(Última alteração em: 13 de outubro de 2020)
O cadastro de clientes é algo que ajuda a otimizar algumas rotinas na empresa, principalmente quando falamos de melhorar o processo de identificação e agilizar as transações realizadas.
Criar uma base padronizada e completa é fundamental para viabilizar essas melhorias. Elaboramos este artigo para ajudar a entender melhor a importância do cadastro e como ele pode ajudar. Confira!
Os benefícios do cadastro e gestão de dados de clientes
Criar e manter uma base de dados de cadastro de clientes traz mais organização para a empresa e contribui para melhorar rotinas de vários setores, o que inclui marketing, comercial e logística.
Por meio da gestão dessas informações, fica mais fácil identificar os clientes e encontrar meios de melhorar a relação com eles. Para as questões mais práticas, listamos os principais benefícios:
- a organização é muito melhor tendo os clientes cadastrados;
- praticidade e agilidade nas emissões;
- consultar dados, como endereços, telefones, e-mails etc;
- identificar quais clientes têm o melhor perfil para determinado produto ou serviço;
- minimizar e evitar erros;
- identificar bons e maus clientes.
Como fazer um cadastro eficaz
Um cadastro de excelência precisa registrar todos os dados necessários para que a empresa conheça o cliente. Então, ele deve conter as informações essenciais para emissão de documentos (como nota fiscal), para cobrança, para entrega, entre outras coisas.
Erros que devem ser evitados
Porém, para que o cadastro seja mesmo eficaz, é preciso tomar uma série de cuidados na hora de criar e mantê-lo. Quanto mais acertadas e organizadas forem as informações, mais eficientes serão todos os processos. Entenda, a seguir, quais erros devem ser evitados.
Preenchimento incompleto
Na hora de realizar o cadastro de clientes, é de suma importância ter cuidado com o preenchimento dos formulários. A falta de informações pode fazer toda diferença lá na frente.
Imagine como seria fazer uma venda e ter dificuldades para planejar a entrega pelo fato de o endereço não ter sido cadastrado corretamente, com todas as informações necessárias. Isso também vale para outras rotinas, como a financeira e a comercial.
Falta de conferência dos dados digitados
Erros de digitação são grandes vilões. Eles fazem com que a base de dados seja inconsistente, aumenta o risco de gerar duplicidades e pode até mesmo complicar o processo de emissão de documentos, já que alguns equívocos podem chegar a anulá-los.
Não atentar ao tipo de cliente
Se a sua empresa trabalha tanto com pessoa física quanto jurídica, é fundamental diferenciá-las no cadastro. Essa divisão é importante para personalizar os atendimentos e a gestão da carteira.
Deixar de verificar a contribuição do ICMS
É necessário registrar e conferir a informação de contribuição de ICMS e detalhar se é não contribuinte, isento ou contribuinte, por exemplo.
Como o cadastro de clientes facilita a emissão de NF-e
O cadastro excelente precisa conter todos os dados necessários para que você conheça seu cliente. Isso inclui:
- nome completo ou razão social;
- CPF ou CNPJ;
- endereço completo;
- dados para contato.
Com base nessas (e outras) informações, já se tem dados suficientes para preencher uma NF-e completa — aliada ao cadastro de produtos, essa rotina torna a equipe mais produtiva e menos sujeita a erros.
Os critérios para contratar um software de cadastro de clientes
Antes de contratar um software para auxiliar na gestão do cadastro de clientes, é preciso entender quais são as necessidades da sua empresa a fim de verificar quais funcionalidades a ferramenta deve oferecer. Além disso, é importante estabelecer alguns critérios como:
- a praticidade para fazer os cadastros;
- a facilidade no uso do sistema (se ele é intuitivo);
- a confiabilidade do serviço prestado (incluindo suporte, estrutura de servidores, entre outros);
- o investimento em segurança das informações;
- a possibilidade de fazer integrações com outros sistemas;
- a possibilidade de fazer integrações no próprio sistema para importação de dados já cadastrados.
7 melhores práticas para o cadastro e emissão de NF-e
Algumas boas práticas já são suficientes para ter o cadastro e a emissão de NF-e. Veja quais são elas a seguir.
Para o cadastro de clientes
- Sempre confirmar todos os dados com o cliente;
- verificar se o preenchimento foi correto;
- fazer sempre o cadastro da forma mais completa possível (quanto mais informações tiver, melhor).
Para a emissão de NF-es
- Verificar a informação de contribuição do ICMS (se seria isento de contribuição, contribuinte do ICMS ou não contribuinte);
- verificar se seria uma NF-e de entrada ou de saída;
- verificar os dados fiscais com sua contabilidade;
- verificar se importou o cliente correto, valores, produtos e quantidades.
Como a Bsoft pode facilitar e otimizar esse processo
A Bsoft oferece ferramentas que ajudam a aprimorar esse processo de cadastro de clientes e emissão de NF-e. São inúmeras as contribuições que as tecnologias podem fazer para a empresa.
Um dos destaques é o fornecimento de vários sistemas que possibilitam o cadastro e gestão completa das informações dos clientes. Em nossos sistemas, todas as informações já cadastradas podem ser usadas em qualquer outro lançamento, agilizando o processo.
As soluções Bsoft
Os sistemas Bsoft incluem:
No que diz respeito ao cadastro de clientes, eles possibilitam o registro e a gestão completa das informações, que podem ser utilizadas em outras rotinas de forma automática, tornando o fluxo de trabalho mais simples e ágil.
Suporte e treinamento
No momento da aquisição do sistema, o cliente conta com um processo de treinamento, que pode ser contratado novamente quando desejar, além do suporte gratuito em horário comercial.
O treinamento é feito a distância, por meio de acesso remoto ao computador e conversando pelo telefone ou por chamada online, sem limitações de participantes. Com ele, os colaboradores aprendem a utilizar as ferramentas e a explorar o que elas têm de melhor.
O cadastro de clientes é fundamental para a empresa. É ele que permite conhecer melhor quem são seus compradores e encontrar meios de melhorar o relacionamento com eles. Isso vai desde a comunicação do marketing até a entrega do produto em mãos. Mantê-lo organizado é essencial para obter bons resultados.
O que achou do artigo? Entre em contato conosco para conhecer melhor o nosso software e entender como ele pode ajudar a melhorar as rotinas na sua empresa!
