(Last Updated On: 22 de junho de 2020)
Qualquer empresa deseja alcançar o sucesso em sua área de atuação, atingindo os resultados preestabelecidos. No entanto, para que isso ocorra, existe a necessidade de seguir com estratégias de marketing bem definidas, entender as necessidades de seus clientes, além de fazer uma gestão fiscal eficaz, que se atente às principais normas e regras. Assim, a transportadora estará segura quanto sua conformidade, permitindo a segurança jurídica e também financeira do negócio. É aí que entra o compliance fiscal.
Caso você tenha algumas dúvidas sobre o assunto, não se preocupe! Elaboramos este conteúdo para que você entenda o significado desse conceito, conheça os principais desafios do compliance fiscal e fique por dentro das vantagens desse entendimento, bem como os procedimentos fiscais necessários.
Continue a leitura e saiba mais!
O que é compliance fiscal?
O termo compliance vem de origem inglesa, que significa em tradução literal conformidade. Trata-se de um conjunto de disciplinas cujo principal objetivo é o de garantir o cumprimento das normas legais, o que permite a redução dos riscos de não conformidade, além de trazer menores custos administrativos e a redução da carga tributária.
Tanto para a credibilidade da transportadora perante os seus clientes, quanto para a necessidade de estar em dia com as principais obrigações fiscais e tributárias, existe a necessidade de identificar qualquer gargalo, tratando-o da forma correta para que não ocorram nenhum tipo de desvio. No entanto, uma dúvida comum acomete os gestores: como isso é possível?
Sabe-se que uma empresa conta com muitas atividades operacionais e também de administração. No caso da gestão, há a necessidade de monitorar as demandas de cada área do negócio, visando principalmente evitar o conflito de interesses. Assim, o compliance fsical reduz os riscos da empresa ser alvo do fisco, além de cumprir com maior precisão todas as suas obrigatoriedades.
A história do compliance no Brasil
O compliance tem origem na história da legislação americana, em meados da década de 1950. No entanto, tornou-se popular no Brasil somente no século XXI, uma vez que a Lei 12.486, também conhecida como anticorrupção, tratou especificamente de aplicações das sanções administrativas de pessoas jurídicas.
Assim, as organizações que tinham a sua área de compliance estruturada teria a possibilidade da concessão de benefícios. Apesar da popularização nesse período, a década de 1990 também foi marcada com alguns avanços importantes nessa área, como a Resolução 2.554 do Banco Central do Brasil, também conhecido como Bacen, que incorporou algumas das medidas trazidas pela Europa.
Quais os principais desafios da área fiscal?
Existem alguns desafios da área fiscal nas empresas que devem ser destacados, uma vez que estão alinhados também aos desafios do compliance. Saiba quais são!
Criação de um planejamento tributário eficiente
Para a elaboração de um planejamento tributário eficaz, alguns passos importantes devem ser seguidos. O primeiro deles é o entendimento da diferença existente entre elisão fiscal e sonegação.
A elisão trata-se de uma adequação de seu negócio para o formato mais vantajoso do pagamento de impostos, sem qualquer tipo de irregularidade. Já a sonegação trata-se de quem deixa de declarar ou omite informações importantes para o governo, prática caracterizada como crime.
Além disso, existe a necessidade de conhecer a legislação, entender quais são as principais obrigatoriedades de sua transportadora e ficar por dentro de diferentes aspectos que influenciam na gestão financeira. É preciso, também, escolher o regime tributário mais adequado, além de estudar as possibilidades para a utilização de créditos tributários.
Por fim, é necessário que a área fiscal escute as obrigações acessórias e mantenha continuamente as despesas pessoais separadas das financeiras. E não se esqueça: o planejamento tributário deve ser revisitado com certa frequência, de modo que faça aperfeiçoamentos necessários para o sucesso de seu negócio.
Gestão de riscos
A redução de riscos tributários é um outro aspecto que pode ser considerado um desafio para a área de gestão fiscal das transportadoras. Para isso, alguns pontos principais devem ser considerados pela administração, como:
- conhecer e acompanhar a legislação tributária continuamente;
- investir no treinamento de profissionais da área contábil, como forma de mantê-los atualizados e aumentar o engajamento com as suas atividades;
- adotar técnicas de mitigação de riscos;
- acompanhar os acontecimentos internos e também do mercado;
- utilizar um sistema de gestão que contribua para a diminuição dos riscos tributários; entre outros.
Por que é considerado um desafio? Basicamente pela necessidade de prever os riscos para que os gestores assumam decisões a tempo de o negócio não sofrer impactos negativos. É necessário também avaliar constantemente informações para a redução dos riscos fiscais da organização.
Complexidade das normas fiscais
Existe a necessidade de uma organização acompanhar constantemente as normas fiscais, uma vez que elas passaram por alterações continuamente. Essas mudanças contribuem por torná-las mais complexas, justamente devido ao fato de exigir essa análise das emendas, leis, medidas provisórias, entre outros.
Sendo assim, esse pode ser considerado um dos principais desafios da área fiscal, uma vez que o não entendimento sobre determinado ponto pode infringir alguma norma, trazendo consequências negativas para o negócio.
Essa compreensão é fundamental para a área fiscal da organização, uma vez que trata dos tributos a serem pagos, das principais responsabilidades da empresa com o fisco, das formas de cobrança, além de como é a fiscalização e as penalidades para quem não cumpre com os requisitos apresentados.
A partir desse estudo, existe a possibilidade de que as informações declaradas estejam de acordo com a mais atual das normas em todos os seus níveis: tanto municipal, quanto estadual e federal.
Quais as razões para realizar o compliance fiscal na transportadora?
Inicialmente deve-se destacar que para atingir o compliance fiscal na transportadora é preciso que a empresa esteja em dia com todas as responsabilidades fiscais do negócio. Além desse ganho, que pode ser considerado um dos principais, selecionamos outras vantagens do compliance fiscal para a transportadora. Por exemplo:
Maior credibilidade para a empresa
É fundamental que a transportadora se preocupe com a sua credibilidade perante os clientes e também perante os fornecedores.
Esse deve ser um dos principais valores para a equipe, uma vez que, caso seja acometido algum tipo de situação desagradável de irregularidade ou de insatisfação com o cliente, as possibilidades de perderem vendas aumentam, especialmente em um período cujas informações se propagam com tanta facilidade.
Alcance dos objetivos da governança corporativa
Ter objetivos de governança corporativa bem definidos significa que os interesses dos administradores estarão alinhados com os interesses dos donos da empresa. Ou seja, as estratégias definidas são seguidas da forma esperada, bem como as obrigatoriedades fiscais.
Contar com uma governança corporativa contribui para:
Sendo assim, o compliance fiscal contribuirá para que esses objetivos sejam atendidos, o que também contribui para uma melhor gestão das demandas dentro do negócio.
Acompanhamento e monitoramento das obrigações
Mencionamos brevemente sobre a necessidade de as organizações estarem em dia com as obrigações fiscais. No caso das transportadoras, não é diferente. Tal quesito vai influenciar diretamente para a credibilidade do negócio, uma vez que a instituição não terá problemas com as esferas tributárias nacionais.
No entanto, deve-se considerar que os processos estão sujeitos a falhas. Especialmente para as empresas que controlam toda essa questão de forma manual, existe a possibilidade de alguma questão passar despercebida, o que pode trazer um impacto significativo para a organização.
Com o compliance fiscal, esse risco é reduzido, justamente por permitir a identificação desses possíveis erros e do tratamento, antes que traga consequências em relação ao fisco. Quais são os tipos de problemas mais comuns? Entre eles, destacamos:
- falhas no cálculo da alíquota sem seguir as diretrizes das regras fiscais de ICMS;
- emissão de Nota Fiscal sem ter tomado o crédito devido;
- uso da NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) de forma errônea;
- CFOP aplicado de forma incorreta; entre outros.
Melhor controle nas entregas
De nada adianta ter o controle de todas as informações e da coerência de seus dados se não houver uma preocupação com o prazo das entregas ao Fisco. Dessa forma, a organização que aposta no compliance fiscal, naturalmente, fará um mapeamento dos principais processos que envolvem esse tempo. Ou seja, terá profissionais capacitados que terão essa demanda com prioridade, o que reduz os riscos de passar algum prazo despercebido.
Além disso, deve-se destacar o fato de que o mapa de todas as funções também permitirá um melhor entendimento sobre os desafios a serem enfrentados pelos seus colaboradores, o que traz como possibilidade um aperfeiçoamento das estratégias para que a equipe como um todo possa superá-los de forma eficaz.
Melhor organização dos documentos
Em uma empresa, é essencial ter uma boa gestão de documentos para facilitar o fluxo de trabalho de seus colaboradores.
Apesar dessa importância, nem todas as organizações o fazem da maneira correta, o que pode ocasionar em perdas de materiais importantes, na exposição de conteúdos que são sigilosos para parte de seus profissionais, além da demora de encontrar arquivos importantes para determinada consulta.
Por essa razão, é fundamental implementar uma gestão documental, que trará como principais benefícios:
- economia de espaços físicos destinados ao arquivamento, uma vez que parte do material será digitalizado, enquanto documentos desnecessários serão eliminados da maneira correta;
- redução de custos operacionais, especialmente pela não necessidade de manter um espaço destinado exclusivamente para esse arquivo;
- otimização do tempo e das atividades dos processos;
- melhor controle e rastreabilidade dos dados;
- identificação e descarte de documentos obsoletos; entre outros.
Você deve estar se perguntando: como o compliance fiscal trará ganhos nesse sentido? Simples! Um de seus principais pilares está relacionado com a otimização do armazenamento e da organização de seus arquivos.
Assim, com a prática estabelecida em sua empresa, naturalmente existirão critérios preestabelecidos quanto aos seus documentos, definindo critérios como:
- estipulação de um período no qual é obrigatório o armazenamento de dados;
- arquivamento mais criterioso das informações (depois de um tempo em que a empresa não precisará mais acessar aqueles dados com frequência);
- otimização dos processos de armazenamento; entre outros.
Mais alinhamento das obrigatoriedades da empresa com parceiros e colaboradores
Mencionamos acima sobre os riscos existentes da falha humana para que haja alguma não conformidade no que diz respeito às principais normas. Por isso, não basta que a equipe gestora tenha conhecimento do que diz respeito à legislação. É necessário que o alinhamento exista entre toda a equipe e também com os seus parceiros, de modo que os riscos de haver algum erro diminuam consideravelmente.
É nesse sentido que o compliance fiscal trará uma segurança para a administração do negócio. Por meio dele, a empresa terá uma definição mais precisa das regras para que profissionais e fornecedores tenham em mente sobre os principais pontos a serem seguidos, além de identificar sempre que houver alguma falha (o que permitirá uma avaliação prática do que não pode se repetir).
Existe a necessidade, ainda, de a organização ter o conhecimento de que não basta apenas apresentar as regras por meio escrito. É preciso reunir os profissionais e expor quais são os principais pontos a serem seguidos, fazer treinamentos, explicar sobre a importância do compliance e o por quê de a empresa seguir com aqueles critérios.
Saúde financeira e fiscal da empresa
Certamente, qualquer organização busca por saúde financeira e fiscal. Por meio dessa característica, as decisões podem ser tomadas de forma mais segura, possibilitando que as estratégias sejam precisas para que os resultados preestabelecidos no planejamento estratégico sejam alcançados com êxito.
E é justamente esse plano que pode ser prejudicado caso o negócio não esteja em conformidade fiscal. Afinal, não é nada agradável para o seu fluxo de caixa precisar lidar com um “imprevisto” de uma multa, não é verdade?
Dessa forma, a política de compliance vai permitir que as práticas sejam de acordo com o que prevê a legislação, contribuindo para que a empresa se mantenha protegida em relação às ações jurídicas que causam um prejuízo para o negócio como um todo.
Outros benefícios do compliance fiscal
Além das razões apresentadas, pode-se destacar como benefícios do compliance fiscal:
- melhorias para a qualidade e eficiência dos produtos;
- cumprimento da agenda tributária, o que garante também que as obrigatoriedades estejam alinhadas;
- possibilidade de apuração tributária maior;
- redução de riscos para prejuízos financeiros;
- prevenção de penalidades por não conformidade.
Como implementar o compliance fiscal?
Agora que você já conhece os principais ganhos de implementar o compliance fiscal, chegou o momento de entendermos quais são as medidas para a sua implementação. A seguir, confira os principais pontos:
Torne a gestão dos documentos uma prioridade para a sua empresa
Conforme mencionamos, a organização dos documentos é um dos benefícios trazidos pelo compliance fiscal. No entanto, essa deve ser uma das principais práticas para a sua implementação. Assim, a sua equipe terá um melhor controle e também registros mais acertados dos documentos recebidos e emitidos pela empresa, bem como a análise se as suas informações estão de acordo com as normas preestabelecidas.
Mencionamos, ainda, sobre as constantes mudanças no cenário tributário de nosso país. Sendo assim, a área fiscal precisa ser extremamente organizada, de modo que toda a documentação esteja em dia quanto a essas características, o que contribui para a conformidade da transportadora.
Nesse sentido, o mais indicado é estabelecer o armazenamento de seus arquivos por meio de ferramentas específicas de tecnologia, que permitirá:
- maior segurança para as informações mais sigilosas;
- liberação de espaço físico;
- facilidade de acesso;
- possibilidade de enviar dados e informações para clientes e fornecedores com mais facilidade;
- recursos personalizáveis.
Entenda as regras fiscais específicas de transportadoras
Para superar a complexidade fiscal de nossa legislação, é fundamental conhecer quais são as obrigatoriedades específicas de uma transportadora. Entre os principais pontos de atenção, deve-se destacar:
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
- Impostos sobre Serviços de Qualquer Natureza;
- Programa de Integração Social;
- Contribuição para o Financiamento de Seguridade Social;
- Instituto Nacional de Seguro Social.
Dessa forma, a sua empresa tem a possibilidade de acompanhar os principais desdobramentos no que diz respeito a essa área, o que permite um foco maior para o treinamento de seus colaboradores e para a atualização constante dos profissionais envolvidos na área.
Esteja sempre preparado para uma fiscalização
Existe a necessidade de a empresa ter em mente que a qualquer momento pode ser fiscalizada. Ao contar com essa cultura na organização, naturalmente a conformidade será tratada não como um assunto esporádico, mas como prioridade. Hoje, as empresas buscam ter uma área específica para tratar sobre o tema, permitindo que profissionais capacitados destinem suas demandas especificamente para o assunto.
Para que a empresa obtenha êxito, o primeiro passo é contar com um gestor fiscal na equipe. Essa pessoa é quem ficará responsável por responder aos principais pontos e garantir de que a empresa estará em conformidade para possíveis auditorias.
Nesse sentido, definirá um outro colaborador que auxiliará nas demandas diárias, time responsável por estabelecer ações que também conscientizam outros profissionais sobre a importância do compliance fiscal.
É indicado, ainda, que a sua empresa conte com uma consultoria para a implementação desse setor, entendendo quais são os principais cuidados iniciais. Deve-se levar em consideração sobre a importância de adotar ferramentas específicas que contribuirão para a consulta de notas fiscais, sempre que necessário.
Nesse contexto, é interessante envolver a área jurídica de sua transportadora. Assim, existirá mais embasamento a respeito das leis tributárias, bem como será feita uma atualização constante, em acordo com as mudanças no Fisco.
Cultura do compliance fiscal
Com o objetivo de que todas as ações tenham êxito, o compliance não pode ser simplesmente um “novo hábito” em sua transportadora. Existe a necessidade de ele ser entendido como uma cultura que trará ganhos para o negócio, envolvendo os profissionais a entenderem seus principais pontos e os motivos de a empresa se preocupar com essa questão.
Por essa razão, caso a sua organização tenha um time de marketing ou de Recursos Humanos, envolva essas áreas para elaborar ações que envolvam os colaboradores de diferentes setores. Assim, desenvolverá o mindset em seus funcionários, o que garantirá a saúde financeira e fiscal da empresa.
Quais são os riscos da não conformidade?
A não conformidade pode trazer para a empresa o pagamento de multas, que representam consequências negativas para o planejamento preestabelecido pela sua equipe. Além disso, não podemos deixar de mencionar novamente sobre a questão da credibilidade de seu negócio.
Uma transportadora que estiver envolvida em questões de fraudes e corrupção, poderá comprometer a sua imagem perante os clientes e fornecedores, podendo até mesmo deixar de vender em decorrência da repercussão.
Caso a não conformidade envolva os clientes, existe o risco até mesmo de seu público exigir uma indenização por isso. A venda de produtos com dados em Nota Fiscal de forma errada, por exemplo, trará outros prejuízos que vão além das obrigatoriedades com o fisco, como também a forma com que o cliente lidará com essa questão.
Se existir alguma não conformidade em sua empresa, o primeiro passo deve ser voltado para a avaliação dos riscos e das situações. Identifique quais são elas, de modo que a equipe possa revê-las e registrá-las, além de tratá-las conforme previsto pela legislação. Outro ponto que deve ser destacado está relacionado às ações corretivas.
Com a identificação de quais são os pontos de atenção em sua transportadora, naturalmente a sua equipe terá dados eficazes para que possa entender o motivo daquela falha e modificar processos, contribuindo para que aquela situação não se repita dentro da organização.
Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre os principais pontos do compliance fiscal: o que é, a sua importância, além de verificar como ele contribui para a empresa como um todo.
Conforme vimos, o ideal é que a sua equipe conte com um bom planejamento, além de ter um time que seja específico para tratar não conformidades. Sempre que possível, conte com o apoio de diferentes áreas para que a implantação dessa cultura no negócio seja efetiva, envolvendo todos os profissionais para o entendimento sobre a importância do tema para a empresa.
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