(Última alteração em: 5 de Março de 2021)
A comprovação de entregas é uma etapa muito importante do serviço de qualquer transportadora. Ela deve ser registrada com o objetivo de evitar transtornos gerenciais e judiciais em relação à documentação da carga. Afinal, é fundamental confirmar que a mercadoria foi efetivamente deixada nas mãos do cliente.
Existem dois documentos que servem para verificar essa questão. O primeiro é a 2ª via do conhecimento de transporte, assinada e datada pelo destinatário. O segundo é o canhoto da nota fiscal, que hoje em dia pode ser inclusive digital, com cópia para a empresa e para o destinatário.
No entanto, não basta simplesmente recolher a assinatura e deixar por isso mesmo. Uma boa gestão de entregas depende de outros dados indispensáveis no comprovante. A seguir, listamos seis dicas para você colocar em prática e melhorar o processo de comprovação das entregas!
1. Defina as informações coletadas
Muito além da assinatura na comprovação de entregas, outras informações também são importantes para o controle da transportadora. Por exemplo, o nome e um documento de identificação (como CPF ou RG) de quem recebeu. Isso porque nem sempre o destinatário final pode ser essa pessoa.
Em empresas, por exemplo, há sempre alguém encarregado dessa função. E mesmo em residências familiares, em prédios e condomínios com ou sem portaria, entre outros. Além disso, é fundamental colocar também a data e a hora da entrega.
Em alguns casos, a depender do sistema utilizado, uma chave de acesso também precisa ser registrada. Essas são informações básicas, mas é possível acrescentar outras de acordo com a necessidade de registro.
2. Compartilhe informações em tempo real
Para que a comprovação de entregas seja reconhecida imediatamente no monitoramento da transportadora, é indispensável compartilhar informações em tempo real. Essa ação pode ser efetuada com a ajuda de smartphones e tablets, em softwares online e offline.
O motorista notifica o gestor, que, quando necessário, retorna o contato ou apenas conclui a operação. Há ainda a opção de enviar uma mensagem por e-mail ou SMS para o próprio cliente, a fim de que ele confirme que a entrega foi satisfatória.
Esse é um cuidado que permite trazer mais qualidade para os processos, de modo a identificar falhas, erros e atrasos. E ainda verificar a satisfação do destinatário, algo que é muito importante para implantar melhorias, além de avisá-lo caso não tenha sido ele o recebedor, por algum motivo.
3. Confirme por meio de áudio ou foto
Depois de coletar a assinatura do responsável pelo recebimento da carga, o motorista ainda pode gerar informações a respeito do andamento do serviço. Um meio de realizar isso é com o envio de confirmações em áudio e vídeo, ou até mesmo da localização via GPS do smartphone.
A foto pode ser um registro da mercadoria, da assinatura digital da pessoa ou mesmo do canhoto, físico ou digital. Já o áudio pode ser apenas um repasse de informações básicas que atestem que a entrega foi concluída.
O acompanhamento por GPS pode servir para embasar esses registros e deixar as informações ainda mais completas. O uso desses recursos não é obrigatório, mas deixa todo o processo muito mais seguro.
4. Resolva possíveis rejeições
Caso ocorra algum tipo de rejeição ou dúvida a respeito da entrega, será simples dar uma resposta rápida ao cliente. O sistema utilizado pode ser consultado para informações rápidas. Assim não haverá problemas com assinatura ou em caso de alguma entrega que não está completa.
Essas informações também poderão ser registradas para posterior análise, mesmo que o cliente assine e receba a mercadoria. E, se ele preferir não aceitar, o registro fica à disposição com uma justificativa a respeito do que aconteceu.
Por fim, diante de situações mais complicadas, ainda é possível contatar diretamente o gestor com o intuito de que a resolução ocorra o quanto antes. Ou seja, tudo acontece da melhor forma para todos os envolvidos na entrega.
5. Armazene dados corretamente
Não se esqueça de que um sistema de integração permite que todos os dados fiquem armazenados corretamente. O motorista e o gestor podem acompanhar, em um mesmo sistema em uma mesma tela, todas as informações a respeito de algum embarque, ou ainda das entregas pendentes, futuras e concluídas.
Essa é uma providência fundamental para que se desenvolva mais consciência e controle a respeito de qualquer alteração na atividade. Imprevistos podem acontecer, a depender de questões como a jornada de entrega, caminho traçado para o motorista ou até mesmo alguma inconsistência no recolhimento da mercadoria antes da entrega final.
Para completar, esse armazenamento serve como um histórico do trabalho da transportadora e também como uma parte da comprovação de entregas. Se o cliente contratante ou o cliente final precisarem de algum detalhe específico do trajeto, ele estará ali, devidamente computado.
6. Invista em uma solução moderna de comprovação de entregas
Para que todos esses processos corram bem e estejam integrados, é fundamental que você procure por uma solução moderna para comprovar entregas. Um software personalizado, que garanta a segurança de dados e o imediatismo na transmissão de informações, faz toda a diferença em seu trabalho.
Um ótimo exemplo disso é a proposta desenvolvida pela Bsoft, com foco em transportadoras de médio e pequeno porte. Com interface intuitiva, funções completas e total acessibilidade para quem utiliza, a sua etapa de comprovação flui muito mais rápido.
Além disso, tem um excelente custo-benefício e, sempre que você precisar, um atendimento ágil e objetivo para solucionar qualquer dúvida. Você ainda consegue emitir notas fiscais, realizar pagamentos eletrônicos, gerar boletos e muito mais. É realmente uma solução completa.
Como você pode perceber, a comprovação de entregas é uma obrigatoriedade fiscal e, por isso, deve ser feita de maneira detalhada. Cada informação coletada é importante para confirmar as atividades da transportadora e tranquilizar os clientes que enviam e recebem as mercadorias. Com a ajuda da tecnologia, essa etapa fica mais fácil — e a Bsoft ainda pode trazer muitos diferenciais para que a execução desse serviço seja sempre impecável em sua transportadora!
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