Os proprietários de transportadoras de pequeno e médio porte sabem das dificuldades enfrentadas no dia a dia. O mercado é altamente competitivo, os custos muitas vezes são elevados e é comum surgirem ocorrências negativas, que afetam o cliente e a reputação da empresa. No entanto, esse cenário pode mudar por meio da automação logística.
O Dicionário Michaelis On-line define automação como “sistema constituído por dispositivos mecânicos ou eletrônicos (…) destinado à operacionalização e controle dos processos de produção, que dispensa a intervenção direta do homem”. Quando aplicado à logística, esse conceito indica a otimização dos processos por meio da tecnologia.
Mas o que essa medida significa na prática e quais são os benefícios obtidos a partir dela? É o que vamos mostrar neste post. Aqui, você entenderá a necessidade de apostar nessa ação e conhecerá 6 benefícios advindos dela.
Então, que tal saber mais?
Automação logística: saiba o que é e como funciona
Seja qual for o nicho de atuação, é importante que a empresa busque por ferramentas que proporcionam a automação de atividades. Afinal, esse tipo de estratégia contribui para que haja otimização das demandas, de modo que profissionais possam atuar mais estrategicamente e se dediquem menos a questões operacionais.
A automação logística é justamente isso: trata-se da automação de processos logísticos, contribuindo para que a empresa reduza consideravelmente o trabalho manual de seus profissionais. Porém, para que haja o sucesso da sua implementação, o negócio precisa estar atento às ferramentas que melhor condizem com as suas necessidades, bem como traçar um plano para que não haja desperdício de tempo.
Automação logística: entenda sua necessidade
Há muitas empresas que atuam com a gestão de transportes no Brasil. Porém, ainda há muitas dúvidas em relação à amplitude do termo logística. Essa situação é ocasionada por diferentes níveis de aplicação e atualização tecnológica dos empreendimentos existentes no país.
Atualmente, as transportadoras podem estar em um dos cinco estágios a seguir:
- 1ª fase: o conceito de logística é resumido à movimentação, transporte e armazenagem;
- 2ª fase: a logística é compreendida como distribuição física e se relaciona a filiais, estoque e depósitos avançados;
- 3ª fase: o termo é percebido em sua forma básica, ou seja, a logística atua de maneira integrada a outros setores, como vendas, produção, marketing, fornecedores, clientes e finanças;
- 4ª fase: o conceito começa a ser designado como supply chain management (gestão da cadeia de suprimentos);
- 5ª fase: as fronteiras de atuação são mais amplas e abrangem todo o mercado. Com isso, o cliente conquista mais benefícios, os serviços são menores e têm custos reduzidos.
Segundo o presidente da Associação Brasileira de Logística (Aslog), em entrevista ao site Tec Hoje, o Brasil tem organizações em todos esses níveis, mas há muitos negócios que estão entre a segunda e a terceira fases. Isso significa que ainda há muito espaço para aprimorar os processos e implementar sistemas que ajudam a obter melhores resultados.
A união da logística e da TI é imprescindível. É a partir dessa atitude que os gestores têm dados mais atualizados e conseguem tomar decisões mais acertadas. Assim, há a consolidação de uma estratégia competitiva, que leva a empresa a estruturar melhor seu planejamento.
Nesse cenário, cabe à TI coletar, processar, transmitir e armazenar informações usadas em toda a cadeia de suprimentos. Isso pode acontecer por meio de diferentes sistemas, como:
Warehouse Management System (WMS)
É um Sistema de Gerenciamento de Armazém que realiza o controle da rotina de estoques. Com ele, é possível acompanhar e gerenciar processos de recebimento, separação de pedidos e inventários, armazenagem, entre outros.
Esse tipo de ferramenta é o mais indicado para as empresas que buscam agilidade nas operações logísticas, uma vez que são essenciais para otimizar o espaço da empresa e facilitar a gestão de estoque. Inclusive, por meio do WMS, existe a possibilidade de fazer todo o controle dos processos do negócio, como o recebimento de mercadorias, a armazenagem, o período no qual ocorre a separação de pedidos, até a separação, inventário de materiais e a expedição do produto.
A empresa também terá a possibilidade de contar com relatórios que fornecem o status das mercadorias estocadas, sendo esse um fator primordial para as tomadas de decisão. Consequentemente, vai haver redução de erros e falhas em diferentes etapas dos processos.
Transportation Management System (TMS)
É o Sistema de Gerenciamento de Transporte. Tem como foco as rotinas de transporte. Assim, suas funções abrangem controle da frota, auditoria de fretes, gestão de custos logísticos e rastreamento.
Um grande desafio para a automação logística é a necessidade de centralizar informações. Por meio do TMS, há a possibilidade de ter todo o controle dos dados da empresa, agilizando as etapas das demandas e permitindo que a equipe tenha um melhor acompanhamento das entregas. Portanto, os custos serão mais administrados, o que facilita o planejamento de determinado ciclo (seja mensal, seja trimestral ou anual).
Roteirizador
É voltado para o planejamento de caminhos a serem realizados. O objetivo é programar trajetos otimizados e que consideram todos os pontos de entrega, gastos com combustível, barreiras no trânsito, restrições do cliente e mais. Desse modo, aprimora-se a gestão de frota e se atinge a redução de custos.
Depois que ocorre a roteirização de uma rota, a empresa tem a possibilidade de colocar em prática o restante da entrega. Esse é um dos momentos mais estratégicos de uma operação logística, uma vez que a experiência do cliente pode ser muito positiva ou muito negativa.
Quando a empresa fornece um prazo de entrega, ele espera que ele seja cumprido à risca. Se o produto chega antes do planejado, certamente você ganha um propagador de sua marca. Caso contrário, existem os riscos até mesmo de haver reclamações nas redes sociais e nos demais canais do negócio.
Por essa razão, o roteirizador contribui para a execução eficaz das rotas e para reorganização do trabalho sempre que necessário.
Enterprise Resource Planning (ERP)
É um software voltado para o Planejamento de Recursos da Empresa. Ele integra toda a gestão empresarial, sem pensar especificamente na logística. No entanto, ajuda a administrar o negócio de maneira mais eficiente por meio de maior fluidez da comunicação e compartilhamento automático de informações entre os setores.
ERP é um termo que vem da sigla Enterprise Resource Planning, que em sua tradução literal significa Planejamento dos Recursos da Empresa. Por meio dele, a gestão do negócio pode analisar para onde está indo o dinheiro gasto das operações logísticas, quais são os custos que estão acima do planejado, o que é possível reduzir sem que isso afete a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, além de saber quais são os recursos que chegam até a empresa.
Naturalmente, as tomadas de decisão ocorrem de forma mais rápida, uma vez que os relatórios trazem as informações necessárias para que a gestão possa desempenhar um bom papel e garantir que as metas e objetivos traçados sejam alcançados com êxito.
Os problemas de infraestrutura
Os sistemas citados anteriormente ajudam a enfrentar e superar alguns desafios da infraestrutura de transporte. De acordo com o relatório Reflexões sobre Investimentos em Infraestrutura de Transporte no Brasil, do Ipea, o dinheiro investido no setor por empresas públicas e privadas foi de R$ 28,2 bilhões em 2015, quantia menor que a média empregada entre 2010 e 2014, que foi de R$ 32,1 bilhões.
Desde 2010, os investimentos públicos já estavam sendo diminuídos, com retração de 52,6% desse ano até 2015. Além desse dado, a edição de 2017 do Panorama Ilos, do Instituto de Logística e Supply Chain (Ilos), demonstrou que os custos logísticos equivalem a 12,3% do Produto Interno Bruto (PIB) do país.
O mesmo levantamento indicou que os gastos com logística chegam a 7,6% da receita líquida das empresas, sendo que estão abrangidos os custos com estoque, transporte e armazenagem. Esse cenário acaba com a competitividade do Brasil e das companhias do país.
Entre os problemas, estão estradas em más condições, falta de segurança para caminhoneiros e ausência de investimento em tecnologia. O resultado é um valor mais elevado do produto nos mercados nacional e internacional.
Para confirmar essa afirmação, um estudo da Embrapa, cujos dados foram divulgados pela Folha de S. Paulo, demonstrou que somente a eliminação de problemas de escoamento de itens do agronegócio faria os produtos aumentarem seu ganho em 35%.
Então, que tal começar a mudar esse contexto na sua transportadora? É só apostar na automação dos processos logísticos, que geram diferentes benefícios. Confira os 6 principais, a seguir:
1. Controle e integração de processos
O propósito principal da automação logística é assegurar que os processos sejam monitorados e possam facilitar a organização e a fluidez das atividades desempenhadas. Esse é um grande diferencial competitivo para a empresa, já que o gestor pode encontrar rapidamente todos os dados necessários à tomada de decisão estratégica.
A adoção de um painel de controle (de um ERP, por exemplo) é uma boa maneira de visualizar todos os processos por meio de um dashboard. Com esse resumo, o gestor ou empreendedor consegue fazer análises em tempo real e realizar correções em tempo hábil para evitar problemas na distribuição que levam a prejuízos no relacionamento com o cliente e impactos negativos na rentabilidade do negócio.
Tenha em mente que os softwares automatizados possibilitam controlar todas as etapas integrantes da cadeia logística. Assim, você pode mapear totalmente os processos executados. Além disso, há um ganho significativo na padronização e rapidez na busca por respostas.
Na prática, a rotina é simplificada e as inconsistências são facilmente identificadas e ajustadas. Esse benefício implica melhorias na qualidade do serviço e eliminação de erros na gestão da cadeia de suprimentos. Essa medida também tende a aumentar as vendas devido ao bom atendimento aos consumidores.
2. Mitigação de erros
A tecnologia substitui os processos manuais, que são mais passíveis de erros. Com a automação logística, todo o processo se torna mais confiável e a chance de ocorrerem falhas graves é bastante reduzida. Lembre-se ainda de que os processos manuais tendem a ser mais burocráticos e lentos.
A ideia da automação logística é que eles sejam executados por sistemas inteligentes. Desse modo, haverá a redução sistemática de erros, que traz benefícios a toda a estrutura logística. Afinal, a falha de uma etapa gera problemas em todos os processos posteriores.
Por exemplo: se houver um erro na emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), o motorista pode ser parado e ter de interromper a viagem, situação que atrasa a entrega dos produtos, gera reclamações dos clientes e corrói a margem de lucro da sua transportadora.
Já a visão parcial de custos prejudica a precificação correta dos fretes, o que pode ocasionar grandes problemas ao seu negócio. Por um lado, você pode estar cobrando muito alto e ter menos clientes devido à diferença de preço. Por outro, o valor pode estar muito baixo, sem uma margem de lucro considerada aceitável.
Tenha em mente que o ideal é sempre trabalhar o equilíbrio e evitar carências e excessos. É assim que a sua transportadora conseguirá se solidificar perante a concorrência e ter bons resultados.
2.1 Exemplos de uso
A tecnologia Electronic Data Interchange (EDI) padroniza a comunicação entre softwares variados e faz com que os parceiros cumpram as especificações do modelo previamente determinado.
Já os sistemas do tipo TMS possibilitam o monitoramento de dados sobre frete, planejamento de rotas, rastreamento de mercadorias e melhoria da qualidade dos serviços. Perceba que o ideal é eliminar qualquer erro, já que mesmo os mais simples podem prejudicar a imagem da sua transportadora, comprometer a satisfação do cliente e até a competitividade da empresa.
Outra forma de fazer isso é pelo código EAN — mais conhecido como “de barras” —, que determina uma numeração de 13 dígitos para cada um dos produtos. Por meio da leitura de um dispositivo específico, os itens são facilmente localizados no estoque ou onde estiverem, desde que a informação seja atualizada.
3. Redução dos custos
Os custos logísticos são muito significativos para as transportadoras, como apresentamos. No Brasil, o foco é o transporte rodoviário, chegando a concentrar 60% das operações, conforme dados da Confederação Nacional do Transporte (CNT).
Por isso, é necessário buscar alternativas que otimizem os resultados alcançados. As duas ações anteriores ajudam a reduzir os custos. Por exemplo: o monitoramento maior dos processos promove ações eficientes e permite identificar as falhas prematuramente para que sejam corrigidas.
Já a substituição de processos manuais por automatizados evita retrabalho e diminui a necessidade de gastar com treinamentos e contratação de pessoal. Ao mesmo tempo, há o aumento da produtividade, já que a equipe pode focar nas atividades estratégicas.
Algumas formas de obter a redução de custos são:
- planejamento de rotas;
- prevenção de falhas;
- mensuração do desempenho, como da quantidade de entregas por cliente e rota, margem de extravios e avarias, e razões que ocasionam repetição de entregas e devoluções;
- elaboração de estratégias inteligentes, especialmente aquelas voltadas à economia de material. Por exemplo: evitando prejudicar a qualidade da embalagem, porque isso pode deixar o produto sujeito a mais avarias;
- auxílio de sistemas tecnológicos, que eliminam processos manuais desnecessários e erros que implicam prejuízos.
3.1 O auxílio da tecnologia
O sistema de gestão empresarial auxilia em várias etapas dos processos existentes nas transportadoras. Com ele, fica mais fácil cumprir os prazos de entrega, inclusive porque algumas opções oferecem a possibilidade de enviar lembretes sobre atividades e funções pendentes.
Outra possibilidade é lançar os dados e atualizá-los de acordo com cada entrega, deixando a encargo do software a geração e emissão de relatórios de análise. Ou, ainda, usar um roteirizador para traçar o melhor trajeto com base em diferentes elementos, como a situação do trânsito no momento. Assim, é possível economizar combustível e fazer a distribuição dos produtos mais rapidamente.
Tudo isso facilita as tomadas de decisão estratégicas e quebra um paradigma para a transportadora, que pode atuar de modo mais acertado. Em suma, a redução de custos está relacionada a diversos fatores, tanto na questão operacional propriamente dita quanto nos aspectos mais gerenciais.
4. Fidelização de clientes e administração de suas ansiedades
Uma situação rotineira com a qual os proprietários de transportadoras precisam lidar é a ansiedade do cliente. Como ele está esperando a entrega do produto, quer que isso ocorra o mais rapidamente possível. No entanto, existem várias situações que podem impactar o prazo de distribuição.
É importante reforçar que o roteirizador ajuda muito a acelerar esse processo, assim como o TMS, o WMS e o próprio ERP. No entanto, é preciso ir além. Você deve investir na comunicação com os clientes e repassar todas as informações relativas ao produto. Isso pode ser feito por SAC, e-mail, SMS, telefone e qualquer outro meio.
Apostar em ferramentas de rastreamento é outra atitude interessante, especialmente para o gerenciamento da logística do pós-venda. Desse modo, é possível identificar problemas e propor soluções pontuais, que permitam o acompanhamento dos últimos 30 dias e a informação das regiões que sofrem atrasos.
4.1 A comunicação com os clientes
As dicas anteriores são essenciais, mas existem outras ações recomendadas. Veja, a seguir, quais são:
- manter uma comunicação simples e direta, com informações corretas para o cliente;
- conhecer o comprador para ajudá-lo em suas necessidades e demandas;
- investimento em bom atendimento;
- ser o melhor no que faz para mostrar ao cliente que ele é valorizado;
- cumprir o prometido para manter a fidelidade do cliente;
- buscar diferenciais em relação à concorrência, como a oferta de um serviço de localização da mercadoria;
- verificar a satisfação do consumidor por meio de pesquisas de qualidade ou feedback do cliente.
Por fim, reconheça que a tecnologia ajuda a fidelizar e administrar a ansiedade do cliente por oferecer um controle maior das informações e permitir o rastreamento da frota, desde fornecedores até prazo de entrega, passando por qualidade, sequenciamento de embarques, origens dos produtos, destinos e mais.
Todas essas medidas asseguram a satisfação do cliente. Afinal, ninguém quer comprar um produto e recebê-lo quebrado ou com algum tipo de dano, não é mesmo? Com a tecnologia você garante uma entrega mais rápida, segura, de qualidade e que atende às exigências do consumidor.
5. Ganho de tempo para outras atividades e oportunidades
Esse é um benefício bastante evidente derivado da automação logística. Isso acontece porque a ajuda dos sistemas torna os processos mais fluidos e sob controle. A consequência é um tempo maior para que os gestores atuem em níveis estratégicos, realizando, por exemplo, a análise de resultados, a prospecção de novos negócios e a avaliação de indicadores.
Dessa maneira, em vez de exigir o dispêndio de várias horas para a elaboração de relatórios e planilhas complexas, a tecnologia dispõe os dados de modo simplificado. Nesse contexto, cabe ao gestor ou empreendedor analisar os números que abrangem todos os processos para obter informações valiosas, que resultam em melhorias nas tomadas de decisão.
Essa medida interfere diretamente na possibilidade de a equipe se dedicar a outras atividades, já que as operacionais são automatizadas e realizadas automaticamente. Com isso também se consegue identificar oportunidades, que podem levar a empresa a outro patamar.
Nesse cenário, os colaboradores são capazes de desenvolver habilidades diferenciadas em várias áreas e passar a ter um foco mais estratégico. Assim, eles podem começar a atuar com pesquisa, desenvolvimento de produtos e serviços e até gestão de equipes.
5.1 A contribuição da automação logística
Um exemplo muito claro de como a tecnologia é importante para o ganho de tempo é nas atividades referentes à gestão de frota. Esse trabalho contém um fluxo de informações grande para a transportadora, que precisa organizar e monitorar todos os dados relativos aos veículos.
Manualmente, essa atividade demanda muito tempo e dedicação quase exclusiva. Com a ajuda de um software específico, fica mais fácil coletar dados, automatizar processos e ter uma visão mais ampla da empresa.
Entre os benefícios conquistados estão, por exemplo:
- administração dos veículos;
- redução do número de paradas durante o trajeto;
- diminuição do tempo de reparo dos veículos em manutenção.
Perceba que essas vantagens são essenciais para o cumprimento do prazo de entrega, aumento da satisfação do cliente e sua consequente fidelização. De quebra, o gestor ainda alcança a redução de custos e consegue redirecionar o capital para outras áreas relevantes, que ajudam o negócio a crescer de maneira sustentável.
6. Motivação e produtividade da equipe
Esse benefício é derivado diretamente do anterior, porque o ganho de tempo influencia a produtividade. Porém, esses elementos devem ter a motivação como aliada para que sejam explorados ao máximo.
O que a tecnologia faz nessa conjuntura é oferecer uma base estruturada, que aumenta a eficiência e a personalização dos processos. Com esse acompanhamento em tempo real, toda a equipe pode produzir mais em menos tempo e com a mesma qualidade. Para o gestor, representa a possibilidade de conhecer exatamente as despesas envolvidas no transporte, inclusive os gastos com frete.
Tenha em mente que o aumento da produtividade é resultado da implementação da tecnologia, como a automação logística. O melhor de tudo é que esse benefício é conquistado sem prejuízos à qualidade. Na realidade, esse segundo elemento é até aprimorado, dependendo do quesito que está sendo analisado.
O efeito é a possibilidade de a empresa elevar a demanda e atingir metas maiores. Os processos também são personalizados e monitorados em tempo real, outros dois critérios que auxiliam a produtividade.
O que você deve estar se perguntando é: qual a relação com a motivação? A resposta é simples. A eliminação e simplificação de processos manuais acaba com o desgaste natural das atividades exercidas pelos colaboradores, que ocorre por conta dos processos repetitivos e maçantes.
Ao mesmo tempo, o ambiente de trabalho fica mais seguro e organizado. Para os indivíduos que compõem a equipe, a facilidade na rotina diária se resume em motivação, porque eles percebem que a empresa valoriza suas ações e que eles contribuem verdadeiramente para o sucesso organizacional.
Conclusão
Como você pôde perceber, todos esses 6 benefícios da automação logística listados estão diretamente relacionados entre si. Conjuntamente, reforçam a cultura de inovação na empresa e garantem que a transportadora esteja alinhada às demandas do mercado. Consequentemente, são entregues: agilidade, segurança e comodidade aos clientes, sejam internos, sejam externos.
Essa é a melhor maneira de o seu negócio se consolidar no mercado e se manter competitivo perante a alta concorrência. Afinal de contas, adotar sistemas tecnológicos mais eficientes aumenta a qualidade dos processos, reflete-se em oportunidades, garante o cumprimento dos prazos de entrega e facilita a fidelização dos clientes.
Simultaneamente é feita uma melhor gestão de riscos, já que potenciais falhas e gargalos são rapidamente identificados. Portanto, fica evidente que investir em tecnologia é um aspecto estratégico e obrigatório diante das demandas do mercado atual.
Para ter sucesso nessa empreitada, você pode contar com os produtos da Bsoft, que consistem em ferramentas direcionadas a:
- controle de transportadoras;
- emissão de CT-e e de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- gestão, download e armazenamento de arquivos XML de NF-e e CT-e;
- monitoramento e localização de veículos da frota;
- controle comercial para monitorar operações financeiras, fiscais, operacionais e administrativas;
- localização da carga;
- padronização no site direcionado a transportes, com a implementação de ferramentas modernas e dinâmicas;
- certificação digital no modelo A1 e com validade para 1 ano.
Com todos esses recursos, você definitivamente implementará a automação logística e conseguirá gerenciar a frota, saber precisamente o lucro e o custo de cada transação, cuidar de contas a pagar e a receber, gerar documentos e arquivos fiscais e até gerenciar o estoque. Em resumo, você terá a tecnologia como verdadeira facilitadora do sucesso do seu negócio.
Então, que tal aproveitar todas as funcionalidades? Entre em contato conosco e conheça a solução ideal para a sua transportadora!
