(Última alteração em: 26 de Abril de 2021)
A digitalização de processos está cada vez mais presente nas rotinas contábeis e fiscais das empresas. Isso faz com que gestores e profissionais da área precisem saber, por exemplo, o que é Sintegra e os principais documentos fiscais eletrônicos.
É nesse cenário que a necessidade de implementação de novas tecnologias faz-se evidente, tanto para os contribuintes como para os órgãos de fiscalização. O objetivo é modernizar todas as etapas da apuração tributária e, com isso, simplificar o desafio de respeitar a legislação tributária brasileira.
Pensamos nisso, desenvolvemos este conteúdo para explicar como o Sintegra funciona na prática e qual é o seu papel na emissão de notas fiscais (NF-e). Continue lendo para conhecer todos os detalhes!
O que é Sintegra?
Sintegra é a sigla que designa o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços. Essa ferramenta é responsável pelo controle das operações de entrada e saída interestaduais, por meio do recolhimento do ICMS.
Transações de compra e venda de mercadorias, prestação de serviços de transporte e outras categorias que estão enquadradas no ICMS podem ser apuradas por meio do Sintegra. Assim, as empresas registram a sua documentação fiscal, que fica acessível à SEFAZ, o que, por sua vez, permite o compartilhamento de dados com a Receita Federal.
A sua criação foi motivada pela necessidade de aprimorar o fluxo de compartilhamento de informações entre contribuintes e os respectivos fiscos estaduais. Por isso, o Sintegra segue princípios para o seu funcionamento, como:
- garantir o sigilo e a confidencialidade das informações;
- acompanhar a emissão de documentos fiscais dentro da sua competência;
- facilitar a transmissão de informações do contribuinte;
- averiguar comportamento atípico ou irregularidades.
Histórico da criação do Sintegra
Você, provavelmente, já está acostumado com a ideia de notas fiscais e outros documentos emitidos eletronicamente. Essa é uma realidade comum para a maioria das empresas, tanto grandes corporações como pequenos empreendimentos. Contudo, isso só foi possível devido à criação do sistema de Processamento Eletrônico de Dados (PED).
O seu uso começou a ser difundido em 1997, após a assinatura do Convênio 57/95. Esse programa foi desenvolvido para que contribuintes pudessem emitir documentos e realizar a escrituração dos livros fiscais por meio da internet. Isso possibilitou o aumento da confiabilidade das informações enviadas e agilizou a validação dos dados nas Secretarias de Estado de Fazenda.
Além disso, é essencial que esses documentos estejam em uma plataforma unificada, com o intuito de facilitar a sua gestão e organização. Para que isso seja possível, é preciso seguir diversos procedimentos, como o credenciamento e a utilização de sistemas para a geração dos arquivos digitais.
Qual é o papel do Sintegra na emissão de NF-e?
O uso do Sintegra é obrigatório para todos os contribuintes do ICMS e, portanto, tem relação direta com a emissão de notas fiscais para registrar a comercialização de mercadorias. Isso quer dizer que o cadastro junto ao Sintegra é um dos requisitos para que a empresa possa emitir documentos fiscais para as transações de venda. A única exceção são os empreendedores enquadrados como MEI, pois emitem notas fiscais avulsas, utilizando as ferramentas disponibilizadas pelos municípios.
Possibilita a emissão de notas fiscais
Todos os documentos fiscais geram um documento digital chamado de arquivo XML, que, posteriormente, é enviado eletronicamente para o Fisco a fim de registro para recolhimento dos tributos. Porém, esse compartilhamento de informações não pode ser feito se o contribuinte não estiver corretamente cadastrado. Estamos falando da venda de mercadorias e materiais, bem como da prestação de serviços.
Para que isso seja possível, é necessário ser usuário do Sistema Eletrônico de Processamento de Dados, ou SPED, como é mais conhecido. Essa obrigatoriedade pode ser vista como uma burocracia desnecessária e um trabalho a mais para as empresas. Contudo, essa é uma proteção adicional para todos os envolvidos, garantindo, assim, a precisão das informações e a melhoria do processamento.
Garante a acessibilidade de dados
Além da preocupação com a apuração correta e o recolhimento, as empresas devem estar atentas aos controles fiscais que devem ser adotados na sua gestão. Isso faz com que a agilidade da transmissão das informações seja um fator estratégico na prestação de contas junto ao Fisco.
O fato de que os dados se encontram centralizados e armazenados de forma segura é uma vantagem para quem busca ter mais controle fiscal. Além disso, a possibilidade de toda essa rotina ser realizada online aumenta a sua acessibilidade e a otimização de todo o processo.
Aumenta a segurança e confiabilidade
A gestão de um negócio é uma atividade complexa, que requer o acompanhamento diário de diversas áreas, entre elas a rotina fiscal. Isso ocorre porque erros e inconsistências têm consequências sérias para o negócio e podem comprometer o seu funcionamento.
Esse fator se destaca em meio à complexidade da regulamentação tributária brasileira. Por isso, o Sintegra surge como um facilitador para que o empresário possa manter as suas obrigações junto ao Fisco em dia.
Como funciona o cadastro no Sintegra?
Como falamos anteriormente, todos os contribuintes do ICMS e as empresas que adotam o processo de escrituração fiscal por meio do SPED devem aderir ao Sintegra. Esse cadastro é feito no próprio site no qual o contribuinte deve acessar o programa validador do Sintegra. Esse programa é disponibilizado pela Secretaria da Fazenda de cada estado na qual a empresa está localizada. O primeiro passo é cadastrar todas as suas informações, e, em seguida, a partir do CNPJ, terá acesso ao sistema.
Após o cadastro, as empresas devem gerar mensalmente um arquivo magnético em formato de texto (.txt) com essas informações. Para cumprir com essa obrigação, é possível contar com o apoio de softwares de gestão que consolidam todos os documentos fiscais e disponibilizam para os órgãos de fiscalização. A Bsoft já atua com o desenvolvimento de sistemas e a integração de plataformas há 15 anos. Com essa ampla experiência, nós temos a ferramenta ideal para geração e envio de arquivos Sintegra.
Por fim, a otimização da gestão contábil e fiscal é uma responsabilidade importante que deve ser expandida para além do que é Sintegra e o seu papel no cotidiano das empresas. Por isso, queremos destacar que simplificar processos e otimizar os resultados devem ser os objetivos que guiam as suas atividades.
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