Você tem dúvidas sobre o que é sistema TMS e como contratá-lo? Então, precisa conhecer as principais vantagens do TMS, um sistema fundamental para a área de logística, sendo responsável por organizar as operações de transporte de uma empresa — desde o momento em que o pedido foi efetuado até a sua entrega. Dessa forma, as suas principais funções são planejar e organizar todas as etapas da operação.
Neste post, você saberá com mais detalhes o que é, afinal, o sistema TMS, seus objetivos, todas as suas funcionalidades e, principalmente, suas dez principais vantagens! Aproveite a sua leitura!
O que é um sistema TMS?
O TMS (Transportation Management System — em português Sistema de Gerenciamento de Transportes) é um software que propicia aos usuários uma plataforma capaz de direcionar suas funções para as transportadoras e para os embarcadores.
Trata-se de um sistema que facilita a gestão das atividades relacionadas ao transporte. Portanto, por meio dessa ferramenta, é possível integrar toda sua cadeia de suprimentos culminando com a logística do transporte tradicional e reverso.
Qual o objetivo do sistema TMS?
Além de otimizar a gestão de atividades de transporte, como vimos anteriormente, o TMS visa a promoção do fluxo de materiais e as informações com relação ao processo logístico, favorecendo a comunicação entre a empresa, os fornecedores e os clientes. Assim, é possível:
- aprimorar os processos de armazenagem e distribuição;
- melhorar a confiabilidade dos registros;
- modernizar os métodos de controle;
- agilizar a execução das atividades.
Como o sistema TMS funciona?
Muitas são as funcionalidades do sistema TMS, que objetivam controlar diversas atividades, como:
- planejamento e controle de manutenções;
- gerência das documentações;
- gestão de peças e acessórios;
- cadastramento de veículos;
- rastreamento das cargas;
- tratamento dos pedidos;
- planificação de rotas;
- controle de gastos.
Além dessas funcionalidades, por ser um sistema inteligente, o TMS não faz apenas o registro dos dados e a gestão. Ele ainda ajuda na tomada de decisões, fornecendo, assim, informações fundamentais, como:
- mostrar os melhores cálculos e simulações de frete disponíveis;
- apontar as melhores rotas para determinado transporte;
- liberar pagamentos e recebimentos;
- controlar diversas tabelas de frete;
- realizar a gestão de ocorrências etc.
Quais são as vantagens do TMS?
Agora que você já sabe como o sistema funciona e qual é o seu objetivo, confira as suas vantagens e entenda cada uma delas, a seguir!
1. Propicia o planejamento da operação
O sistema TMS favorece a consolidação das cargas, o planejamento de rotas e o controle sobre as viagens. O que torna tudo isso possível é a disponibilidade de dados, os quais garantem a análise da composição de frete — calculado por pedido, produto ou cliente. Além disso, é possível também criar cenários que preveem eventuais problemas e as soluções mais ágeis.
2. Permite verificar o status das mercadorias
Os produtos precisam chegar aos clientes com a integridade preservada, respeitando as expectativas de quem os comprou. Isso também pode ser feito pelo sistema. Dessa forma, outra grande vantagem do TMS é verificar o status das mercadorias, o monitoramento dos processos de entregas, o que inclui a ocorrência de sinistros e imprevistos, evitando os atrasos e garantindo a satisfação dos clientes.
3. Aumenta a rentabilidade da empresa
A rentabilidade se dá pela facilidade de verificar as informações oferecidas pelo sistema e identificar problemas operacionais. Dessa forma, ao conhecer o processo das operações de entrega, os sinistros, as ocorrências e tudo sobre as atividades de transporte, o rendimento aumenta proporcionalmente.
4. Aumenta o controle das operações
O TMS foi criado para atender às particularidades das operações de transporte. Assim, o sistema proporciona o controle das operações ao permitir gerenciar grandes volumes de informações, como:
- acompanhamento das etapas das operações;
- acompanhamento de cargas;
- documentações fiscais;
- veículos;
- custos etc.
5. Favorece o controle de custos
Outra vantagem do TMS é o favorecimento da gestão dos valores alcançados ao longo da cadeia de transporte (coleta, transferência e entrega). Assim, é possível calcular e proporcionar os custos com toda a logística. Com isso, é possível compreender a margem de contribuição relacionada a cada transporte efetuado e concluir se as contas ou projetos são lucrativos ou não para a transportadora.
6. Otimiza o recebimento do frete
Com a digitalização dos conhecimentos de transporte e integração via arquivos EDI, as informações chegam aos clientes com mais agilidade, o que reduz os erros de frete que são constantes no processo manual. Além disso, é possível fazer a integração entre o CIOT – IPEF (Instituição de Pagamento Eletrônico de Frete).
7. Monitora os carregamentos
Monitorar os carregamentos é facilitado porque o TMS controla as programações das cargas, segundo a capacidade dos veículos utilizados e dos itinerários. A solução ainda emite o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe), despachos, romaneio etc. Do mesmo modo, é possível mensurar a quantidade inicial do pedido e iniciar a emissão do CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico) com os dados corretos.
8. Otimiza as negociações
As negociações da sua transportadora são otimizadas pelo TMS, pois ele facilita a visualização das negociações, como o valor de comissão dos vendedores. Por meio dele, é possível melhorar a gestão de vendas, já que o módulo informa quais clientes foram atendidos e como é o desempenho dos funcionários, além de outras informações como cotações e pedidos de frete em andamento.
9. Permite a análise dos seus processos
Ao analisar os processos, novos relatórios são gerados e, assim, é entregue ao gestor conhecimento sólido que propicia a melhor tomada de decisão. Com mais essa vantagem do TMS, há a possibilidade de identificar falhas e suas causas nos processos. Isso ajuda na criação de planos de ação mais precisos, bem como apontar quais fases podem ser otimizadas.
10. Integra-se a outros softwares
Não é mais novidade que a tecnologia traz ganho de tempo e aumento da produtividade. Isso porque as suas soluções permitem que os colaboradores e os gestores foquem seus esforços nas estratégias e nas soluções de problemas.
Com a tecnologia inteligente, as vantagens são ainda maiores. O sistema TMS, por exemplo, pode ser integrado ao WMS e ao já citado IPEF. O benefício para a sua empresa é ver a otimização dos fluxos de trabalho. Há ainda uma infinidade de recursos que podem ser integrados como por exemplo, emissão de boletos, rastreamento de carga, controle de abastecimentos etc.
Como escolher um bom sistema TMS?
Diante de tantas vantagens, é importante também saber como escolher um sistema adequado à realidade da sua empresa. Para isso, você deve observar se:
- a empresa a ser contratada tem uma equipe capacitada;
- o sistema será compatível com outras ferramentas já utilizadas na sua empresa;
- há recursos para manter os processos operacionais e se há atualizações constantes do sistema.
- o custo-benefício é o ideal para a realidade financeira da sua empresa;
- a existência de suporte e se há custo a cada solicitação.
Neste post, você conferiu as vantagens do TMS e outras informações importantes do sistema. Essas vantagens são capazes de trazer crescimento à empresa e melhorar a gestão em muitos aspectos. Assim, o TMS é fundamental para as operações de uma transportadora.
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