Um dos documentos mais importantes para uma transportadora é o CTe. Ele é obrigatório e pode provocar grandes transtornos em caso de emissão indevida. Você sabe o que é o CTe? Já gerou esse documento para a sua empresa de transportes?
Se você ainda não emitiu esse documento ou se não tem certeza de que forma esse processo deve ser feito, continue a leitura. Neste artigo você vai saber como emitir o CTe para transportadora e manter sua situação regular com a legislação vigente. Confira!
O que é o CTe?
Antes de tudo é preciso saber o que é o CTe e entender o porquê ele é tão importante para as empresas que realizam transportes, independentemente do modal em que atue (rodoviário, aéreo, aquaviário, ferroviário e marinho).
O CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é um documento fiscal que toda a empresa prestadora de serviços de transportes precisa ter para informar com legitimidade todos os produtos e/ou mercadorias que serão transportados. Portanto, é pelo CTe que a prestação de serviços de transportes é documentada no Brasil.
Esse documento é emitido eletronicamente e só pode ser utilizado dessa forma. Como documento impresso é utilizado o DACTe (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico), que deve ser transportado obrigatoriamente junto com a carga durante todo o seu translado.
Qual a importância do CTe para transportadoras?
Por se tratar de um documento criado pelo CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária) e pela Receita Federal, a sua aplicação é legal e, portanto, obrigatória.
Com o avanço da tecnologia e com as atividades de negócios adaptadas ao ambiente digital, esse documento é imprescindível para o cumprimento e declaração de obrigações fiscais referentes aos transportes em território nacional. O documento é também um ganho em praticidade, pois, agiliza todos os processos de conferência de cargas transportadas e suas respectivas documentações.
Sua importância também é relevante pelo processo de movimentação de mercadorias que exigem informações precisas e detalhadas e que, com esse sistema, o risco de erro nas informações é muito baixo, gerando maior segurança para as operações de logística e transporte. Inclusive, as empresas que realizam a sua gestão por meio de plataformas digitais conseguem gerar todos os dados de forma automática.
Como emitir o CTe para transportadora?
Sempre que uma empresa de transportes necessita prestar serviços em qualquer modal de transporte de cargas, necessita emitir o CTe, tanto para transportes interestaduais quanto para intermunicipal. A seguir, você acompanha o passo a passo de como emitir o CTe para a sua empresa de transportes. Confira:
- Depois de formalizada a empresa com CNPJ e Inscrição Estadual, adquira o certificado digital . O certificado digital é a assinatura digital da empresa e é validada pela ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
- Pela SEFAZ do seu estado, faça a solicitação de credenciamento para emissão do CTe. Para isso, geralmente é necessário fazer o cadastro da sua empresa de transportes no site do SEFAZ.
- Tenha um sistema emissor do documentos fiscais.
- Acesse a internet, pois somente será possível emitir o seu CTe por ela. É dessa forma que ocorre o cruzamento e a validação dos dados inscritos e das informações registradas no sistema da SEFAZ.
- Configure a sua transportadora no sistema, pois essas informações são registradas no sistema e devem informar em relação aos dados da transportadora e das mercadorias transportadas.
- Faça a importação da solicitação em XML em nota fiscal. Esse documento digital tem dados importantes que são necessários para a emissão do CTe.
- Coloque todas as informações solicitadas no documento. Essa etapa exige atenção, pois todas as informações inseridas são de extrema importância para a conclusão do processo. As informações solicitadas são referentes aos remetentes e destinatários, às informações da NFe, informações do motorista, o valor dos serviços prestados e o imposto devido ao estado.
- Após todas as etapas anteriores serem concluídas, você já pode imprimir o DACTe e enviá-lo junto às mercadorias por toda a sua trajetória.
Conte com o apoio da sua contabilidade
Nesse momento inicial o apoio de um contador é muito importante. Esse profissional irá lhe ajudar no credenciamento para emissão de CTe e lhe informará como configurar o destaque de imposto de forma correta durante a emissão. Pois, dependendo do regime tributário e do tipo de operação, pode haver necessidade de configurações específicas no sistema de emissão.
Como escolher o sistema automatizado ideal para a geração de CTe?
Para emitir o CTe da forma adequada, é preciso escolher o sistema a ser utilizado para que a emissão aconteça. Para escolher a plataforma ideal, é preciso conhecer a sua empresa e identificar alguns pontos específicos, como o tamanho da empresa, como ela se desenvolve no mercado competitivo e quais os orçamentos disponíveis para investimentos no negócio.
Alguns sistemas de emissão limitam a quantidade de solicitações e, por esse motivo, você deve conhecer muito bem o sistema a ser implantado no seu negócio. Outra dica importante antes de contratar um sistema para a sua empresa é observar os recursos oferecidos pela plataforma. Um dos diferenciais que também pode ser significativo para o seu negócio é o fato de priorizar o atendimento de suporte ilimitado e permanente. Isso gera maior segurança para as soluções que a empresa necessite e que sejam consideradas de grande urgência.
O suporte técnico pode ser um grande aliado na resolução de problemas no envio. Aliás, um bom suporte fornecerá dicas de como emitir de forma mais simples e evitar rejeições durante o envio de documentos.
Como emitir o CTe sem erros?
Utilizar sistemas confiáveis para as documentações fiscais é fundamental também para a proteção da sua empresa de transportes. Além disso, com um sistema automatizado as etapas de emissão da nota de Conhecimento de Transporte acontece de forma simples e prática. Os softwares desenvolvidos atualmente possuem tecnologia avançada, capaz de otimizar as operações da sua empresa com baixos riscos de erro por digitação ou falha humana. Ademais, a medida que sua operação cresce, as operações em lote e controle avançado das viagens e frota são indispensáveis. É preciso levar isso em conta também.
A capacitação dos profissionais que atuarão com esse sistema é fundamental para que os documentos sejam emitidos com a maior segurança e com todas as informações necessárias, conforme estabelecido pela SEFAZ. Para que isso seja possível é necessário que todos os recursos sejam considerados para um bom processo de gestão de documentos fiscais nas transportadoras.
Muitas são as inovações na área da tecnologia e o segmento de transportes está inserido nesse contexto moderno e inovador. Portanto, se sua empresa não utiliza o CTe para transportadora, saiba que já está na hora de agilizar esse registro para não enfrentar problemas futuros.
Aproveite os sistemas de automação para fazer uma gestão mais eficiente da sua transportadora e manter todo o seu negócio regularizado. Para se aprofundar mais neste assunto, recomendamos que você confira este artigo completo e cheio de novidades sobre o CTe!
