Periodicamente, a SEFAZ Nacional disponibiliza novas notas técnicas que geralmente afetam o modo como emitimos os nossos documentos fiscais eletrônicos. Um procedimento que até um dia atrás era feito normalmente, hoje pode estar errado. Isso já aconteceu com você? Acredite, isso é mais normal do que você imagina, pois rejeições de CTe são muito comuns, mas felizmente, na maioria dos casos, são fáceis de se resolver.
Algum tempo atrás, falamos sobre a rejeição de “uso indevido”, e hoje vamos falar sobre outras rejeições de CTe comuns que acontecem no momento de gerar o seu documento. Certamente algumas destas já aconteceram na sua empresa. Confira.
519 – CFOP inválido para operação
Sabemos que existem CFOPs específicos para operações de entrada e saída, sendo separados por códigos de operações intermunicipais (ou estaduais) e interestaduais. Este erro ocorre quando o CFOP informado não condiz com a operação. Por exemplo: entrega com destino intermunicipal e informado CFOP interestadual, e vice e versa. Até que a correção seja feita, o CTe não pode ser autorizado pelo sistema.
678 – Uso Indevido
A rejeição “Uso Indevido” ocorre toda vez que se faz mau uso do ambiente de autorização da SEFAZ, realizando várias tentativas de validação do documento. Para conseguir concluir a validação, é necessário aguardar um tempo mínimo de 3 minutos, e efetuar nova requisição.
105 – Lote em Processamento
Este erro acontece devido a alguma oscilação na SEFAZ validadora. Toda vez em que um documento é enviado para o ambiente de autorização, em seguida o sistema faz uma consulta automática do status deste. Quando há esta oscilação, o status retorna como Lote em Processamento, pois o processo de validação ainda não foi concluído. Para corrigir esta rejeição, deve ser aguardado um tempo mínimo de 3 minutos para fazer o envio de uma nova requisição.
225 – Falha no Schema XML do CTe
A rejeição Falha no Schema XML do CTe é gerada por vários motivos, e alguns deles são:
- Quando são informados caracteres inválidos como [email protected]#$%, por exemplo;
- Quando a versão do documento é diferente da versão esperada pela SEFAZ. O layout em vigência está na versão 4.0 .
- Ou ainda, deixar em branco os campos que são de preenchimento obrigatório.
Para conseguir realizar a emissão, será necessário verificar se há alguma dessas inconsistências em seu CTe, e tentar validar novamente assim que corrigido. Para lhe auxiliar criamos um checklist com tudo o que você irá precisar para emitir o CTe de forma correta e evitar rejeições.
204 – Duplicidade de CTe [nRec:999999999999999]
Estas rejeições de CTe ocorrem quando, por alguma falha na atualização do status do CTe, é feita uma nova tentativa de validação em um CTe já autorizado na SEFAZ estadual.
Ao verificar uma nova tentativa de validação de um documento já autorizado, a SEFAZ retorna com erro de duplicidade, pois não há como autorizar um CTe já existente como autorizado no portal.
Essa rejeição pode ocorrer por diferentes razões, a mais comum é falha na comunicação do retorno do status como autorizado para o seu sistema de emissão.
Para evitar possível inconsistência de dados entre o documento que existe em seu sistema e aquele autorizado, a melhor alternativa é fazer o download do arquivo XML do CTe existente na SEFAZ. Para isso, é possível seguir o seguinte passo a passo:
- Passo 1: copiar a chave de acesso do CTe existente em seu sistema,
- Passo 2: fazer uma consulta no portal da SEFAZ e realizar o download do documento usando o seu certificado digital e a chave de acesso copiada na etapa anterior.
- Passo 3: depois de ter o arquivo XML salvo em sua máquina, então é possível fazer o registro desse CTe em seu sistema.
É possível consultar o CTe via chave de acesso no Portal Nacional do CTe e nos portais estaduais das secretarias de fazenda quando estas possuem ambiente de autorização de CTe.
Importância do registro de CTe via arquivo XML
Esse procedimento descrito acima é importante para garantir a integridade do CTe. Pois, por exemplo, se o CTe existente em seu sistema for alterado por algum usuário e em seguida ao receber a rejeição 204 for apenas realizada a consulta da chave direto no sistema, pode haver o retorno do protocolo de autorização via consulta direta pela chave.
No entanto, poderia haver diferenças entre ele e o documento fiscal existente na SEFAZ. Um dos problemas mais graves seria, por exemplo, um usuário ter alterado valor, NF-es ou os envolvidos na operação.
Como o documento que tem a validade fiscal e jurídica é aquele existente na SEFAZ, é importante ter certeza de ele está registrado corretamente em seu sistema.
Ao fazer o download do XML do portal da SEFAZ e registrar, vale a pena também conferir se as informações estão de acordo com a operação de transporte.
539 – Duplicidade de CTe, com diferença na Chave de Acesso
Apesar de a descrição ser semelhante à rejeição anterior, esta situação ocorre de maneira diferente. Estas rejeições de CTe ocorrem sempre que a SEFAZ identifica que está sendo feita uma tentativa de validação de um CTe com determinado número e série já utilizados anteriormente pelo mesmo CNPJ emissor.
Isso pode ocorrer quando é iniciada a emissão em um novo sistema e não é ajustada a numeração de sequência. Ou também quando um CTe Autorizado é excluído, e logo após é emitido outro usando o mesmo número e série. Para corrigir, é necessário identificar qual a situação geradora do erro.
Rejeições de CTe: Erro ao iniciar emissões em um novo sistema de emissão
Se o erro for devido a emissões realizadas no sistema anterior, é preciso conferir qual a série e qual o último número do CTe emitido nesta ferramenta antiga. Depois, no momento de emissão em seu novo sistema é preciso editar o número do CTe para o próximo da sequência.
Isso ocorre devido ao fato de não ser possível para um CNPJ emitir dois CTes com mesmo número e série, sem esse ajuste a rejeição continuará a se repetir.
Duplicidade com chave de acesso diferente devido a exclusão de CTe
Outra situação comum é a falha do retorno do protocolo de autorização do CTe e exclusão do documento no sistema. A falha do retorno do protocolo pode ocorrer por falha de conexão de internet ou por instabilidade da própria SEFAZ. Um usuário pode, por exemplo, fazer tentativas de envio de CTe e receber o retorno de que o documento não foi autorizado, em seguida a algumas tentativas de envio ele decide excluir esse CTe.
No entanto, em uma das tentativas de envio ele foi autorizado na SEFAZ, apenas não houve o retorno do protocolo de autorização para seu sistema. Alguns minutos depois o usuário retorna ao sistema e reinicia um novo CTe do zero com novos dados e ao enviar utiliza o mesmo número e série daquele excluído. Nesse processo, como é gerada uma nova chave de acesso para um número e série de CTe já existente e autorizado, ocorre a rejeição 539.
A alternativa para corrigir essa rejeição é fazer o download do arquivo XML do CTe existente na SEFAZ e depois o registro do arquivo em seu sistema. Para isso, é preciso seguir os passos a seguir:
- Passo 1: copiar a chave do CTe que retorna juntamente com a mensagem da rejeição 539. (Essa é a “chave de acesso” que existe apenas na SEFAZ e não aquela do CTe do sistema).
- Passo 2: fazer uma consulta no portal da SEFAZ e realizar o download do documento usando o seu certificado digital.
- Passo 3: após ter o arquivo salvo em sua máquina, então é possível fazer a exclusão do CTe rejeitado e depois fazer o registro do XML do CTe baixado em seu sistema.
Após o registro do CTe é importante conferir os dados para se ter certeza de que está tudo de acordo com a operação a ser realizada.
203 – Emissor não habilitado para emissão do CTe
O contribuinte deve estar devidamente cadastrado na SEFAZ de seu estado para que possa fazer a emissão de CTe, bem como os demais serviços, como consulta, cancelamento e inutilização do CTe.
O credenciamento deve ser feito tanto para ambiente de homologação (ambiente de testes), quanto em produção (ambiente com valor fiscal). Ao receber a rejeição 203 – Emissor não habilitado para emissão do CTe, é necessário verificar com a SEFAZ validadora de seu estado se o CNPJ está devidamente credenciado para fazer emissão de CTe nos dois ambientes.
Além disso, é preciso conferir também se há alguma pendência, como problemas na inscrição estadual, por exemplo.
540 – Grupo de documentos informado inválido para remetente que emite NF-e:
Ocorre quando o emissor do documento fiscal da mercadoria que está sendo transportada, é obrigado a emitir NF-e, e no grupo de documentos está sendo informado nota fiscal modelo 1 ou 1-A, documento este que foi substituído pela nota fiscal eletrônica. Para reparar, é necessário alterar o modelo da nota para NF-e, e informar a sua chave de acesso.
212 – Data de emissão do CTe posterior a data de recebimento
A rejeição “data de emissão do CTe posterior a data de recebimento” é gerada quando a data ou hora da máquina ou do sistema emissor está adiantada em relação ao horário dos servidores da SEFAZ estadual. Lembremos que, na validação de qualquer documento fiscal eletrônico, a primeira validação é realizada em esfera estadual, para que então seja recebida pela SEFAZ Nacional. Sendo assim, é importante manter o horário do equipamento ou do sistema emissor de CTe no mesmo horário de seu estado. Este tipo de erro é comum em estados onde há fuso horário diferente do horário de Brasília.
403 – Forbidden: Access is denied
403 Forbidden ( 403 Proibido ) é um código de erro HTTP retornado pelo servidor web. Isso acontece quando o usuário tenta obter acesso a um recurso que o servidor não permite. Além disso, ele geralmente ocorre quando o ambiente validador da SEFAZ está temporariamente indisponível. Como medida paliativa, o contribuinte pode utilizar qualquer alternativa de emissão em contingência prevista na legislação.
690 – Pedido de cancelamento para NF-e com MDF-e ou CTe
Mostra que ao tentar cancelar uma nota fiscal eletrônica, o documento está referenciado por outras documentações fiscais eletrônicas, que no caso podem ser MDF-e e/ou CTe que estão autorizadas pela Secretaria da Fazenda.
Para solucionar a rejeição 690, precisa ser feito o cancelamento da(s) MDF-e e/ou CTe que estão vinculados à NF-e referenciada. Se o emitente da MDF-e/CTe e o emissor da NF-e forem pessoas (empresas distintas), o emissor da NF-e terá de solicitar o cancelamento por parte do emissor dos documentos de transporte.
Para saber se a NF-e foi referenciada por uma documentação fiscal, acesse o site da Sefaz. Por meio da chave de acesso fiscal é possível consultar e verificar os dados.
216 – Chave de Acesso difere da cadastrada
A rejeição 216 aponta que a chave de acesso informada na consulta é incompatível com o código numérico já cadastrado no banco de dados da Secretaria da Fazenda. Ao consultar um CTe é necessário informar a chave de acesso com a mesma numeração que está registrada no site da Sefaz.
301 – Irregularidade fiscal do emitente
A rejeição de Cte 301 mostra que existe uma irregularidade no cadastro do emitente. Caso o emitente tenha problemas cadastrais na Sefaz ou esteja com sua Inscrição Estadual (IE) prejudicada, ele não conseguirá gerar um CTe.
Para solucionar esse impasse, analise a condição do tomador junto ao site da Sefaz a fim de detectar irregularidades. Conheça a seguir as ocorrências as quais a IE impedem a geração do conhecimento de transporte eletrônico:
- IE baixada;
- IE em processo de baixa;
- IE cancelada;
- IE suspensa.
É possível consultar a situação do CNPJ do emitente pela aba “Cadastro Centralizado de Contribuinte (CCC) no site da Sefaz. Já a Inscrição Estadual pode ser consultada no site do Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA).
222 – Protocolo de Autorização de Uso difere do cadastrado
Mostra que ao emitir solicitar o cancelamento de um CTe, o protocolo do campo nProt difere do protocolo de autorização do CTe. Para resolver esse problema é preciso informar o número de protocolo de autorização correto durante o cancelamento. Para obter o código correto, basta consultar a chave (componente CTe) na página da Sefaz.
290 – Certificado de Assinatura inválido
Acontece quando o certificado de assinatura é considerado inválido durante a geração do CTe. Isso ocorre com frequência quando dois ou mais certificados são utilizados em um mesmo dispositivo, gerando conflitos sistêmicos.
Em alguns casos, o emissor tem diversos tokens de certificados de assinatura e acaba usando o token errado para aquela emissão. Se você não identificar onde está o erro, entre em contato com a administradora do seu certificado de assinatura para resolver o problema e tirar dúvidas sobre a usabilidade do recurso.
As rejeições de CTe são parte da rotina de emissão fiscal
Neste conteúdo, compilamos as rejeições mais comuns e solucioná-las com eficiência. No entanto, de acordo com as atualizações do CTe, diversas mudanças surgem com frequência. A recomendação é se manter informado, especialmente em relação aos procedimentos do sistema emissor. Logo, o fornecedor do seu software emissor de CTe deve garantir que que esteja sempre atualizado.
Ocorrer rejeições na emissão do conhecimento de transporte eletrônico (CTe) é normal, e na maioria dos casos há uma forma de reparar. As rejeições de CTe ocorrem devido à existência de uma infinidade de validações a cada envio de documento. Por isso, é tão importante contar com um programa que possui suporte técnico especializado e permanente. Se você utiliza as soluções Bsoft e ainda tem dúvidas sobre como solucionar estes erros, entre em contato com nossa equipe de suporte para obter o auxílio necessário.
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