É comum que erros aconteçam, principalmente, na rotina atribulada das transportadoras. Sobretudo, aqueles relacionados à emissão de documentos fiscais. Nesse cenário, muitas vezes, o gestor só percebe que precisa cancelar um registro que já foi lançado e emitir a versão correta depois do prazo fixado. Passado esse tempo, deve-se recorrer a outro processo, que é chamado de cancelamento extemporâneo de CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico).
Esse procedimento ocorre quando a solicitação do cancelamento do CTe extrapola o prazo normal definido pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado. No entanto, é necessário estar atento, já que essa tarefa nem sempre é simples e pode envolver penalidades para as empresas.
Por isso, neste post, vamos falar sobre as características desse cancelamento e explicar quando e como ele deve ser feito. Acompanhe e saiba mais!
O que é o cancelamento extemporâneo de CTe?
Existem regras específicas quando abordamos sobre notas fiscais e outros tópicos do sistema tributário como um todo. Todas elas podem ser facilmente consultadas na plataforma do Governo Federal, uma vez que o nosso sistema é um dos mais complexos existentes. Isso exige das empresas, independentemente do nicho de atuação, ter um entendimento claro por meio de muita leitura e profissionais capacitados.
No caso do cancelamento extemporâneo de CTe, trata-se daquelas que sejam canceladas fora do prazo pré-estabelecido. O contribuinte tem a possibilidade de fazer o cancelamento de um documento que há foi emitido mesmo depois que o prazo estabelecido por lei já tiver sido alcançado (prazo legal).
Além do CTe, é possível utilizar esse serviço, de acordo com a legislação, para Notas Fiscais Eletrônicas e também para CTe OS, que são o Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços.
Quais são os motivos mais comuns para o cancelamento de CTe?
Sob o ponto de vista da emissão de documentos fiscais de serviços de frete, é fundamental garantir que as informações prestadas estejam corretas, evitando, assim, a necessidade de cancelamento. Contudo, na ocorrência de imprevistos, existem formas de corrigir essa situação.
Por isso, é importante conhecer quais são as principais razões para que a transportadora dê início ao processo de cancelamento após o prazo. Alguns exemplos são:
- cancelamento de venda: essa é uma das razões mais comuns que afeta tanto o vendedor da mercadoria quanto a transportadora. Nesse cenário, comprador decide cancelar o pedido por diversas causas, como falta de produtos ou demora no prazo de entrega estimado;
- desistência do comprador: nesse cenário, o cliente tem a possibilidade de desistir da compra, o chamado direito de arrependimento. De acordo com o artigo 49 do Código de Defesa do Consumidor, é de 7 (sete) dias corridos;
- informações incorretas: esse exemplo é de responsabilidade da transportadora que identifica erros nas informações lançadas no documento. Essa ocorrência pode resultar na apreensão da carga, multa e recusa de recebimento por parte do destinatário.
Quando o cancelamento extemporâneo de CTe pode ser solicitado?
Segundo as regras de emissão de documentos de frete, o cancelamento em condições normais pode ocorrer a partir da autorização do conhecimento de transporte, desde que a prestação do serviço ainda não tenha sido iniciada. Cada estado dispõe de autonomia para determinar o prazo mais conveniente.
Ainda assim, a maioria dos estados brasileiros adota a regra de que o prazo legal para o cancelamento é de até 168 horas, ou seja, 7 (sete) dias corridos. Já o estado do Mato Grosso adota regras ainda mais rígidas e o prazo de cancelamento é de até 8 (oito) horas após a sua emissão. A justificativa oferecida é que essa medida tem o objetivo de evitar que a ferramenta seja alvo de irregularidades e fraudes.
Após esse período, a empresa passa a se enquadrar no cancelamento extemporâneo e deve seguir as suas regras para esse processo.
O cancelamento extemporâneo de conhecimento de transporte pode ser solicitado a partir do fim do prazo regular para cancelamento, até o 10º (décimo) dia do mês subsequente àquele em que o documento foi autorizado. Por exemplo, se o CTe foi emitido em julho, o cancelamento extemporâneo deve ser solicitado até o dia 10 de agosto e, assim, sucessivamente.
Como regra, a Secretaria da Fazenda permite que até 5 (cinco) CTes sejam cancelados por vez, utilizando o cancelamento extemporâneo, desde que todos tenham sido emitidos dentro do mesmo mês.
Quais condições impedem essa solicitação?
Mesmo quando a transportadora executa todos os processos corretamente, a solicitação do cancelamento extemporâneo de CTe pode ser recusada a critério da Secretaria da Fazenda. Isso pode acontecer quando:
- o cancelamento for autorizado pelo sistema Sefaz Virtual de Contingência (SVC);
- existe um registro de circulação de mercadorias, que indica que o serviço de transportes já começou;
- há um evento de emissão de manifesto ;
- o CT-e não pode ter sido alterado ou substituído posteriormente;
- o pedido não está de acordo com as normas de validação do MOC (Manual de Orientações do Contribuinte) do CTe.
Assim, em linhas gerais, o cancelamento extemporâneo de CTe somente é indicado quando o documento não pode ser resolvido com uma Carta de Correção Eletrônica (CCe) . Isso ocorre nos casos em que os valores descritos influenciam o cálculo final do frete, bem como erros ligados às datas de saída e chegada, e aos dados do remetente ou destinatário.
Da mesma forma, o cancelamento extemporâneo de CTe não pode se encaixar em situações nas quais outros pedidos seriam cabíveis, como a anulação, substituição ou complementação de CTe. No mais, é importante reforçar que esse processo só é aceito quando o CTe já foi aprovado pelo fisco e desde que o serviço de transporte não tenha iniciado.
Sendo assim, verifique se o seu CTe não se enquadra em nenhuma dessas situações antes de realizar o pagamento da TSE (Taxa de Serviços Estaduais). Assim, você evita que mesmo após o pagamento dessa taxa, o cancelamento não possa ser realizado e você disperdice recursos.
Saiba as diferentes formas de corrigir erros no CTe de acordo cada tipo de situação acessando o nosso “Assistente de Correção de CTe”:
Quais as regras específicas de cancelamento nas principais regiões do país?
Alguns estados adotam normas diferentes para esse procedimento. Basicamente, o ideal é que o transportador consulte os documentos e instruções dos locais que atende para ficar bem informado sobre como funcionam suas especificidades e evitar problemas. Confira os exemplos a seguir:
- São Paulo: o estado definiu os parâmetros do cancelamento por meio da Decisão Normativa CAT 02, de 10/09/2015;
- Goiás: as particularidades do cancelamento no estado estão registradas na RCTE, Seção IV, Subseção IV, art. 141, §1º,IV e §3º;
- Ceará: é recomendado ler a Instrução Normativa 58/2013 para saber como solicitar o procedimento nesse estado;
- Rio de Janeiro: observe a Resolução SEFAZ n.º 720/14, Parte II, Anexo III, Seção II, arts.8º e 9º para tirar dúvidas.
Como fazer o cancelamento extemporâneo de CTe?
O pedido pode ser efetuado pelo representante legal da empresa emissora do documento ou pelo contador responsável pela correspondente escrituração fiscal. É preciso abrir um protocolo diretamente na Secretaria da Fazenda ou pelo site — disponível apenas em alguns estados.
Escolha no menu a opção “Conhecimento de Transporte Eletrônico” e, depois, clique em “Pedido de Cancelamento Extemporâneo”. Então, o órgão local expedirá a TSE (Taxa de Serviços Estaduais), cujo valor dependerá do estado onde está sendo emitida.
Uma vez que o pedido for formalizado, é gerado um número de protocolo e um Documento de Arrecadação (DAR-1/AUT), que serve para quitar a TSE. O documento deve ser pago até o 13º (décimo terceiro) dia do mês subsequente àquele em que a empresa conseguiu a Autorização de Uso do CTe como objeto de cancelamento. Após o pagamento, o cancelamento é autorizado.
O que devo fazer após a autorização do cancelamento?
Após autorizado, o cancelamento deverá ser feito por meio do mesmo sistema emissor de CTe que a empresa já utiliza para essa necessidade. O prazo para realizar esse cancelamento é até o 14º (décimo quarto) dia do mês subsequente ao de emissão do documento original.
Vale lembrar que, caso o CTe já tenha um Manifesto Eletrônico de Documentos (MDF-e) vinculado não é possível realizar o cancelamento. Além disso, para evitar o uso excessivo do recurso, muitos estados adotam penalizações para as instituições que, por diversas razões, ultrapassam o prazo estabelecido para o cancelamento.
Infrações e multas
De acordo, com o estado em que a empresa se localiza, há incidência de multas calculadas de acordo com o valor da prestação do serviço. São Paulo, por exemplo, aplica uma multa equivalente a 10% do valor prescrito no documento, com base no Regulamento do ICMS/2000.
Já a infração de dar início ao processo de transporte sem a devida documentação para acobertar a mercadoria pode gerar multa que varia entre 20% e 40% do valor do serviço. Nos casos em que o valor da prestação de serviço no documento esteja incorreto, seja por motivo de erro, seja com a intenção de reduzir a arrecadação, a empresa fica sujeita a multa de 40% do valor da diferença apurada.
Em ultimo caso, até mesmo a circulação de mercadorias com a documentação vencida ou sem o preenchimento da data de saída resulta no pagamento de multa de 50% do valor da operação, caso a irregularidade seja identificada pelos órgãos fiscalizadores. Portanto, esse é mais um aspecto que exige a atenção e planejamento do transportador para impedir que esses erros resultem em custos excessivos para a operação.
Por que contar com um sistema para auxiliar a sua empresa?
Como vimos, há a possibilidade de realizar o cancelamento extemporâneo de diferentes documentos fiscais. Porém, o ideal é que a sua empresa tenha um controle mais preciso de suas obrigações tributárias. Como vimos, o nosso sistema é complexo, o que exige cuidado e conhecimento por parte de um negócio, independentemente do setor de atuação (inclusive o de transporte).
Por essa razão, o ideal é contar com um sistema que possa auxiliar nesse processo, de modo que vá contribuir tanto para que os cancelamentos e a identificação deles sejam feitos dentro do prazo quanto para outros tópicos que facilitam o trabalho da equipe. A seguir, a gente explica quais. Confira!
Emissão prática do CT-e
Um dos grandes diferenciais de contar com uma ferramenta como essa é a facilidade para a emissão tanto do CT-e quanto do MDF-e. É possível realizá-las de forma prática e objetiva, de modo que o transportador possa cumprir com as suas obrigações fiscais sem necessariamente fazer um alto investimento.
Se você conta com uma ferramenta própria para o seu nicho de atuação, consequentemente há redução de gastos desnecessários e um melhor controle por parte de seu time. Ao evitar erros nas emissões você evita usar recursos da empresa para pagar taxas como, por exemplo, a taxa do cancelamento extemporâneo dos CTes.
Facilidade do sistema
De nada adianta contar com um ótimo sistema se você não consegue utilizar as suas funcionalidades pela dificuldade de uso. Hoje, existem no mercado soluções que são muito intuitivas. Além disso, caso você deseje apenas a solução de emissão do CT-e apenas, há a possibilidade de utilizar essa funcionalidade sem que necessariamente precise investir em um sistema TMS completo.
Valor acessível
Muitas vezes, uma empresa deixa de investir em um sistema de qualidade devido ao seu valor, que pode ser alto para os padrões do negócio. Hoje, você encontra no mercado ferramentas que realmente cumprem com o seu objetivo, atendem às necessidades do negócio, além de controlar a operação fiscal da empresa por meio de um investimento relativamente baixo, ideal para pequenas empresas.
Dessa forma, você cumprirá com as obrigações do fisco, fará o pagamento correto das taxas e notas, otimizará o trabalho da equipe e reduzirá custos.
O cancelamento extemporâneo de CTe é um recurso que permite que empresas de transporte consigam anular esse documento com erros, mesmo depois do prazo estipulado. Como você pode ver, devem ser observados alguns detalhes, especialmente as diferenças impostas em cada estado. Com as nossas dicas, é possível fazer isso com segurança, respeitando as regulamentações vigentes e garantindo a tranquilidade das operações da sua transportadora.
Agora que você conhece as principais regras e detalhes de como solicitar esse cancelamento, continue aprofundando seus conhecimentos sobre o assunto! Saiba o que é CTe, para que serve esse documento e como saber se sua empresa precisa emiti-lo!
