(Última alteração em: 30 de dezembro de 2021)
Uma nota fiscal é um documento essencial para formalizar vendas e recebimento de pagamentos em empresas. Muito mais do que um importante método para organização fiscal do negócio, realizar esse registro é previsto por lei. Um dos modelos mais utilizados hoje em dia é a nota fiscal eletrônica, uma versão otimizada desse documento.
Para se certificar que o arquivo foi autorizado e depois armazená-lo, uma prática que muitas instituições precisam aprender é como fazer a consulta completa da NFe. Esse processo é geralmente feito por contadores e gestores para que os impostos que a empresa deve recolher sejam corretamente apurados.
Para saber mais detalhes sobre a importância de emitir NFes e como fazer a consulta completa, continue lendo este post e entenda tudo sobre o tema!
O que é a NFe?
Uma Nota Fiscal (NF) é um registro e documento que oficializa vendas e serviços efetuados por uma empresa. Quando um negócio recebe um pagamento por operação de venda ou de serviço precisa emitir uma NF para seu cliente.
A NFe (Nota Fiscal Eletrônica) é a versão digital do documento e é um dos vários tipos de nota fiscal que uma empresa pode emitir. Desde 2006, o governo a implantou obrigatoriamente para substituir o formato tradicional impresso. O objetivo foi otimizar e modernizar as etapas para emissão e consulta da nota, eliminando trabalhos manuais e possíveis erros.
A NFe é usada para comprovar e registrar vendas de produtos, enquanto a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é usada para computar prestação de serviços. Há também situações que exigem NF-e e que não se relacionam a vendas. Isso ocorre por exemplo, na remessa de produtos para garantia ou armazenagem, transferência entre centros de distribuição ou então devolução de mercadoria.
Por que ela é tão importante?
Emitir a NFe é essencial para calcular impostos adequadamente e cuidar do balanço financeiro da empresa. Com esses registros em mãos, gestores fazem anotações corretas no fluxo de caixa, trabalham com estimativas precisas de faturamento e também organizam melhor o estoque e suas entregas.
Além de gerar desorganização na administração de suas finanças, não emitir NFes pode resultar em problemas sérios com o fisco, como crimes de sonegação fiscal.
Contudo, além de se cumprir a legislação, emitir uma NFe é também importante para reputação e credibilidade do seu negócio no mercado e perante os seus clientes. Esse documento é uma forma de certificar que as mercadorias com as quais você lida estão devidamente registradas e legalizadas.
Para seu contador, ter as NFes facilita a rotina de apuração fiscal, em posse dos arquivos digitais fica mais simples fechar as contas no final de cada mês e fazer uma gestão contábil correta. Ter esse setor da sua empresa organizado e padronizado contribui enormemente para criar estratégias de crescimento que permitem alavancar resultados.
Por que fazer a consulta completa NFe?
O procedimento de consulta completa da NFe é feito para ratificar a validade do documento perante a Secretaria da Fazenda. Muitas vezes, podem acontecer erros ou falhas no envio, então é fundamental consultar o portal para saber se uma nota foi autorizada ou não.
Não manter o registro correto dos arquivos das NF-es pode gerar dor de cabeça durante uma fiscalização da Secretaria de Fazenda, pois armazenar os arquivos por determinado período é definido por lei e pode gerar multa. Por isso, vale a pena saber fazer a consulta completa da NFe periodicamente e armazenar esses arquivos digitais.
Essas verificações costumam ser feitas via site e portais manualmente, mas, felizmente, hoje em dia, existem ferramentas automáticas que simplificam e agilizam essa tarefa. Essas soluções são especialmente úteis para empresas que lidam com um alto volume de vendas e circulação de mercadorias.
Como realizar a consulta completa de NFe?
Para consulta completa da NFe, é preciso entrar no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz). O processo é feito manualmente, ou seja, mesmo que uma empresa queira verificar várias notas, precisará ver um documento por vez. Para tal, você deve:
- acessar o site do portal da Fazenda;
- selecionar o menu “Serviços” e, em seguida, a opção “Consultar NF-e”;
- digitar na janela seguinte a chave de acesso. Essa chave são os 44 dígitos que você encontra no Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica);
- confirmar o captcha para ver o resultado.
No entanto, é importante destacar que desde 07 de julho de 2020 a Sefaz permite a consulta completa e baixa dos arquivos apenas pelos envolvidos na operação e com o certificado digital da empresa instalado na máquina. A exceção da regra se aplica apenas para NF-es cujo destinatário seja pessoa física, ou ainda pessoa jurídica sem inscrição estadual.
Vale ressaltar que existe um prazo para fazer a consulta completa da NFe. No portal da Secretaria da Fazenda, o documento fica disponível durante 180 dias após a emissão, então é bom se organizar para não perder a data limite. Afinal, qualquer empresa pode passar por fiscalizações, então tomar esse cuidado nunca é demais para evitar problemas com o fisco.
Com relação à Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), essa é emitida pela prefeitura onde a empresa está registrada e cada uma tem legislações específicas e também seu próprio site — com layouts e procedimentos diversos. Portanto, deve-se acessar o portal próprio de cada prefeitura para fazer a consulta manual dos documentos.
Como otimizar esse processo?
Conforme comentamos, nos dias de hoje, é muito mais fácil simplificar o processo de emissão, armazenamento e consulta completa de NFe e outros documentos fiscais.
Em 2017, a Secretaria da Fazenda anunciou o fim do seu emissor gratuito para notas fiscais, descontinuando o sistema. Não existe também um portal público para consulta e baixa em lote de NF-es. Diante disso, várias empresas tiveram que buscar ferramentas alternativas para viabilizar esse processo de forma ágil e eficiente.
A boa notícia é que existem várias soluções no mercado especializadas que simplificam o dia a dia de gestores e profissionais de diversas áreas. O Aplicativo Bsoft Docs é um exemplo disso.
Essa solução tecnológica permite que gestores possam, em poucos cliques e na palma das mãos via smartphone, realizar vários processos relacionados a documentos fiscais de forma prática e inteligente. É possível emitir, visualizar, baixar, imprimir e compartilhar vários arquivos essenciais para a operação comercial e de transporte, como a NFe.
Os arquivos podem ser importados via arquivo PDF, pela câmera do celular lendo o código de barras ou então por buscas automatizadas nos portais das Secretarias da Fazenda. É uma ferramenta extremamente inovadora com funcionalidades que revolucionarão as rotinas da sua empresa, trazendo precisão, produtividade e assertividade para o negócio.
Ao longo deste conteúdo, você entendeu que a nota fiscal eletrônica é um documento fundamental que, além de ser obrigatório de acordo com a legislação, auxilia empresas a fazer uma boa gestão fiscal e financeira. Por isso, de tempos em tempos, deve-se ter o cuidado de fazer uma consulta completa de NFe para garantir que elas foram validadas e armazenadas e, assim, evitar problemas em uma eventual fiscalização.
Por mais que seja trabalhoso consultar manualmente cada nota nos sites indicados, esse processo é importante. O lado bom é que existem softwares e aplicativos qualificados que ajudam profissionais nessa tarefa, permitindo que a emissão e a consulta sejam feitas em poucos cliques.
Interessado em saber mais sobre essas soluções e o que elas têm a oferecer para seu negócio? Entre em contato conosco e fale com nossos especialistas!
