Desde a obrigatoriedade de emissão do MDFe em 2014, e exigência de MDFe em transportes interestaduais em todos os estados brasileiros, a busca por emissores deste documento aumentou significativamente. Com esse aumento expressivo de procura por este documento, surgiram novas empresas oferecendo este tipo de emissão. Oferecer preço baixo não é suficiente, então é preciso ficar atento a todos os quesitos que um bom sistema emissor de MDFe deve oferecer.
Pensando nisso, preparamos este post com dicas sobre o que procurar no melhor sistema emissor de MDFe.
O que é um emissor de MDFe?
Um emissor de MDFe é um sistema utilizado para a emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, que é um documento fiscal obrigatório, tanto nas prestações de transporte fora do estado como nas intermunicipais.
A emissão de documentos fiscais é algo muito importante, onde qualquer erro no preenchimento do documento pode causar multas. De acordo com a Resolução ANTT 4799/2015, informações incorretas em documentos fiscais podem gerar multas de 5% do valor da carga, que podem variar de R$550,00 até R$10.500,00.
O que não pode faltar no melhor emissor de MDFe?
Listamos abaixo os principais diferenciais que você precisa verificar ao contratar um emissor de MDFe:
1. Implantação
Mesmo que o sistema seja simples, orientações podem ser necessárias principalmente se você está começando e nunca emitiu documentos fiscais antes. Por isso é interessante procurar um sistema que forneça um serviço de assistência ao cliente nas primeiras emissões para diminuir as chances de erros.
2. Assistência e suporte técnico
Mesmo após as primeiras emissões, podem surgir dúvidas ou ocorrer problemas que precisam ser solucionados por uma assistência técnica especializada e com rápida resposta
Entende-se que administrar uma empresa requer tempo e estudo. Um transportador de carga precisa lidar com várias situações administrativas e tomar inúmeras decisões diariamente, por isso, minimizar essas dúvidas fazem parte do DNA de uma empresa que ofereça um bom sistema emissor de MDFe. Esta empresa deve estar por dentro de todas as mudanças no cenário fiscal, para orientar o emitente de MDFe da melhor maneira, eliminando as chances da transportadora ser multada por irregularidades.
Sabemos que apenas oferecer a ferramenta para emitir o MDFe não é suficiente. É preciso ensinar a utilizá-la e esclarecer todas as dúvidas, até que o transportador se sinta confortável e confiante para seguir no processo sozinho, pois por mais fácil e intuitivo que seja o sistema, as dúvidas são inevitáveis. Ter um canal de fácil comunicação com o suporte e uma equipe competente prestando um atendimento descomplicado é o básico para que o transportador comece a trilhar o caminho do sucesso.
3. Atualizações gratuitas
Frequentemente a SEFAZ estipula alterações no modelo do MDFe ou na forma como ele é emitido, pois as leis do transporte vão mudando e a fiscalização também.
De tempos em tempos, entra em vigor uma nova versão do documento, que atualmente está no MDFe 3.00, e cabe ao desenvolvedor do sistema para emissão de MDFe disponibilizar essas alterações sem custo ao cliente.
Antes de contratar definitivamente o seu software emissor de manifesto eletrônico, certifique-se de que a empresa se compromete a oferecer gratuitamente estas atualizações, e ainda antes do prazo limite para adesão das alterações.
4. Facilidade, emissão em poucos segundos
Algumas ferramentas mais avançadas permitem uma maior agilidade na hora de emitir o MDFe, importando os dados do CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) diretamente para a tela do manifesto eletrônico. Com isso, não há o retrabalho de preenchimento das informações, já que algumas são bem semelhantes às exigidas no conhecimento de transporte eletrônico. Com isso, em apenas alguns segundos já é possível validar o MDFe.
5. Confiabilidade
Sabe-se que a SEFAZ obriga que uma série de informações sejam inseridas no MDFe, no formato e no local correto, portanto, é obrigação do sistema de MDFe verificar a alertar o emitente caso alguma informação esteja incorreta ou ausente, antes de iniciar o processo de validação. Dessa forma, são evitados cancelamentos ou contratempos que podem surgir em casos de cancelamento fora do prazo.
6. Acesse de qualquer lugar
Nem todos podem contar com um local fixo de trabalho. Um sistema emissor de MDFe deve se ajustar ao seu usuário, apresentando-se em versões que possam ser acessadas de qualquer local. A vantagem dos sistemas na versão web, é que você só precisará de um local ou dispositivo com acesso à internet para poder gerar o MDFe.
7. Consultar MDFes não encerrados
A SEFAZ bloqueia a emissão de novos MDFes até que sejam encerrados os manifestos em aberto há mais de 30 dias. Mas qual a melhor forma de encerrá-los sem precisar buscar manualmente cada um deles? Opte por sistemas que oferecem a busca específica de MDFes não encerrados, para agilizar o processo da emissão de novos MDFes, encerrando apenas aqueles cuja viagem já foi concluída.
8. Segurança
Hoje em dia, muito se fala sobre roubo de dados, sequestro de informações, entre outros problemas. Por outro lado, sabemos que o manifesto de transporte possui muitos dados importantes, uma vez que precisam constar as principais informações sobre o transporte.
Sendo assim, é necessário contar com um emissor de MDFe que seja seguro e invista em segurança da informação para manter os dados de seus clientes sempre a salvo.
9. Backup
Outro ponto que também está relacionado com a segurança é o backup, ou seja, uma cópia de segurança dos MDFes emitidos caso ocorra algum problema com as informações armazenadas no computador da empresa. O melhor emissor de MDFe deve armazenar uma cópia de seus documentos em servidores confiáveis.
10. Escalabilidade e integração com outros sistemas
Por último, não menos importante, o melhor emissor de MDFe precisa ser adaptável ao tamanho da sua empresa, mesmo que ela venha a crescer.
Já pensou aumentar a frota ou a demanda por fretes e ter que trocar de sistema por que o antigo não comporta mais a operação? Melhor nem pensar, já que todos os cadastros e informações teriam que ser repassadas para o sistema novo.
Um bom sistema MDFe pode evoluir junto com a sua empresa, seja em número de emissões ou de veículos.
O melhor sistema emissor de CTe também precisa ter integração com outros sistemas, como por exemplo: seguradora para realizar a averbação do frete, instituições financeiras para gerar o PEF, CIOT e VPO.
Com todas estas vantagens, emitir MDFe se tornará uma tarefa fácil, e em pouco tempo já será possível perceber as mudanças que um bom sistema para emissão de MDFe pode trazer. Se você quiser testar um sistema que une todos estes quesitos, te convidamos a conhecer o nosso sistema emissor de MDFe.
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