(Última alteração em: 15 de Abril de 2021)
Se você trabalha com transportes de carga, pode ser que tenha uma ideia sobre o que é EDI, a sigla para o termo em inglês Electronic Data Interchange — que em português significa Intercâmbio Eletrônico de Dados. Esse conceito representa todos os tipos de processo que permitem a troca de dados entre sistemas. Com ele, o compartilhamento de informações entre empresa e clientes é otimizado, o que propicia muitas vantagens para o negócio.
A logística e a gestão de transportes, que geram um volume expressivo de dados, especialmente, se beneficiam com essa tecnologia, que favorece a competitividade e a redução de erros e custos. Neste post, vamos explicar melhor como funciona essa solução e como ela se aplica à cadeia de distribuição de cargas. Continue lendo e saiba mais!
O que é EDI?
Como vimos, basicamente, EDI é a transferência eletrônica de informações entre sistemas. Ele é feito em um arquivo estruturado, viabilizando a troca de dados de uma empresa para outra. Assim, é possível coletar e transformar dados de um cliente automaticamente sem que algum colaborador precise digitar e introduzir as informações manualmente no sistema da empresa.
Acompanhe um exemplo para entender melhor: geralmente, as operações comerciais são realizadas de forma que uma empresa gera os documentos necessários em papel e, após as verificações internas, eles são encaminhados para a outra empresa, a qual por sua vez faz a devida averiguação, para em seguida introduzi-los em seus sistemas.
A intenção da utilização do EDI é informatizar todo esse procedimento, eliminando a quantidade de papéis que esses processos utilizam, e aumentar a agilidade, produtividade e precisão de informações, além de reduzir os custos dos processos mercantis, quesitos ideais para empresas competitivas na economia atual.
Para que ele serve?
O uso do EDI é versátil, podendo se dar em diferentes ramos de atividade, tanto na indústria quanto nas empresas e transportadoras. O sistema garante mais qualidade nas informações, agilidade nos processos, segurança na comunicação entre os diferentes setores e redução de custos.
Em suma, o sistema permite a troca de dados digitalmente, o que elimina erros pela entrada manual de dados de documentos e informações, reduzindo inclusive o tempo gasto com essas tarefas. Dessa forma, o uso da tecnologia para compartilhamento de dados entre setores e empresas envolvidas serve para aproximar os profissionais e melhorar a experiência do cliente.
Quais exemplos do uso do sistema EDI em transportes e logística?
O grande foco do uso de arquivos EDI é compartilhar dados e documentos de empresas com segurança e simplicidade na troca de informações. Para tanto, isso pode ser feito de diferentes maneiras, cada uma delas com aplicações específicas para as etapas dos processos. Especificamente para as empresas de transportes e logística, podemos citar os exemplos a seguir.
Envio de arquivo de pedido eletrônico
A operação mais comum com o uso do EDI é o envio de arquivo de pedido eletrônico de compra de matérias-primas e outros produtos para os sistemas dos fornecedores da empresa. Nesse caso, ocorre a troca de arquivos eletrônicos, evitando assim erros de emissão manual do documento e tornando o processo mais rápido e seguro.
Transmissão de notas fiscais entre embarcador e transportadora
No setor de transportes e logística, o sistema EDI auxilia no compartilhamento de informações de documentos como as notas fiscais eletrônicas, no que diz respeito aos produtos a serem transportados, quando o embarcador tem o interesse de enviar os dados da carga à transportadora. Logo que recebe, a empresa carrega os arquivos das notas fiscais em seu sistema, economizando tempo e reduzindo custos.
Envio de ocorrências referentes às coletas e entregas
Quando falamos em empresas da área logística, o sistema de arquivos EDI é de grande importância para o relato de ocorrências no momento de coletas e entregas. Afinal, comunicar ao embarcador rapidamente o que houve no transporte das mercadorias, em formato de arquivo digital com informações confiáveis, ajuda a melhorar a qualidade percebida pelo cliente, inclusive.
Transmissão de cobranças e boletos
Outras tarefas do dia a dia das transportadoras que saem em vantagem com o uso de EDI é a transmissão de cobranças e boletos. Uma vez que esse processo deixa de ser realizado manualmente, ele se torna mais rápido e eficiente, sendo registrados diretamente no sistema de gestão financeira da empresa.
Mas de que forma isso pode ser aplicado na gestão de transportes? Acompanhe a seguir os detalhes das operações.
Qual é sua aplicabilidade na gestão de transportes?
A utilização de arquivos EDIs é extremamente abrangente e na área de transportes é ainda mais essencial. Isso acontece porque, em sua maioria, um embarcador que utiliza arquivos EDIs gera um único arquivo em formato .txt (texto) contendo todas as informações da carga.
O documento contém informações nas notas fiscais que serão transportadas. No lugar de informar nota por nota que vai acompanhar os pedidos, um arquivo com todos os dados é enviado para a transportadora. Após realizar o envio do arquivo, a transportadora o importa para o seu sistema e, assim, pode gerar conhecimentos em lote, mesmo que tenham milhares de notas fiscais a serem carregadas.
Em vez de enviar o DACTE (documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico) ou o XML para o cliente, a transportadora cria outro arquivo — também em formato .txt gerado pelo próprio sistema — contendo todas as informações dos conhecimentos.
O mesmo procedimento é feito em relação às faturas e ocorrências de entrega, caso seja exigido pelo cliente. Os arquivos EDIs mais utilizados pelas transportadoras são: NOTFIS, CONEMB, DOCCOB, OCOREN E PREFAT.
Essencialmente, os arquivos EDI facilitam a comunicação entre os diferentes elos de uma cadeia de suprimentos. Consequentemente, a empresa passa a ter processos mais rápidos, práticos, transparentes e, sobretudo, menos suscetíveis a erros — que tendem a ser mais frequentes quando os procedimentos são realizados manualmente.
O uso de EDI em transportadoras automatiza determinadas tarefas e praticamente elimina o trabalho manual de inserir e redigitar informações. No fim, a comunicação entre as partes se torna mais fluida e segura, o que implica um ganho de produtividade para todos os envolvidos.
Além disso, a utilização do EDI não se limita ao relacionamento cliente-empresa. Hoje, esse tipo de arquivo é utilizado também para realizar a averbação da carga. As maiores seguradoras optam por realizar o seguro da mercadoria dessa forma, por se tratar de um procedimento muito mais preciso e confiável.
Quais são seus principais benefícios para transportadoras?
Agora que você já sabe o que é EDI, já pode imaginar como ele é capaz de aprimorar as rotinas nas empresas que o adotam para suas relações comerciais. Aqui, destacamos os principais benefícios para a gestão do transporte. Veja!
Agilidade
Um proveito que é percebido logo no início na utilização dessa tecnologia é o ganho de tempo. Se antes os colaboradores precisavam copiar e conferir dados um por um, com o EDI, o envio e recebimento de informações e documentos são feitos em poucos cliques.
Diminuição de erros
Pegando um gancho com o tópico anterior, a rapidez proporcionada pelos arquivos EDI vem junto da precisão. As informações enviadas pelos clientes são incorporadas no sistema da transportadora imediatamente, sem que elas precisem ser reintroduzidas de outras formas. Desse jeito, a probabilidade de erro é quase nula.
Aumento da produtividade
A tecnologia, como um todo, viabiliza a automação de atividades operacionais e abrem espaço para que o recurso e o talento humano sejam mais bem-aproveitados. Com mais tempo, a equipe se torna mais produtiva e tem disponibilidade para se dedicar a projetos mais estratégicos e urgentes, e desenvolver seus conhecimentos e habilidades a favor do negócio.
Melhoria na comunicação
Sem dúvidas, o EDI garante uma comunicação alinhada e integrada entre as diferentes partes da cadeia logística. Além de reforçar a transparência, a ferramenta ajuda a mitigar erros e assegurar a qualidade do serviço.
Segurança e confidencialidade nas transações
Uma grande vantagem do EDI é a garantia de proteção de dados e confidencialidade nas transações realizadas entre empresas e clientes. Afinal, todos os documentos são transmitidos e armazenados eletronicamente na plataforma, de forma integrada e segura.
Redução de custos
Os arquivos EDI promovem uma redução de despesas que muitas vezes não são percebidas pela gestão, mas que pesam muito no orçamento. Por exemplo, podemos elencar gastos com:
- impressão de faturas e documentos;
- compra de papel;
- remessa dos documentos até os clientes;
- retrabalho e erros;
- mão de obra para cumprir as tarefas operacionais (com possíveis horas extras).
Logo, percebemos que com mais produtividade, rapidez e exatidão, a empresa adota processos mais enxutos, objetivos e, principalmente, econômicos. Por consequência, isso melhora a relação do embarcador com a empresa transportadora e, ainda, a relação com o cliente ao final do processo.
Portanto, a tecnologia e automação aplicadas à logística oferecem uma série de ganhos efetivos para uma empresa, por isso que gestores precisam se informar sobre o que é EDI e outros recursos. No fim das contas, esse sistema de compartilhamento de arquivos contribui significativamente para otimização e melhoria de processos, o que torna sua gestão mais inteligente e estratégica.
Gostou de conferir o post sobre arquivos EDI e deseja saber como aplicá-los na sua empresa? Então, entre em contato com a nossa equipe e conheça as funcionalidades que a Bsoft tem a oferecer!
