar ainda a opinião de outros clientes e usuários. Afinal, se várias pessoas elogiam, a tendência é que a solução também seja interessante para o seu negócio. Por fim, lembre-se de:
- evitar sistemas genéricos;
- garantir que as demandas da sua transportadora são 100% atendidas;
- compreender o momento atual da sua empresa;
- considerar o longo prazo, para ter certeza de que próximas necessidades serão cumpridas no futuro.
O software de gestão para transportadoras também garante a emissão dos documentos fiscais e evita sanções e multas. Sem contar, que eleva o nível organizacional, com um gerenciamento adequado dos fluxos produtivos e aprimora os atendimentos das demandas no mercado.
Como a Bsoft ajuda o seu negócio?
A Bsoft é uma desenvolvedora de softwares para transportadoras renomadas no mercado tecnológico. A empresa contribui com recursos inovadores e que são utilizados de forma estratégica para o planejamento, execução e otimização do deslocamento de cargas.
Como resultados, oferece uma maior capacidade de gerenciar as operações diárias da empresa respeitando as regulamentações legais e garantindo às transportadoras maior autonomia em seus processos de logística.
O software para transportadoras é uma solução com excelente custo-benefício, diferentes opções que podem ser utilizadas em todos os processos de uma empresa de transportes. O importante é optar por um sistema completo capaz de atender ao fluxo de trabalho da empresa e que aprimore os processos internos de forma lucrativa e rentável.
Pronto para investir no futuro do seu negócio? Então, entre em contato com a Bsoft e seja atendido por consultores especializados em tecnologia de ponta. Saiba como os nossos sistemas vão alavancar os resultados da sua transportadora!
