Se você atua no setor logístico, certamente conhece as dificuldades e os desafios recorrentes nessa área de transporte rodoviário de cargas. Lidar com demandas de frete, informações de cargas e outros dados em uma simples planilha do Excel é pouco produtivo — e é aí que entra o sistema de transporte TMS.
Esse sistema veio para melhor gerenciar as diversas dimensões de uma empresa que atua no transporte de cargas. Por isso, ele envolve desde o cumprimento de obrigações fiscais ao controle de dados sobre os veículos na estrada. Esse controle profissional da operação ajuda a superar problemas como atraso nas entregas e outras adversidades que prejudicam a qualidade do serviço da sua transportadora.
Neste post, falamos sobre o sistema de transporte TMS e todos os aspectos referentes a ele. Continue a leitura para ficar por dentro do assunto!
O que é um sistema de transporte TMS?
O sistema de transporte TMS é um software capaz de direcionar seus serviços tanto para as transportadoras quanto para os embarcadores. As diversas funções desse tipo de recurso técnologico permitem um controle profissional das operações de transporte. Além de representar um ganho em agilidade há também a possibilidade de obter a cada passo uma visão do negócio, uma vez que é possível também acessar relatórios sobre os lançamentos efetuados no sistema.
Quais são as diferenças entre o TMS transportador e o embarcador?
A seguir, descubra os conceitos de cada uma dessas ferramentas e suas aplicações.
TMS transportador
Para os transportadores, o software facilita a gestão de frotas e dos fretes, colaborando para o entendimento mais efetivo das rotas que elas estão seguindo. Assim é possível planejar redução de custos e estratégias para maximizar entregas.
TMS embarcador
As empresas embarcadoras devem gerenciar suas atividades com relação aos fretes. Dessa forma, a opção de TMS precisa atender algumas demandas, como:
- cálculo do valor do transporte;
- gestão de separação e embarque de cargas;
- agendamento e acompanhamento dos envios;
- amplo controle sobre todas as demandas cotidianas.
Tudo isso se dá em um ambiente digital centralizado, que considera tanto os processos de transporte quanto aqueles voltados para a gestão da empresa.
Como escolher um sistema de transporte TMS?
No momento de escolher um sistema de transporte TMS, vários aspectos devem ser considerados. Confira!
Transmissão dos dados ao setor fiscal da companhia
As atividades dos embarcadores resultam em dados fiscais fundamentais, sempre considerando os valores registrados tanto em notas fiscais quanto nos conhecimentos de transporte.
O sistema de transporte TMS oferece automatização para cruzar informações, representando a garantia de valores corretos relacionados aos impostos vinculados ao transporte efetivo.
É crucial que esses sistemas consigam transmitir os dados com facilidade. O registro das atividades e os respectivos valores exatos são fundamentais para que os embarcadores possam prestar contas e pagar seus tributos adequadamente, mantendo-se legalmente protegidos. Essa integração precisa ser prioridade na escolha de um sistema TMS.
Personalização das fórmulas de frete
As características dos fretes variam segundo a distância, o tipo de produto e os modais escolhidos, fazendo com que eles precisem ser calculados a todo momento. Embora seja muito comum aos embarcadores, esse trabalho requer muito tempo, além de estar sujeito a erros quando feito manualmente.
Atualmente, é possível automatizar e personalizar essa tarefa. É fundamental que o transportador contrate um sistema de transporte de TMS, que permitirá a ampla personalização das fórmulas a serem calculadas, garantindo um trabalho fundamental e específico, que será entregue diariamente.
Custo-benefício do software de sistema de TMS
Ao avaliar o valor do software, considere todos os benefícios oferecidos, e não apenas o preço em si. Muitas vezes, uma plataforma barata pode sair caro por não oferecer qualidade nas funcionalidades oferecidas.
É fundamental analisar amplamente o sistema pretendido. Para que isso aconteça da melhor forma, o conceito de custo-benefício deve ser um requisito importante para a avaliação. Antes de escolher um software, verifique pelo menos estes dois pontos:
- se o valor cobrado por quem fornece o software é compatível com as funcionalidades que propõe;
- se as demandas que a sua empresa tem são atendidas pela solução.
Ampla automatização das tarefas
Os profissionais dessa área têm várias tarefas que se repetem, tomando muito tempo da equipe de gestão. Alguns exemplos são:
Sem um software que agilize tais demandas, perde-se muito tempo com as tarefas mencionadas. Antes de contratar um sistema TMS, os transportadores e embarcadores precisam avaliar se todas as tarefas diárias compreendidas pelas atividades serão, de fato, automatizadas na plataforma. O ideal seria pelo menos criar uma lista de prioridades para poder comparar com as funcionalidades oferecidas pelo software.
Relevância da fornecedora do sistema TMS no mercado
Na hora de escolher o software TMS ideal, as empresas (transportadoras e embarcadoras) precisam buscar fornecedores qualificados, objetivando o atendimento eficiente em duas frentes principais.
Real capacidade do sistema
Nesse caso, ocorre a garantia de que o software é completo, funciona adequadamente e agrega em produtividade. Além disso ele precisa ser capaz de atender a demanda da empresa no sentido de processamento de dados em baixa e também em larga escala. Outro ponto importante a se conferir são as possibilidades de integrações e expansão de atividades realizadas dentro do software. Um exemplo disso é a questão de integrações para emissão de boletos, controle de despesas etc.
Expertise no segmento
Considere somente as desenvolvedoras de TMS que compreendam quais são as necessidades dos transportadores, oferecendo softwares com apoio total às atividades. Assim se garante que nenhuma demanda deixe de ter o suporte adequado. Essa expertise irá se refletir também no suporte técnico ao cliente. Pois, ao precisar entender melhor alguma funcionalidade do TMS é melhor conversar com quem entende o funcionamento e características do transporte de cargas. É importante também conferir como funciona o suporte ao cliente e quais são os canais para poder acessá-lo.
Apoio à logística reversa
Por fim, mas não menos importante, é fundamental que o transportador se lembre que, em toda demanda, pode gerar uma devolução. Ainda que isso não seja desejado por nenhuma das partes, é inevitável que a situação aconteça eventualmente. Em razão do caráter inconveniente, é crucial que o software consiga prestar todo o suporte requerido pela logística reversa.
Isso é importante para que o embarcador se dê por satisfeito e o transportador não tenha transtornos nem perdas de tempo com esse serviço. O melhor sistema de logística reversa é aquele que dá suporte no atendimento de quem pretende devolver a mercadoria, gerando, automaticamente, a abertura da solicitação de devolução.
Ao cogitar a aquisição do sistema de transporte TMS, você deve garantir que todos os aspectos mencionados ao longo desse post sejam atendidos. Sobre o ponto em específico da expertise no mercado destacamos que o software TMS da Bsoft foi considerado o mais utilizado do país, de acordo com uma pesquisa do Instituto Ipsos — sendo, portanto, líder absoluto no segmento.
Nosso software de transporte TMS traz várias funcionalidades, como controle e tabela de fretes, manutenções, ordem de coleta, acerto com motoristas, alerta de vencimentos, entre outras. Além disso, caso seja preciso alguma integração específica, oferecemos módulos adicionais para o controle de transportadoras.
Gostou de saber mais sobre o assunto? Então, entre em contato conosco e descubra o que a Bsoft pode fazer por sua transportadora e embarcadora!
