(Última alteração em: 17 de dezembro de 2020)
Introdução
A rotina da área de logística de transporte envolve o gerenciamento de uma série de tarefas e processos de tomada de decisões estratégicas. Assim, para aperfeiçoar a gestão do negócio, é fundamental acompanhar as técnicas e ferramentas que ajudam a alavancar os seus resultados.
Nesse sentido, a metodologia Scrum desponta como uma poderosa aliada para segmentar as atividades cotidianas e executá-las com maior agilidade.
As operações logísticas são cheias de variáveis, necessitando de métodos que as mantenham organizadas e que garantam a qualidade final exigida pelo mercado e pelos clientes. Uma das principais características da ferramenta Scrum é justamente a sua compatibilidade com operações voláteis, o que a torna ideal para logística.
Quer promover melhorias contínuas na sua empresa de transportes? Confira, neste post, como aplicar a metodologia Scrum em uma transportadora!
1. O que são metodologias ágeis?
As metodologias ágeis foram criadas na indústria da Tecnologia da Informação, tendo como finalidade resolver problemas comumente encontrados em empresas que trabalham com o gerenciamento de projetos, sendo eles:
- etapas de produção demasiadamente longas e sem apontar o prazo de finalização;
- falta de clareza e ruídos de comunicação entre as equipes;
- desalinhamento entre os objetivos do cliente e o time de colaboradores.
Devido à sua alta capacidade de eliminar obstáculos em projetos, as metodologias ágeis passaram a ser implementadas em diferentes ramos com o intuito de escalar resultados, inclusive na logística. Alguns dos exemplos de metodologias ágeis são Scrum, Lean e Kanban.
Os projetos pautados na metodologia Scrum se caracterizam por ter início e fim definidos, mas o processo de execução pode se estender por meses e até mesmo por anos — períodos longos, em que muitas coisas podem acontecer. Diante disso, houve a necessidade de criar métodos inteligentes e eficientes para eliminar eventuais problemas.
Outra demanda era a simplificação da execução de cada etapa dos projetos, para que fosse possível alcançar as metas propostas para a entrega final. Foi assim que os métodos ágeis ganharam popularidade entre as empresas.
Ao contrário dos modelos tradicionais, que são mais engessados, as metodologias ágeis funcionam a partir de ciclos de desenvolvimento de curta duração, com prazos de entregas definidos. Assim, o foco passa a ser em promover melhorias contínuas nos processos organizacionais, alinhar a equipe e manter a produtividade coletiva.
Considerando os ciclos mais curtos, também se torna muito mais fácil identificar e corrigir erros e falhas durante a execução do projeto, o que contribui para o atingimento dos objetivos determinados na etapa de planejamento.
Além disso, gestores, gerentes e colaboradores ganham flexibilidade e autonomia para realizar adaptações que contribuam para que o projeto seja concluído com sucesso.
1.1 Manifesto ágil
Embora algumas das metodologias ágeis já existissem antes desse evento, no ano de 2001, um grupo de 17 desenvolvedores se reuniu para discutir novas abordagens de gerenciamento de projeto, o que deu origem ao Manifesto Ágil — uma espécie de documento que formaliza os métodos ágeis e determina princípios que os caracterizam.
De acordo com esse documento, os aspectos mais relevantes relacionados às metodologias ágeis são:
- praticidade: prevê mais software do que documentação abrangente;
- comunicação: prevê mais comunicação entre os indivíduos do que ferramentas e processos;
- adaptabilidade e flexibilidade: prevê mais respostas a eventuais mudanças do que seguir um plano fixo;
- alinhamento de expectativas e colaboração: prevê mais colaboração entre equipe e cliente do que a negociação de contratos;
2. O que é a metodologia Scrum?
A metodologia Scrum foi criada pelos desenvolvedores Jeff Sutherland e Ken Schwaber e, basicamente, pode ser definida como um framework projetado para desenvolver projetos considerados complexos.
Inicialmente, a ferramenta era exclusividade da área de desenvolvimento de sistemas e softwares, mas, ao logo do tempo, se tornou um recurso indispensável para qualquer empresa.
O método de trabalho se dá por meio da divisão de pequenos ciclos de atividade dentro de um projeto, o que acrescenta organização aos processos. Esses ciclos são planejados de forma antecipada e chamados de sprints. Cada sprint é um período de tempo em que as atividades deverão ser executadas pelos colaboradores envolvidos na proposta.
A função da metodologia Scrum é potencializar o trabalho coletivo, ajudando no monitoramento da evolução do produto, sem desviar o foco da qualidade da produção e do cumprimento dos prazos previstos para o projeto.
Em seu livro ‘’Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo’’, o autor Jeff Sutherland diz que a ferramenta permite que as companhias alcancem mais resultados usando menos tempo, recursos e pessoas, sem que isso signifique menos qualidade.
Sutherland ressalta que a metodologia abre espaço para a criatividade e a incerteza, fomentando o aprendizado da equipe como um todo. Isso porque a estrutura do Scrum se baseia na forma como os times atuam, disponibilizando recursos que estimulam a auto-organização para que os colaboradores otimizem o seu tempo para entregas rápidas e de qualidade.
Além disso, a cada sprint, a equipe recebe feedback do usuário, podendo fazer ajustes e correções antes da entrega final. Isso elimina desperdício de tempo e dinheiro com retrabalhos devido a falhas constatadas apenas no fim do projeto.
2.1 Estrutura da metodologia Scrum
Para entender o funcionamento da metodologia Scrum, é necessário saber que ela se divide em 3 papéis: Scrum Master, Product Owner e Scrum Team. A seguir, entenda qual é a função de cada um deles.
2.1.1 Scrum Master
Trata-se de um papel essencial para conduzir o Scrum, pois o profissional que assume essa responsabilidade auxilia a equipe a compreender a metodologia, quais são os seus princípios, práticas e valores. Para tanto, ele precisa ter um entendimento aprofundado da ferramenta.
Em suma, o Scrum Master atua como um coach para o time, ajudando-o a criar uma abordagem própria para o projeto, além de liderar todo o processo. Esse profissional também tem a missão de eliminar qualquer obstáculo que esteja prejudicando o avanço e a produtividade da equipe.
Durante o projeto, quem ocupa esse cargo verifica se todos os envolvidos estão executando as suas tarefas corretamente, certificando-se de que ninguém tem dúvidas ou está atrasado. Porém, é preciso ressaltar que o trabalho do Scrum Master não é dar ordens, mas sim guiar o time de acordo com a metodologia Scrum.
2.1.2 Product Owner
É o profissional incumbido de determinar quais funcionalidades e recursos vão ser usados e construídos. O Product Owner também define quais são as expectativas quanto ao produto final e transmite para a equipe os objetivos da proposta. Por isso, ele deve ser o maior interessado nos eventos que tratam a preparação e a reunião de planejamento do sprint.
Ainda faz parte do trabalho do Product Owner alinhar e ajustar as funcionalidades e prioridades em cada sprint, além de aceitar ou rejeitar os resultados de trabalho, assegurando a qualidade da entrega final.
2.1.3 Scrum Team
O Scrum Team nada mais é do que a equipe que vai colocar as etapas do projeto em prática para construir o produto solicitado. O time será orientado o tempo todo pelo Scrum Master, responsável por organizar os processos segundo as diretrizes da metodologia Scrum, a fim de alcançar os objetivos estipulados pelo Product Owner.
Nessa modalidade de equipe, não há uma divisão a partir de papéis tradicionais, pois todos os envolvidos trabalham em conjunto para concretizar o trabalho do sprint. Geralmente, o Scrum Team é composto por 6 a 10 pessoas.
3. Como funciona a dinâmica do Scrum?
Como preza pela simplificação dos processos, a dinâmica Scrum funciona de uma maneira muito prática. Tudo inicia a partir de uma visão inicial do produto e de um planejamento que é construído pelo Product Owner, que normalmente é o cliente ou um representante designado por ele.
Na sequência, o planejamento é separado pelas funcionalidades do produto em uma lista cujo nome é product backlog. Essa lista evolui conforme o desenvolvimento do projeto, devendo ser estruturada com cautela para que realmente atenda às necessidades do cliente. Nesse momento, o Product Owner age para selecionar prioridades.
Após essa definição, é feita a divisão do projeto em ciclos — sprints — que podem ter de duas a quatro semanas de duração. Tenha em mente que um sprint é o prazo para que as tarefas do product backlog sejam executadas.
Antes de dar início a um ciclo, a equipe participa de uma reunião de planejamento na qual é definido como as atividades vão ser implementadas. Esse momento é importante para que todos os membros tenham uma visão clara de quais devem ser as prioridades e quais as metas a serem atingidas.
Posteriormente, as tarefas que foram estabelecidas em cada sprint são transferidas do product backlog para a fase chamada sprint backlog.
No período de execução do sprint, a equipe faz um daily scrum (reunião diária) para que cada colaborador aponte o que foi feito no dia anterior e o que será feito no dia atual. A daily também representa uma oportunidade para que os profissionais pontuem eventuais impedimentos que estão atrapalhando o seu desempenho.
As reuniões diárias são realizadas até o fim do sprint. Quando isso acontecer, é feita uma reunião com a finalidade de revisar as funcionalidades implementadas e, assim, validar o produto. O evento inclui uma retrospectiva do sprint, em que o time avalia como foi o processo, lista possíveis necessidades de adaptação e se prepara para começar o planejamento do sprint seguinte.
Todas as etapas citadas se repetem até que ocorra a entrega final do produto. É importante que a sequência das etapas seja respeitada para garantir o fluxo do trabalho e a familiaridade dos profissionais com a metodologia.
4. Quais são os seus principais benefícios?
Sem dúvidas, o Scrum traz muitos benefícios para a gestão de projetos em empresas. Afinal, a metodologia facilita a compreensão do pedido do cliente e melhora os processos internos, impulsionando os seus resultados.
A seguir, descubra quais são as vantagens da ferramenta.
4.1 Melhoria contínua
Ao final de cada sprint, a equipe identifica obstáculos encontrados na realização das tarefas do período em questão. Isso permite o aperfeiçoamento dos processos sprint por sprint, o que contribui para a melhoria contínua do gerenciamento de projetos.
Assim como acontece na metodologia Lean, o Scrum tem o princípio de construir, medir e aprender: por meio da metodologia, constrói-se o incremento de produto, mensura-se o desempenho dele e aprende-se com os erros. O framework ensina que a inspeção é crucial para o aprendizado e adaptação, resultando na evolução da equipe e, consequentemente, da companhia.
Os aprendizados devem ser registrados formalmente em um sistema de gerenciamento com o machine learning, em que são dadas respostas rápidas e automáticas de acordo com os registros anteriores, o que facilita consultas e análises futuras.
4.2 Eficiência
Cada ciclo do Scrum contém uma parte do desenvolvimento daquilo que será o produto final, que poderá ser acessada pelo cliente para que fique ciente de tudo o que está sendo feito. Isso acontece por meio da demonstração das funcionalidades desenvolvidas no sprint, quando os envolvidos poderão aprová-las ou solicitar melhorias.
Assim, uma das principais vantagens dessa metodologia é a redução de riscos no planejamento logístico, já que o cliente acompanha todas as etapas do projeto e pode apontar falhas e pedir ajustes sempre que for necessário, o que aumenta a eficiência dos serviços prestados pela empresa.
4.3 Inovação
Ao utilizar sprints, a sua equipe consegue desenvolver e entregar propostas com maior grau de previsibilidade e em menos tempo. Portanto, o método ágil gera inovação para a companhia, tendo em vista que os métodos tradicionais são mais engessados e demandam mais tempo para a finalização do produto.
Outro aspecto inovador é o fato de a metodologia estimular as equipes a produzirem e se organizarem de maneira mais autônoma. Nesse contexto, o Product Owner não é visto como um chefe, pois atua em parceria com os colaboradores. Tudo isso cria um senso de autorresponsabilidade.
Além disso, um erro recorrente no gerenciamento de projetos é fazer com que os profissionais trabalhem em múltiplas tarefas simultaneamente, o que acarreta a perda de produtividade na transição de mindset de uma para outra. No Scrum, isso não acontece, já que a divisão em ciclos garante o foco em uma atividade por vez.
4.4 Colaboração
Muitas vezes, em projetos tradicionais, os membros da equipe acabam não tendo muito contato entre si, deixando de trocar experiências e aprendizados que poderiam expandir os seus conhecimentos. Por meio das reuniões e objetivos transparentes do Scrum, todos os membros dos times ganham visibilidade e podem se organizar em conjunto.
As ferramentas colaborativas adotadas na implementação dessa metodologia ágil também favorecem a comunicação, otimizando a troca de informações e melhorando o desenvolvimento do produto. Dito isso, a ferramenta gera diversas oportunidades para que os profissionais se envolvam em todas as etapas dos sprints e interajam entre si.
4.5 Transparência
O modo como o Scrum funciona propicia o envolvimento do cliente com o projeto, da fase de priorização de recursos até o planejamento das interações. Sendo assim, há mais transparência e confiança entre as partes envolvidas. A equipe ganha liberdade para trabalhar, pois o cliente passa a confiar no que ela executa.
A realização das reuniões diárias se baseia no princípio do feedback contínuo — aspecto que também gera transparência. Todas as informações do projeto são exibidas em um quadro do Scrum, com gráficos que são atualizados constantemente, proporcionando um ambiente de trabalho aberto, em que todos tomam conhecimento do que está sendo feito.
4.6 Liderança fortalecida
A aplicação da abordagem Scrum modifica a liderança de equipes. Isso porque não há a figura única do chefe que comanda o restante time, pois todos os membros se tornam responsáveis pelo seu trabalho e ficam sob a orientação do Scrum Master.
Nesse cenário, os funcionários saem do anonimato e se tornam protagonistas dos processos. A partir do momento em que todos são responsáveis pelos erros e acertos, a tendência é que as pessoas tenham mais empatia, criando um ambiente colaborativo e focado em resultados.
Por fim, também é necessário que o Scrum Master tenha o mesmo nível de comprometimentos com os resultados que os demais membros da equipe, alinhando as expectativas dos colaboradores em prol do alcance das metas estabelecidas para o projeto.
5. Como aplicar a metodologia Scrum em transportadoras?
O uso da metodologia Scrum pode ser extremamente útil para as transportadoras, pois ajuda a diminuir o prazo de entrega dos projetos logísticos e contribui para a previsão de demanda, tornando a empresa mais organizada, eficiente e competitiva no mercado.
A seguir, saiba como implementar essa abordagem na sua transportadora.
5.1 Monte uma equipe
Em primeiro lugar, é necessário montar a equipe que seguirá as práticas do Scrum. Ela deve ser multidisciplinar, para que consiga executar todas as etapas de criação e desenvolvimento do produto. Isso começa pela análise dos colaboradores no momento de delegar as funções de Scrum Master, Product Owner e Team Scrum.
A definição do Scrum Master requer atenção, pois é substancial que a pessoa que vai ocupar esse cargo tenha muito conhecimento sobre o funcionamento da metodologia Scrum. O ideal é que esse indivíduo passe por um treinamento para aprofundar-se no assunto.
5.2 Crie um backlog
Formada a equipe, é hora de começar o planejamento no product backlog, no qual é feita uma lista de todas as funcionalidades solicitadas para o produto. Depois, são estabelecidas as prioridades da lista.
Essas determinações não são fixas, visto que o backlog pode ser modificado no decorrer do processo, caso aconteça um imprevisto ou surjam outras necessidades.
A estratégia de priorização organiza as rotinas da companhia, fazendo com que as atividades mais importantes de cada sprint recebam a devida atenção para que sejam concluídas em conformidade com as expectativas do cliente.
Nessa etapa, recomenda-se promover uma comunicação mais ativa com as partes envolvidas no projeto, a fim de levantar quais são as suas demandas e necessidades. Com base nessa análise, avalie quais questões merecem prioridade e o que deve ser feito para entregar resultados satisfatórios.
5.3 Faça os sprints
A terceira etapa consiste no planejamento de cada sprint. Para isso, determine o período de execução do ciclo, saiba quem são os envolvidos e conheça as suas respectivas funções. Também é preciso selecionar as ferramentas adequadas para os processos e definir como elas vão ser integradas na rotina dos colaboradores.
É essencial que tudo o que for planejado seja documentado de forma simplificada e disponibilizado para os participantes do projeto, de modo que todos fiquem a par do fluxo dos sprints, dos prazos e de suas responsabilidades.
5.4 Analise os resultados de cada sprint
Ao fim de cada sprint, avalie tudo que foi entregue. Esse processo é chamado de sprint review e permite ao gestor e time entender melhor o que deu errado e deve ser evitado e o que deu certo e pode ser replicado nas etapas futuras. Dessa maneira, o projeto mantém a aprendizagem e melhoria contínuas.
Esses eventos são importantes para alinhar as expectativas da equipe para que todos os membros e interessados tenham o mesmo foco e permaneçam no mesmo rumo até a entrega do produto.
5.5 Organize o processo em um formato visual
Por último, é hora de organizar o processo em um formato visual para que seja possível monitorar o andamento dos ciclos do Scrum. Uma alternativa é adotar o Kanban, que também é uma metodologia ágil e classifica as tarefas em “o que deve ser feito”, “o que está em andamento” e “o que foi finalizado”.
Com esse sistema, você pode verificar o status das atividades, ficando informado para cumprir prazos. Outra opção é colocar post-its em um quadro físico disponibilizado em uma área central em que toda a equipe possa acompanhar a atualização das informações.
6. Por que metodologias ágeis são importantes para transportadoras?
Aumentar a eficiência da equipe, eliminar desperdícios de recurso e tempo são pontos fundamentais para o sucesso das transportadoras. A agilidade nos processos internos faz toda a diferença para que as empresas desse nicho garantam a qualidade e rapidez nas suas entregas e, assim, mantenham os seus clientes satisfeitos.
A adoção do Scrum ajuda a companhia a identificar oportunidades de alavancar o negócio, desenvolvendo soluções em um período curto — fator que gera vantagem competitiva. Em resumo, o Scrum traz praticidade para o gerenciamento de projetos, melhora a produtividade e assertividade das equipes, acelerando a criação de serviços de alta qualidade.
Conclusão
Pode-se concluir que a metodologia Scrum é uma ferramenta que agrega agilidade, eficiência e qualidade para todo e qualquer tipo de projeto, de todos os segmentos. De modo geral, o método evita problemas frequentes no desenvolvimento de novas propostas, disponibilizando mecanismos para que o time os elimine com precisão.
A metodologia dá autonomia para a equipe, fortalecendo o senso de pertencimento dos colaboradores, o que os estimula a evoluir cada vez mais.
Os seus benefícios também se estendem diretamente aos clientes, que ficam mais satisfeitos com entregas que cumprem os requisitos de prazo e qualidade. Portanto, ela impacta positivamente e de modo geral no crescimento da sua transportadora.
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