(Última alteração em: 20 de Maio de 2021)
Conhecer como as finanças da sua empresa se comportam é essencial para garantir a saúde financeira do negócio. Deixar essa rotina de lado representa um risco grave para o empreendedor. Por isso, é essencial saber como fazer conciliação bancária, como esse processo funciona na prática e a melhor forma de adotar melhorias.
Todos esses elementos fazem parte de uma gestão eficiente que preza pelo crescimento empresarial e merecem atenção. Afinal, o controle sobre esses processos é fundamental para conhecer a situação da empresa e o seu potencial de ganhos.
Pensando nisso, criamos este conteúdo para que você conheça todos os detalhes. Assim, vamos entender como a conciliação bancária pode ser uma aliada? Confira!
O que é conciliação bancária?
Em termos simples, a conciliação bancária é o processo de conferência do extrato bancário de todas as contas com as informações do registro da empresa. Esse controle é essencial, principalmente quando o estabelecimento é correntista em vários bancos.
Além disso, meios de pagamento diversificados, como transferência, depósito e pagamento por boleto, são comodidades que podem ser oferecidos aos clientes da transportadora. Porém, eles também devem passar por essa comparação para garantir o equilíbrio entre entradas e saídas.
Geralmente, o fluxo de caixa é utilizado para verificar essas movimentações, assim, é possível avaliar se os recebimentos previstos ocorreram conforme o esperado. Caso não, essa informação também é útil para identificar quais clientes estão inadimplentes, para começar o processo de cobrança.
Por outro lado, essa ferramenta também serve para acompanhar os pagamentos realizados e os gastos futuros. Eventuais taxas de serviços bancários e juros de pagamentos atrasados também devem ser processados para evitar surpresas.
Como fazer conciliação bancária?
Essa é uma rotina que requer grande cuidado por lidar diretamente com as contas a pagar e a receber da transportadora. Nós entendemos que a conciliação bancária pode ser uma atividade periódica, contudo o acompanhamento do fluxo de caixa deve ser diário.
Essa prática possibilita manter registros precisos e sempre atualizados no momento da consulta. Aproveitamos esse espaço para descrever como esse processo pode ser executado. Veja abaixo.
Reúna as informações necessárias
Não é possível iniciar a conciliação bancária sem dispor de todas as informações. Por isso, a equipe de finanças deve conferir:
- o saldo do banco — possibilita saber o valor exato disponível da conta bancária e ajuda a prevenir gastos quando não há fundos disponíveis para cobri-los;
- as inadimplências — é a conferência do extrato para confirmar se as vendas por depósito bancário ou boleto foram pagas até a data do vencimento;
- as taxas de empréstimos — são cobranças decorrentes de empréstimos solicitados ou do uso do recurso de cheque especial; e
- as tarifas bancárias — são verificadas para evitar que a empresa de transporte não seja cobrada indevidamente ou pague por serviços que não solicitou.
Com todos esses dados em mãos, o profissional da área de finanças pode começar a elaborar a conciliação bancária.
Registre todas as movimentações da transportador a
Muitas empresas ainda adotam um controle manual dos lançamentos ou utilizam apenas planilhas eletrônicas. Contudo, conforme o negócio cresce, é preciso pensar em formas de automatizar as rotinas, sendo importante contar com um sistema de gestão integrada.
Esse investimento ajuda a manter os registros atualizados e possibilita a consulta com agilidade. Além disso, o empreendedor tem a garantia de que as informações estão corretas devido à confiabilidade da ferramenta. Portanto, essa etapa pode ser executada de forma simples, pois há um registro de todos os recursos que entram e saem da conta bancária.
Compare as movimentações periodicamente
O próximo passo no controle financeiro em transportadoras é realizar a parte mais importante dessa atividade. Para tornar esse processo mais simples, é recomendado seguir a ordem diária das movimentações, comparando, primeiro, as entradas e depois as respectivas saídas.
Alguns pontos que merecem atenção são o pagamento de fornecedores, a quitação das contas relacionadas à operação da transportadora e os gastos com a folha de pagamento. As datas de cada registro também requerem um acompanhamento cuidadoso, pois cobranças antecipadas, por exemplo, podem reduzir o saldo de forma significativa.
Averigue as divergências encontradas
Apesar de todos os seus cuidados, há casos em que a equipe financeira encontra divergências. O objetivo dessa etapa não é atribuir culpa, mas, sim, buscar identificar qual é a origem do ocorrido. Esse caso pode ter duas fontes, o extrato bancário está desatualizado e o lançamento ainda não foi processado.
Outra justificativa é que o controle da empresa está incompleto, por isso, esse erro foi identificado. Se os valores e as datas batem, basta realizar o ajuste manual para que o registro fique completo. Caso essa não seja a causa, pode ser necessário procurar o suporte do banco para entender o que pode ter acontecido e solucionar a situação.
Qual é o papel do Bsoft Cobrança Fácil?
No tópico anterior destacamos que é possível identificar inconsistências durante o processo de conciliação. Esses casos devem ser tratados com atenção, pois podem causar sérios problemas. Por esse motivo, apresentamos a plataforma Bsoft Cobrança Fácil.
Essa ferramenta é ideal para as empresas que buscam otimizar a sua gestão de boletos e pagamentos. Além da emissão de boletos registrados gratuitos, o documento recebe baixa assim que é confirmado o pagamento.
Com essa funcionalidade, a transportadora tem condições de oferecer essa modalidade de pagamento. Essa é uma vantagem, pois não há cobrança de pagamento por cancelamento e a taxa de emissão é paga somente no momento da liquidação.
O depósito dos boletos na conta do emissor acontece dentro de 48 horas úteis, o que representa uma vantagem, já que os recursos ficam disponíveis com agilidade. Essa característica ajuda a diminuir os custos com transações financeiras e garante uma economia que ajuda a equilibrar as finanças.
Por fim, é importante destacar que essa rotina deve ser instituída de forma rígida, para garantir que alcança os resultados esperados. Por isso, o empreendedor não deve focar somente em como fazer conciliação bancária, mas em buscar ferramentas que otimizem esse processo. Essa é a chave para aumentar a confiabilidade e a segurança das informações financeiras.
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