Metodologia Kaizen: como aplicar na logística?

A metodologia kaizen é um método interessante de gestão de processos, capaz de melhorá-los de modo considerável. Ela pode ser implementada em diferentes setores e visa elevar a eficiência da cadeia produtiva, além de proporcionar outros benefícios.

Neste conteúdo, vamos explicar o que é a metodologia kaizen, apresentando como ela funciona, quais são os seus princípios, etapas e seus benefícios. Por fim, abordaremos de que modo é possível aplicar a metodologia na logística, mostrando os passos para isso.

O que é método kaizen?

Kaizen é uma palavra japonesa que resulta de dois ideogramas: “kai” representa alteração, transformação ou mudança; já “zen” é a palavra para bondade ou virtude. Isso significa, de modo adaptado, “melhoria contínua”, ou “mudança positiva”. O método se baseia em pequenas e contínuas alterações para alcançar resultados de sucesso significativo.

Tal técnica diz que todos os dias de atividade da empresa deve haver pelo menos uma transformação positiva nos processos e gestão da corporação. Essas alterações precisam ser resultado de uma autocrítica permanente em relação ao funcionamento e desempenho da empresa.

Com isso, é possível identificar erros, gargalos, investimentos indevidos ou infrutíferos e assim estabelecer medidas para sanar tais problemas.

As mudanças podem afetar um ou mais departamentos, impactando características comunicacionais, operacionais ou organizacionais. Elas também podem ser voltadas à qualidade e produtividade dos colaboradores.

O método kaizen na logística

Nesse ramo, a metodologia é muito aplicada como medida para minimizar gastos, reduzir o desperdício no estoque, otimizar os processos, elevar a produtividade e obter mais receita.

Na armazenagem, por exemplo, este conceito consiste em averiguar periodicamente o excesso e empregar técnicas para aproveitar tal acúmulo, sem gerar perdas para a empresa.

Como funciona?

Essa metodologia funciona de maneira gradual e lenta, contudo, com melhorias constantes. Para tal, ela passa por algumas fases importantes:

• reconhecimento de oportunidade — a empresa identifica processos ou outros aspectos que podem ser otimizados;
• análise do processo  — é feita uma avaliação dos pontos que vão passar por tal mudança;
• desenvolvimento de uma solução ideal — uma medida é pensada e elaborada em prol de otimizar os processos;
• implantação da solução — o recurso criado é empregado para melhorar os pontos constatados anteriormente;
• estudo dos resultados — é realizada a métrica dos efeitos da solução;
• padronização da solução — se a solução elaborada tiver gerado resultados positivos, ela é empregada de maneira contínua, tornando-se um padrão nos processos.

Quais são seus princípios?

Como uma filosofia oriental, o método kaizen apresenta alguns princípios para consolidar sua mentalidade, são eles:

• aprenda com a prática;
• elimine desperdícios e perdas;
• faça a produtividade aumentar investindo pouco;
• realize uma administração transparente;
• concentre-se em agregar valor para o cliente;
• otimize sempre os processos;
• dê prioridade às pessoas;
• informe as melhorias sempre e de forma transparente.

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Como empregar tal método na logística?

Para implementar esse método, é crucial educar os colaboradores para que tenham uma mentalidade mais colaborativa. Dessa maneira, todos vão agir de forma unida para que os processos sejam sempre otimizados e a performance da empresa melhore.

Para tanto, incentive os trabalhadores a se perguntarem de modo constante:

• Qual a situação da empresa neste momento?
• Qual o objetivo dela?
• De que modo posso ajudar para alcançar isso?

Além disso, os funcionários devem ser treinados e precisam se esforçar para que ocorram melhorias efetivas. Por isso, como apontamos acima, a necessidade de educá-los para obter uma mentalidade em prol disso, já que todos eles são responsáveis pelo sucesso da metodologia kaizen na empresa.

Vamos descrever medidas essenciais para implementar o método no setor logístico. Confira!

Identificação de melhorias

O início se dá ao constatar que há processos a serem otimizados. Para tal, a equipe do setor é reunida e há uma coleta de ideias e apontamentos de falhas, entre outros aspectos importantes. Os colaboradores estão na linha de frente da produção e podem indicar gargalos e sugerir melhorias, esse é o ponto de partida para notar oportunidades de melhora.

Nesse evento, o gestor precisa abordar os tópicos e problemas principais, enfatizar as falhas operacionais e elaborar soluções capazes de saná-los.

Escolha e teste da solução

Nesse momento, é selecionada a melhor medida para solucionar o problema e colocada em prática.

Vamos supor que as falhas são atrasos na entrega, será averiguado por que isso tem acontecido. Foi constatado que acontece porque os funcionários responsáveis estão sobrecarregados de tarefas manuais, o que aumenta erros e reduz a produtividade.

Logo, deve ser escolhida uma solução para o caso, que pode ser determinação de um layout apropriado, endereçamento e identificação exatos dos itens armazenados, organização estratégica do time, digitalização de documentos e emprego de softwares de gestão logística.

Elaboração de um plano de ação

Após perceber o problema e selecionar a solução, é o instante para efetuar um plano de ação. Para tal, é preciso responder às perguntas:

• Qual o período de implementação?
• Qual será o investimento para os testes?
• Quais medidas são indispensáveis para isso?

Equipe ciente

Após responder às questões feitas acima, informe a equipe sobre as decisões tomadas, exibindo as projeções dos resultados estimados e detalhes de como serão executadas as otimizações.

Peça a opinião dos funcionários e ouça o que eles têm a dizer sobre isso, monitore a performance de implementação da solução, garanta que todos estejam cientes sem nenhuma dúvida e disponha-se para colaborar para as medidas tomadas funcionarem.

Repetições

É imprescindível acompanhar a implementação da solução e fazer mudanças quando necessário. As repetições são importantes para refinar a solução de modo que ela se torne certeira. Quando isso ocorrer, empregue a metodologia kaizen em outro processo ou departamento.

Quais os benefícios da metodologia kaizen?

Agora, vamos explicar algumas vantagens desse método para o convencimento geral de como ele é efetivo e bastante benéfico. Leia mais!

Evita o desperdício

A diminuição de desperdício é constatada em toda a cadeia de suprimentos, da entrada de itens, armazenamento até a expedição deles.

Muito do que é jogado fora na produção pode ser aproveitado ou reutilizado. A metodologia kaizen é eficiente na identificação do excesso de estoque e solução disso.

Engaja os funcionários

Quando os trabalhadores são ouvidos e suas ideias de melhoria são implementadas, mesmo que parcialmente, eles se sentem integrados a algo maior e, por isso, se engajam mais na produtividade e otimização dos processos.

Dessa maneira, eles ficam também mais comprometidos com o trabalho e a empresa, uma vez que a metodologia kaizen visa uma melhora constante a partir de todos os envolvidos nos processos, e eles são essenciais nisso.

Melhora a gestão

A otimização pode ser aplicada nos processos administrativos, em sistemas de informação e na criação de relatórios e documentos.

Resulta em entregas mais ágeis

Com a otimização contínua dos processos, é possível melhorar a gestão de frotas, roteirização, estoque, expedição de mercadorias, entre outras fases logísticas importantes. Isso resulta em entregas mais velozes e, por consequência, a satisfação do cliente.

Como vimos, ao empregar a metodologia kaizen, você consegue obter inúmeras vantagens. Mas não esqueça que, para isso, os funcionários e a mentalidade deles são imprescindíveis para um progresso gradual, mas permanente e efetivo, capaz de gerar e mais lucro para a empresa.

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