(Last Updated On: 21 de janeiro de 2020)
Você sabia que a operação de movimentação de mercadorias está em constante modernização? Você já conhece as novas tecnologias utilizadas para otimizar a informatização de transportadoras? Já ouviu falar do sistema de EDI em transportes e logística?
Essa é uma das soluções que tem conquistado espaço nas empresas, pois oferece uma forma simples e confiável de transmitir informações entre as transportadoras e seus clientes.
Porém, antes de adquirir esse tipo de sistema, é essencial conhecer mais sobre o seu funcionamento e benefícios. Para esclarecer as suas dúvidas, prossiga com a leitura deste post. Confira!
O que é o EDI em transportes e logística?
Essa sigla representa o nome Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português. Esse sistema foi desenvolvido com o intuito de possibilitar a comunicação ágil entre empresas.
Dessa forma, é possível utilizar arquivos eletrônicos para comunicar o andamento das atividades de abastecimento e entrega de produtos. Existem cinco tipos de artigos que serão discutidos nos próximos tópicos, mas é importante saber que cada um deles tem um propósito.
O papel do padrão PROCEDA
A transmissão e conversão dos dados somente é viável devido à padronização do formato dos documentos que mantêm a sua integridade na origem e no destino. Essa é uma das opções mais utilizadas entre empresas de logística para comunicarem o andamento de cada etapa do processo.
Assim, com o PROCEDA, é possível acompanhar desde a emissão da nota fiscal de venda até a entrega da carga ao destinatário.
Como o EDI funciona no cotidiano das transportadoras?
Geralmente, os sistemas desenvolvidos para a operação de transportes atuam em duas vertentes: a primeira delas está relacionada ao controle fiscal e financeiro. Já o segundo aspecto tem relação direta com a movimentação de mercadorias.
O sistema atua para decidir quando enviar as mercadorias, em quais quantidades e para qual destinatário. Com isso em mente, a equipe é capaz de planejar o cotidiano de uma transportadora considerando os mais variados cenários:
- no transporte entre filiais;
- na coleta de produtos no cliente;
- no envio de equipamentos para reparos;
- no envio de mercadorias para o comprador;
- na armazenagem de materiais temporariamente.
Isso quer dizer que a coleta e transmissão de informações com precisão é fundamental para manter o controle sobre a circulação dos itens. Naturalmente, as transações de uma empresa geram um grande volume de dados que devem ser convertidos em registros simplificados para a sua análise.
Essa é a proposta do EDI na execução da atividade logística, que fornece uma gestão automatizada de todas as áreas de uma empresa de transportes.
Quais são os tipos de arquivo EDI no transporte e logística?
Imagine que o processo logístico possa ser resumido em cinco etapas. Pois bem, esses são os tipos de arquivos pelo sistema EDI. O sucesso do envio de mercadoria dentro das especificações do embarcador pode ser atribuído à utilização desse recurso, garantindo a satisfação dos clientes.
Por isso, criamos esta lista com uma breve explicação sobre o seu funcionamento do EDI Proceda na prática:
- NOTFIS (Dados de Notas Fiscais): é o registro que agrupa as informações das notas fiscais emitidas pelo contratante para que a transportadora possa providenciar o transporte;
- OCOREN (Ocorrências de Entrega): é o arquivo emitido pelo transportador informando ao cliente o status da mercadoria, bem como a situação de entrega;
- CONEMB (Conhecimentos Embarcados): a transportadora envia esse documento para o embarcador para informá-lo de quais CT-es se encontram em trânsito;
- DOCCOB (Documento de Cobrança): é criado com o intuito de consolidar os dados referentes aos pagamentos dos serviços de frete. Por isso, contém cada CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) emitido pelo transportador;
- PREFAT (Pré-fatura de Documentos): é o registro emitido pelo contratante dos serviços, na qual consta a lista de CT-es autorizados para faturamento.
Como funciona o processo de implantação do EDI?
O fato de que pequenos e médios empreendimentos passaram a ter acesso a esse tipo de tecnologia é um aspecto positivo. Isso ocorre porque torna os negócios mais competitivos e modernos, se comparados com a concorrência.
Porém, novos sistemas requerem um período de adaptação e preparação para que a implantação ocorra sem percalços. Por isso, é importante disponibilizar esse tipo de informação para que o empreendedor saiba o que esperar.
O primeiro processo a ser modificado é a forma de comunicação com os clientes. Se antes a contratação de um serviço de frete era feita por e-mail ou por telefone, esse processo passou a ser informatizado.
Em geral, é disponibilizada uma plataforma online, vinculada ao sistema, na qual o contratante pode registrar as especificações do serviço de que precisa.
Existe um período de transição tanto para os usuários quanto para os clientes. Portanto, a realização de treinamentos é um requisito indispensável. Essa é uma das formas de garantir o sucesso do projeto de modernização da transportadora.
Quais são as vantagens de um sistema de EDI?
A primeira vantagem que queremos mencionar é a facilidade de comunicação com os clientes. É fundamental assegurar que há uma forma de contato para garantir que todas as etapas saiam conforme o planejado.
Desde o registro do pedido de frete até o rastreamento da carga durante o trajeto, a disponibilidade de informações é bastante ampla. Por isso, busque contar com uma ferramenta com diversas funcionalidades que representam um diferencial.
Essa é uma vantagem, principalmente, para as empresas que lidam com uma ampla variedade de produtos, pois o sistema é capaz de processar grandes quantidades de dados em questão de segundos.
Além disso, o EDI pode ser usado em toda a cadeia de suprimentos, integrando, assim, clientes, fornecedores e parceiros. Com isso, é possível planejar cada passo do abastecimento para garantir que não haja faltas no estoque por meio do compartilhamento de informações.
Como toda novidade em ferramentas de gestão, é importante conhecer mais sobre o assunto e qual será o impacto no seu negócio. Por isso, não deixe de buscar informações para entender a suas reais necessidades antes de se comprometer com esse investimento.
Por isso, a nossa recomendação é que você continue pesquisando sobre EDI em transportes e logística para encontrar a solução ideal para o seu negócio. Afinal, essa é uma vantagem competitiva que não se pode deixar de aproveitar.
Por falar em compartilhamento de informações, que tal fazer isso nas suas redes sociais? Espalhe o que aprendeu aqui entre os seus parceiros.
