(Última alteração em: 4 de outubro de 2021)
Aumentar a produtividade da equipe é extremamente importante para que a empresa alcance suas metas e seus objetivos, mas essa pode não ser uma tarefa tão simples. O líder precisa manter boa comunicação com os colaboradores e aplicar estratégias que ajudem sua equipe a desenvolver suas atividades da melhor maneira possível.
Muitos motivos podem contribuir para a improdutividade dos funcionários: esgotamento físico e mental, desmotivação, problemas de comunicação, ausência de alinhamento do trabalho com as metas etc.
Sem produtividade, a empresa não obterá os resultados almejados nem conseguirá melhorias que a tornem mais competitiva. Neste post, listamos 9 dicas para que você possa aumentar a produtividade da sua equipe. Confira!
1. Estabeleça metas e use indicadores
Para a equipe aumentar a produtividade, você precisa definir metas e objetivos, e compartilhá-los todos com os colaboradores. Quando os membros da sua equipe entendem, desde o começo, o que precisam fazer, o trabalho fica mais fácil de ser realizado.
É um processo que também ajuda a avaliar a performance da equipe. Considere, por exemplo, que um indicador de produtividade contribui para identificar o que está atrapalhando a produtividade do time. A partir daí, desenvolva metas e objetivos relacionados com determinados indicadores de produtividade. Adote parâmetros para analisar o desempenho de cada funcionário e analise esses dados.
2. Organize a rotina e desenvolva planos de ação
A falta de organização pode atrapalhar bastante a performance do grupo — daí a necessidade de gerenciar a rotina de trabalho na busca por uma boa produtividade. Isso significa planejar as tarefas diárias e definir prioridades. Esse, por exemplo, é um planejamento que pode ser elaborado toda semana.
Dentro da organização, você também pode desenvolver um plano de ação, ou seja, um planejamento que contenha todas as tarefas importantes que serão efetuadas, indicando os responsáveis por cada uma e acompanhando a realização delas.
O passo seguinte é montar um quadro de atividades, mostrando as tarefas que precisam ser feitas pelos membros da equipe. É preciso, ainda, compartilhar esse quadro para que os colaboradores não esqueçam quais são suas obrigações.
3. Implemente a gestão de tempo
Para aumentar a produtividade, o tempo é um dos mais recursos mais valiosos, por isso, devemos implementar a gestão de tempo.
Quando tratamos de gestão de tempo, dois pontos são muito relevantes:
- a procrastinação;
- a saúde da mente.
Se não definirmos um prazo para a conclusão de um trabalho, acabamos adiando as atividades — isso é a procrastinação. De qualquer maneira, é necessário ter momentos de pausa para descansar e retomar o trabalho com mais afinco.
Nesse sentido, vale a pena aplicar algumas técnicas de gestão de tempo, como o método Pomodoro, que acontece do seguinte modo:
- trabalhe por 25 minutos sem parar;
- pause por 5 minutos;
- volte a trabalhar;
- repita essa sequência quatro vezes e, então, pause por um período mais extenso, de 30 minutos.
4. Elimine atividades que podem ser automatizadas
Outra técnica para aumentar a produtividade é substituir ou eliminar atividades que podem ser automatizadas com algum software. Hoje, há diversas ferramentas, entre simples e complexas, que servem a esse propósito.
Com essa estratégia, é possível otimizar o tempo dos funcionários para que eles possam se dedicar a atividades que precisam de mais atenção e que têm uma afinidade mais estreita com a atividade econômica mais importante do negócio.
5. Crie uma comunicação aberta
A comunicação ativa e bidirecional contribui para uma força de trabalho mais engajada e produtiva, o que reduz os erros de comunicação e ajuda os funcionários a tirarem suas dúvidas, evitando que cheguem a conclusões erradas.
Outro ponto importante é dar retorno às opiniões dos funcionários a respeito dos processos, pois as críticas e sugestões da sua equipe são relevantes para propor e aplicar melhorias. Vale a pena, portanto, otimizar bons canais de comunicação, realizar reuniões periódicas, e dar e receber feedbacks (positivos ou negativos).
6. Padronize processos
Outra ação importante para aumentar a produtividade é o gerenciamento de processos, pois ele permite aprimorar as atividades regularmente.
Um dos modos de fazer isso é por meio da padronização de processos, especialmente os que envolvem tarefas de natureza administrativa. Ao padronizar, você economiza dinheiro e tempo, além de evitar prazos desnecessários para a realização de tarefas que não são de rotina.
7. Incentive o lazer
É necessário equilibrar a vida pessoal com a vida profissional. A empresa pode fazer isso por meio de horários mais flexíveis de trabalho, pacotes de benefícios diferenciados e possibilidade de home office.
Os funcionários satisfeitos trabalham mais engajados e, como resultado, a produtividade aumenta. No final, todos saem ganhando!
8. Atente-se às métricas de produtividade
Também é bom ficar alerta às queixas dos funcionários, à indisciplina, às dificuldades de comunicação entre a equipe e os líderes, e ao nível de absenteísmo. Tudo isso está relacionado à produtividade e, analisando cada um desses fatores, você pode detectar problemas relacionados a ela com antecedência. Desse modo, terá condições de definir medidas que servirão para contornar esses transtornos.
9. Invista em um sistema de automação para aumentar a produtividade
Já mencionamos aqui a importância de contar com um software para eliminar atividades repetitivas e permitir que os funcionários dediquem mais tempo a atividades estratégicas, mas a importância de um sistema de automação vai além.
A gestão de uma transportadora é trabalhosa, cheia de detalhes e processos, sendo que alguns são mais complexos que outros. Quando você investe em um sistema de automação, consegue reduzir custos e tempo e aumentar a produtividade.
O software conta com diferentes ferramentas que permitem realizar tarefas com mais precisão. Ele ajuda, por exemplo, na emissão de notas fiscais, no gerenciamento da frota, no planejamento das rotas e na administração das finanças. Realizar esses processos manualmente é bem mais trabalhoso e mais suscetível a erros.
Confira alguns benefícios que um bom sistema de automação pode oferecer ao seu negócio:
- mais produtividade;
- redução de erros;
- gestão eficaz;
- redução de custos;
- mais controle financeiro;
- mais rapidez para emitir documentos fiscais.
Essas dicas vão ajudar você a aumentar a produtividade da sua transportadora. É preciso respeitar o funcionário, tratando-o humanamente e, ao mesmo tempo, apostar em ferramentas tecnológicas avançadas, que otimizem os processos e facilitem o trabalho de todos. A Bsoft oferece softwares sofisticados, que contam com todos os benefícios citados acima.
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