(Última alteração em: 8 de setembro de 2021)
No processo de emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é comum, seja por esquecimento, seja por desconhecimento, a falta de download do arquivo. Entretanto, é possível recuperar o XML de notas emitidas, posteriormente.
Apesar da digitalização, as regras de armazenamento de documentos fiscais permanecem no formato antigo. Isso quer dizer que mesmo na versão online é preciso salvar o arquivo e guardar pelo prazo de cinco anos.
Neste post, você vai saber o que é, como funciona e para que serve um arquivo XML. Continue lendo e veja como fazer a recuperação contando com a ajuda de um software especializado como o da Bsoft para evitar problemas com o fisco!
O que é um arquivo XML da nota fiscal?
O XML é a sigla para eXtensible Markup Language que significa a linguagem digital com marcações definidas para codificar os campos de um documento. É bastante utilizado para emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), garantindo seu armazenamento e assinatura digital.
Como funciona o XML e para que serve?
O XML da NF-e funciona para definir como uma determinada informação será visualizada na tela e no documento que será emitido. Esses campos têm linguagem padronizada e são preenchidos por meio de tags ou marcadores, criados para leitura em computadores.
Para atender à legislação, uma nota fiscal deve ser armazenada por cinco anos, de forma segura e acessível. O não cumprimento dessa determinação pode gerar multa e consequentes danos legais, além do pagamento do imposto novamente.
Em caso de necessidade de comprovação legal sobre a emissão do documento fiscal e transações da empresa é o XML que será solicitado. É o documento que comprova a transação entre as partes de compra, venda ou prestação de serviços.
Portanto, sempre que houver uma negociação ou devolução de mercadoria, a nota fiscal deve ser emitida, gerando um XML. A falta desse documento na circulação de mercadorias ou prestação de serviços é considerada sonegação.
Como o XML facilita a leitura na tela, rapidamente, é possível conferir dados e informações importantes, como:
- data de emissão, modelo, série;
- valor da nota;
- emitente e do destinatário;
- dados da cobrança;
- informações sobre frete;
- dados da transportadora — volume, tipo e peso da carga;
- impostos e encargos;
- valor dos serviços.
Enquanto o arquivo XML é o documento legal da NF e tem valor fiscal, o DANFE — Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) —, além da não obrigatoriedade do arquivamento, não tem valor fiscal.
Quais são os motivos e consequências da perda de um arquivo XML?
Os motivos de perda de um arquivo XML são diversos, mas o principal deles é a falta de controle e gestão sobre os processos fiscais da empresa. A desorganização pode comprometer, seriamente, a administração do seu negócio e gerar retrabalho para recuperar o xml de notas emitidas.
A gestão ineficiente impacta vários processos financeiros, acarretando falhas como:
- atraso de pagamentos;
- não recolhimento de impostos;
- impostos recolhidos em datas fora do prazo previsto;
- alíquotas calculadas indevidamente.
Além da exposição ao risco de fiscalizações com notificação e multas, a ideia de empresa desorganizada e má pagadora pode construir no mercado uma imagem que desfavorece o desenvolvimento e crescimento do negócio.
Como recuperar o arquivo XML da nota fiscal?
Para recuperar o XML da nota manualmente, você precisará do número da chave de acesso que consta na DANFE de origem. Uma sequência de 44 números que está localizada do lado direito no canto superior da Nota Fiscal.
Depois, siga esses passos:
- acesse o portal da Secretaria da Fazenda — SEFAZ e vá para “Consulta NF-e”;
- digite a chave de acesso (Identificador da Nota, onde empresas e governos conseguem validar as informações);
- insira o código do Captcha “NÃO SOU ROBÔ”;
- habilite o navegador para permitir a navegação de cookies;
- faça o download e salve no destino de sua escolha, preferencialmente, em uma parte específica e nomeada para esses arquivos.
A consulta no site pode ser lenta e o código do Captcha apresentar travamento, o que exige paciência e, por vezes, a repetição do processo até obter o acesso — essa consulta é realizada nota por nota e vale ressaltar que o XML está disponível no SEFAZ por um período de 180 dias.
Imagine que, caso seja necessário recuperar o XML de diversas notas emitidas de forma manual, trata-se de um processo moroso e que, para a execução, você precisará dispor de tempo e profissional disponível para realizar a tarefa.
Por outro lado, com um software especializado e comunicação direta na SEFAZ, esse é um processo mais fácil e rápido. No geral, o sistema não exige a chave de acesso na hora de consultar uma NF, bastando vincular o certificado digital e acessar a aba de NF-e recebidas.
Quais são as vantagens de utilizar um software especializado?
A consulta de notas fiscais nas empresas é um processo rotineiro das áreas financeira e fiscal. O uso de uma solução tecnológica para gestão e emissão de Notas Fiscais elimina o trabalho manual e minimiza as chances de erros.
Por um sistema, é possível ter mais controle das notas geradas e recebidas, e, inclusive, recuperar o XML de notas emitidas. A comunicação direta e integrada com a SEFAZ permite que o órgão tenha ciência e dados das operações efetuadas pela empresa.
Com a Bsoft, você pode melhorar, padronizar e organizar seu processo de emissão e arquivo de notas fiscais de forma segura. Nosso software de gestão de transporte rodoviário de cargas foi desenvolvido para oferecer agilidade e qualidade, além de soluções rápidas para controle de processos.
De modo integrado, todos os setores — comercial, operacional, financeiro e fiscal — conseguem realizar suas operações com eficiência. A integração inclui os processos de emissão de documentos fiscais eletrônicos, como CT-e, MDF-e, PEF (Pagamento Eletrônico de Frete), NF-e e NFS-e.
Nossos profissionais altamente capacitados estão disponíveis para oferecer todo o suporte e consultoria de acordo com as necessidades da sua empresa. Buscamos diariamente superar as expectativas, aliando um ótimo atendimento com o melhor produto.
Com a solução da Bsoft você não terá mais problemas para recuperar o XML de notas emitidas. Nossa missão é assegurar produtos e serviços de excelência aliado ao menor custo de ferramentas e recursos que viabilizam a gestão do seu negócio.
Se você gostou deste post e deseja otimizar os processos para facilitar a gestão financeira e fiscal da sua empresa entre agora mesmo em contato com a gente e fale com o nosso time de vendas!
