A eficiência dos processos de transporte, em grande medida, se deve à maneira como as empresas embarcadoras e as transportadoras integram suas atividades, trocando dados e informações de forma estratégica e ágil.
Nesse contexto, a logística precisa compor etapas padronizadas, visíveis, em que cada elo da cadeia cumpre suas funções adequadamente. Uma das formas de garantir isso é com a ferramenta EDI Proceda.
Na era da informação e do alto valor dos dados, recursos tecnológicos se tornam indispensáveis para a otimização de processos como os de transporte.
Ferramentas de comunicação como o EDI Proceda são grandes exemplos de como a tecnologia tem fortalecido a cadeia de distribuição, permitindo aos diferentes agentes intercambiar informações de forma automatizada.
Apesar das vantagens dessa ferramenta, sua nomenclatura e o conceito de operação costumam gerar algumas dúvidas no dia a dia dos gestores. Por isso, para esclarecer melhor o que é o EDI Proceda, preparamos este artigo. Acompanhe!
O que é EDI?
De maneira simplificada, o acrônimo EDI vem da língua inglesa e significa Electronic Data Interchange. Em português, esse conceito é traduzido como “Intercâmbio Eletrônico de Dados” e se relaciona com todos os processos em que há a troca de informações entre diferentes sistemas.
No cenário dos transportes, o EDI é bastante utilizado entre embarcadores e transportadores. Assim, documentos e arquivos emitidos pela empresa embarcadora.
Por exemplo, ao serem encaminhados para a empresa de transportes, não necessitam ser novamente digitados ou preenchidos, poupando tempo e evitando erros no procedimento.
Na prática, um exemplo simples é o que ocorre com um Conhecimento de Transporte emitido por uma empresa e que, posteriormente, é encaminhado para o transportador.
Com o EDI, esse transportador poderá importar automaticamente o documento para o seu sistema, nos exatos termos em que o emissor o encaminhou, dispensado de qualquer processo manual.
O que é EDI Proceda?
Para que o EDI opere de forma eficiente, o intercâmbio de dados precisa seguir uma padronização, isto é, um formato rígido, o qual pode ser compartilhado e acessado com diferentes sistemas, independentemente do seu fabricante.
Para isso, ele adota o que se chama de “layout EDI”, que fica responsável por determinar o padrão dos arquivos que serão gerados e integrados no sistema. No mercado, existem diferentes layouts EDI, no entanto, o mais comum deles é o EDI padrão Proceda.
Nem toda transportadora usa o padrão Proceda, pois ele é determinado pela embarcadora com quem ela trabalha. Algumas embarcadoras utilizam modelos próprios de EDI, porém, como dito, o Proceda se popularizou, especialmente em razão da sua usabilidade a abrangência.
Esse padrão de comunicação foi criado para facilitar a troca de arquivos entre transportadores e embarcadores, utilizando o formato “.txt” para transferência de informações.
Na prática, o padrão Proceda torna as transações comerciais muito mais simples e ágeis, economiza na utilização de papéis dentro dos processos, aumenta a agilidade e a precisão das informações.
Entenda melhor o padrão PROCEDA no vídeo abaixo, do nosso canal no Youtube:
Quais são os tipos de arquivos EDI proceda?
Existem 5 principais arquivos EDI Proceda:
- NOTFIS: é o arquivo contendo informações das Notas Fiscais transportadas. Ele é enviado pelo embarcador à transportadora antes mesmo do início do transporte;
- CONEMB: a sigla vem de conhecimentos de embarque, mas refere-se ao arquivo contendo as informações dos Conhecimentos de Transporte emitidos pelo transportador e enviado ao embarcador;
- OCOREN: é o arquivo contendo as ocorrências de transporte, que são mensagens sobre o status da entrega das mercadorias. Este arquivo também é gerado pela transportadora e enviado para o embarcador;
- PREFAT: em alguns casos, os embarcadores enviam para os transportadores o arquivo de pré-fatura contendo o número dos documentos que serão faturados naquele dia, para que a partir destes possam ser geradas as faturas;
- DOCOB: a sigla vem de documento de cobrança que é um arquivo contendo a fatura eletrônica que as transportadoras enviam para que os embarcadores realizem o pagamento.
Nem todos os arquivos acima são utilizados por todos os embarcadores. Algumas empresas utilizam apenas alguns dependendo do processo organizacional. De qualquer forma, o ganho operacional em agilidade e facilidade de comunicação é grande na utilização de qualquer um deles.
Conheça os principais benefícios do EDI Proceda
A utilização do EDI Proceda corresponde à grande maioria dos negócios. Esse fato, certamente, se deve aos inúmeros benefícios que o layout em questão pode agregar para os diferentes agentes que atuam na cadeia logística.
A seguir, listamos algumas das principais vantagens desse modelo. Confira!
Diferencial competitivo
Muitos embarcadores já exigem de seus transportadores a utilização de arquivos EDI, como um requisito para fechar negócio, assim sendo, trabalhar com o arquivo EDI pode possibilitar mais oportunidades de frete.
Agilidade e economia de tempo
Nossos clientes costumam relatar um grande ganho de agilidade na emissão de documentos fiscais depois da utilização do EDI. Como mencionamos anteriormente, um arquivo EDI possui informações de diversos documentos fiscais.
Assim sendo, ao importar esse arquivo para dentro de um sistema de transportadoras, é possível realizar a emissão de vários conhecimentos com apenas um lançamento, poupando muito tempo na operação.
Redução de erros
Com o preenchimento de documentos fiscais e faturas sendo realizado através da importação das informações de arquivo EDI, os erros causados por lançamentos manuais são minimizados e cabe apenas ao operador conferir as informações importadas dos arquivos.
Melhoria na comunicação
Talvez o maior benefício na utilização de arquivo EDI seja a utilização na comunicação entre embarcadores e transportadoras. Como por exemplo arquivo OCOREN que possui as atualizações sobre o status da entrega, ele pode ser enviado diariamente para o empregador que acompanha a entrega das mercadorias.
também é comum que arquivo ocorrem sirva para alimentar sistemas do embarcador que informam ao cliente final qual é o status entrega de sua encomenda, aumentando a satisfação do cliente.
Como funciona o EDI?
Um ponto importante a ser mencionado a respeito do EDI é que ele pode ser adotado em qualquer tipo de operação de transporte e por qualquer transportadora.
Na maior parte das vezes, essa ferramenta é empregada nas atividades de grandes embarcadores, que apresentam um alto volume de fretes contratados e necessitam de maior controle, visibilidade e rigor para gerir todas as informações que compartilham com seus parceiros.
Na prática, a utilização do EDI pela transportadora pode se dar em diferentes ocasiões, conforme listamos a seguir:
- quando o embarcador envia para a transportadora um arquivo EDI NOTFIS (arquivo que contém informações sobre as notas fiscais das mercadorias). Assim, de posse desse arquivo, a transportadora pode importá-lo para dentro do seu sistema e proceder com a emissão do CT-es, a partir das informações que constam no arquivo NOTFIS.
- em situações em que o sistema de uma transportadora (TMS) retorna ao embarcador um arquivo com informações atualizadas relativas às coletas e entregas efetivadas (ocorrências de transporte) — no padrão Proceda, esse arquivo é chamado de OCORREN;
- no caso de envio de um arquivo do embarcador à transportadora, com o pré-faturamento de transporte, isto é, a soma dos valores e os CT-es que já foram liberados — no padrão Proceda, ele é chamado de arquivo com layout PREFAT;
- quando a transportadora encaminha ao embarcador um arquivo contendo a relação dos “conhecimentos embarcados“ — o que no padrão Proceda é chamado CONEMB;
- nas ocasiões em que o há o envio de um arquivo contendo os conhecimentos faturados (fatura de transporte) da transportadora para o embarcador — o que é conhecido como layout DOCCOB, no padrão Proceda.
Além dessas aplicações, é possível usar o EDI para o envio de arquivos de boletos/cobranças a serem registrados do sistema de gestão financeira de uma transportadora ao sistema de uma instituição bancária.
Por fim, como foi possível perceber, o EDI Proceda tem um grande valor para a otimização das operações integradas de embarcadoras e transportadoras.
A padronização dos expedientes, somada à automatização dos processos, reforça a eficiência operacional, eliminando gargalos, erros e custos desnecessários com o retrabalho.
O EDI está cada vez mais sendo utilizado pelas transportadoras, e o sistema Bsoft pode ajudar a sua empresa a se alinhar a essa tendência, oferecendo total suporte a este tipo de comunicação.
No Bsoft TMS, você poderá receber e gerar os arquivos EDIs, seja no padrão Proceda (NOTFIS, CONEMB, DOCCOB, OCOREN e PREFAT), seja em modelos proprietários.
A Bsoft viabiliza a integração com as principais empresas do Brasil, garantindo uma atuação conjunta e estratégica para o seu negócio.
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