O Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, ou simplesmente DACTe online, é uma representação física do Conhecimento de Transporte Eletrônico, o CTe. Dessa forma, é possível se adequar à legislação nacional imprimindo, em um papel comum, o registro que acompanha a carga durante o serviço de transporte.
Pensando nisso, explicamos neste texto quais são as características e que funções cumprem o DACTe. Em seguida, mostraremos qual é a diferença entre o DACTe e o CTe, como consultar o documento online, quanto tempo guardar o registro e por que é importante arquivar o DACTe. Continue a leitura e aprenda mais sobre o tema!
Quais são as características do DACTe?
O DACTe deve cumprir alguns requisitos para se enquadrar às leis em vigor no Brasil. Por isso, a Receita Federal determina que o documento tenha estas características:
- o DACTe deve ser impresso pelo transportador antes de a mercadoria sair para entrega;
- o documento pode ser utilizado para trânsito de mercadorias após a concessão da Autorização de Uso do CTe;
- o emissor que precisar do CTe deve imprimir o DACTe com o número de cópias previsto na legislação tributária;
- o DACTe deve ter formato mínimo A5 e máximo A4, impresso em papel comum;
- os títulos e as informações essenciais devem ser grafados, tornando o documento mais legível;
- quando o DACTe for impresso em formato inferior ao tamanho do papel, o documento deve ser delimitado por uma borda;
- o emissor pode alterar o formato do DACTe, desde que obtenha autorização de cada unidade federativa e mantenha os campos obrigatórios do CTe.
Qual é a função do DACTe?
A Receita Federal determina que o DACTe acompanhe a Prestação de Serviço de Transporte, cumprindo as seguintes funções:
- conter a senha numérica de 44 posições (chave de acesso) para facilitar a consulta de informações sobre o documento do Conhecimento de Transporte Eletrônico;
- acompanhar o transporte rodoviário de cargas, identificando o emitente, o destinatário, os valores do frete, entre outras informações sobre a prestação do serviço;
- contribuir com a escrituração das operações registradas no CTe, principalmente quando o contratante do serviço não está credenciado para emitir documentos fiscais por meios eletrônicos.
Qual é a diferença entre o DACTe e o CTe?
Respondendo à questão, tanto o CTe quanto o DACTe são documentos fiscais eletrônicos, portanto, têm validade jurídica no país. No entanto, o DACTe é gerado após a emissão do CTe, motivo pelo qual corresponde à versão impressa do Conhecimento de Transporte Eletrônico.
Por isso, o DACTe sempre se refere a um CTe emitido, sendo registradas em papel as informações sobre o serviço de transporte rodoviário de cargas.
É possível consultar o DACTe online?
Muitas pessoas se perguntam sobre a possibilidade de consultar o DACTe em plataformas digitais. Na verdade, existem softwares que tornam possível a visualisação online do documento.
Ao emitir o CTe, o sistema emissor armazena todos os documentos digitalmente, podendo a gestão de transportes ter acesso aos dados sempre que precisar.
Como consultar o CTe e imprimir o DACTe online?
Até aqui, você sabe qual é a função e por que é necessário emitir o DACTe, certo? No entanto, a dúvida que fica é sobre como realizar a consulta online e, depois, imprimir esse documento.
O primeiro passo é acessar o Portal Nacional do CTe, uma vez que o emissor deve gerar o CTe para, em seguida, imprimir o DACTe.
No Portal Nacional do CTe, o usuário deve realizar o login com a chave de acesso, composta por 44 dígitos, clicando no captcha “Não sou um robô” para acessar o sistema.
A próxima página permite que o emissor consulte o CTe online. Nessa plataforma, também é possível baixar o documento na versão PDF e imprimir o DACTe, estando a validade jurídica atrelada ao arquivo digital em XML.
Vale lembrar que, atualmente, existe tecnologia disponível no mercado que facilitam o acesso ao DACTe. Dessa maneira, após emitir o CTe no Portal Nacional do CTe, um sistema emissor armazena os documentos gerados, criando uma pasta que pode ser acessada pelo usuário a todo momento.
Quem pode imprimir o DACTe?
Outra dúvida comum sobre o DACTe é sobre quem deve imprimir esse documento com validade legal. A Receita Federal informa que o documento deve ser impresso pelo emitente do CTe antes de dar início à prestação do serviço.
A regra se justifica pelo fato de a prestação do serviço de transporte ser registrada no CTe, o qual acompanha o DACTe correspondente.
Portanto, o DACTe pode ser impresso, reimpresso ou mesmo copiado pelo emissor, atendendo, sempre que necessário, às obrigações tributárias de cada estado.
Quanto tempo guardar o DACTe?
A legislação vigente prevê o prazo de 5 anos para o emissor guardar o DACTe. Mas não basta salvar os arquivos XML, é preciso que os documentos estejam válidos. Nesse sentido, um software com foco no setor de transporte de cargas ajuda a organizar os arquivos e garante a segurança do armazenamento de documentos importantes.
Por que é importante guardar o DACTe?
Versão gráfica do CTe, o DACTe tem por finalidade auxiliar a fiscalização durante o processo de transporte de cargas no Brasil. Por isso, o CTe e o DACTe devem ser armazenados durante o prazo determinando pelos órgãos competentes.
Em caso de extravio, o emitente deve realizar a reimpressão do DACTe, encaminhando o documento ao transportador ou ao responsável pelo ponto de coleta, quando existe acusamento de entrega da mercadoria. Assim, fica proibido o transporte de cargas sem a devida documentação, seja o CTe e a sua versão simplificada impressa, o DACTe.
Para evitar perdas, o ideal é armazenar os documentos em plataformas online, contendo o registro histórico de quando a operação foi realizada.
Neste artigo, você entendeu o que é e para que serve o DACTe online, versão impressa do CTe indispensável para a regularização do transporte de cargas no país. Desse modo, o emissor deve prestar atenção ao passo a passo, preenchendo as informações necessárias e imprimindo o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico.
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