No caminho para alavancar resultados, empresas de diversos segmentos buscam investir em ferramentas para agilizar seus processos. Na logística, esse cenário está longe de ser diferente – pelo contrário. Conhecida por ser uma atividade de alta complexidade, cada vez mais é preciso contar com tecnologia para ter rotinas mais inteligentes e eficazes, por meio da automação de tarefas, como o faturamento de fretes.
Ao digitalizar e, consequentemente, agilizar o faturamento de fretes e a emissão do CT-e, uma empresa de transportes é capaz de fazer cálculos rápidos e seguros em poucos cliques. Isso permite que mais negócios sejam fechados, além de passar mais credibilidade para clientes e parceiros.
Portanto, para evitar prejuízos, economizar tempo, ter processos eficientes e funcionais e se destacar no mercado, continue a leitura deste post e entenda como melhorar o faturamento de fretes com o apoio da tecnologia. Acompanhe!
O que significa a automação do faturamento de fretes e da emissão de CT-e?
O faturamento de fretes é um processo no qual a equipe responsável separa os CT-es (conhecimento de transporte) de cada cliente, soma os valores descritos nesses documentos e, assim, gera uma fatura de pagamento. Em empresas que não possuem sistemas, esse procedimento de cálculo e conferência é todo feito manualmente.
Nos dias de hoje, quando existe uma rica oferta de softwares qualificados e robustos para a logística, não faz sentido manter um processo manual burocrático, lento e propenso ao erro.
A otimização de processos com o auxílio da tecnologia é uma prática a ser seguida, visto que possibilita que diversas tarefas sejam feitas automaticamente e de forma descomplicada e precisa, em poucos cliques.
Em vez de passar tempo fazendo longas contas e conferindo informações, a equipe pode simplesmente emitir faturas e documentos para cada cliente diretamente no sistema, selecionando os CT-es adequados e gerando automaticamente os boletos, que, em seguida, podem ser enviados por e-mail para o contratante do serviço.
Por que investir nessa mudança?
Automatizar o faturamento de fretes e a emissão do CT-e é possível com o apoio de sistemas como o TMS (Transportation Management System – em português, Sistema de Gerenciamento de Transporte). Investir em uma ferramenta desse porte é proporcionar maior controle e fluidez em todos os setores da sua empresa, além de alinhar seu negócio com o futuro e às demandas do cliente e do mercado.
Processos manuais são trabalhosos e podem resultar em uma grande quantidade de erros. Quanto mais clientes sua empresa prospectar, maior será a carga de trabalho.
A tendência é que falhas se tornem ainda mais frequentes. Sendo assim, investir em tecnologia significa também conseguir ser mais rápido, responder com agilidade e precisão e dar vazão ao trabalho e atender mais clientes, ao mesmo tempo que aumenta a qualidade do serviço oferecido.
Afinal, erros nos cálculos e na emissão do CT-e geram muita dor de cabeça, tanto para a transportadora como para o cliente. No fim, a empresa arrisca ter sua imagem manchada perante os embarcadores, o que é uma péssima notícia em um cenário tão concorrido como o de hoje.
O que é o sistema TMS e como ele funciona?
O TMS, Sistema de Gerenciamento de Transporte, é uma solução completa e integrada que atende empresas que trabalham com transporte, movimentação e distribuição de carga em diversos modais. Esse programa contém funcionalidades que ajudam a aprimorar e padronizar todos os processos. Com ele, o gestor tem maior controle da operação, uma vez que informações sobre todas as tarefas ficam concentradas em um só lugar na plataforma.
Além disso, é um software que facilita a integração e comunicação com outras áreas na empresa. Na plataforma, a equipe consegue gerenciar, em tempo real:
- tabelas e custos de frete;
- rotas de viagem;
- rastreamento de cargas;
- emissão e guarda de documentos fiscais;
- desempenho dos motoristas;
- dados dos clientes;
- cronograma de manutenções;
- volume de entregas;
- relatórios de performance.
Com esse sistema, é possível ter uma visão absoluta e real do negócio e da operação, facilitando um monitoramento efetivo e enxergar gargalos e pontos de melhoria com informações atualizadas e centralizadas.
Como usá-lo da melhor forma?
O TMS é uma ferramenta que possui diversas funcionalidades, como vimos. Um de seus maiores ganhos é possibilitar a digitalização de diversas tarefas, como emissão de documentos e faturamento de fretes. Com rotinas automatizadas, a equipe consegue assistir melhor os clientes, o que gera maior satisfação e aumenta o potencial de atendimento do seu negócio.
Mas não é só isso. Um sistema como o TMS proporciona melhorias capazes de impulsionar os resultados do seu negócio e os serviços entregues. No mais, ele é um grande aliado da gestão, permitindo que você gerencie sua transportadora da melhor maneira possível.
Ao ter um sistema de gestão ao seu lado, gestores podem controlar e avaliar seu negócio com maestria. Assim é possível tomar decisões mais acertadas com base em dados e informações reais e consolidadas, sem achismos. Isso torna o gerenciamento, bem como todos os processos da empresa, mais seguro e confiável.
Todo o software pode ser parametrizado de acordo com as necessidades da transportadora. Por exemplo, na hora de fazer uma cotação de frete, a equipe responsável tem acesso a dados sobre opções, valores, prazos, orçamentos e mais. Isso ajuda a nortear as melhores escolhas e planejar, otimizar e monitorar rotas e entregas com maior rigor, prezando pelo custo-benefício.
O que devo considerar antes de escolher um sistema TMS?
Investir em tecnologia é sempre uma ótima iniciativa, sobretudo em operações complexas como as da cadeia de suprimentos. São inúmeras as vantagens e os ganhos em curto, médio e longo prazos. Agora que você já sabe que precisa contar com esse apoio, confira algumas dicas do que considerar para fazer a escolha ideal:
- pense nas necessidades da sua transportadora – mapeie os processos da sua empresa e certifique-se de que o software atende a suas tarefas;
- opte por uma solução escalável – independentemente do porte da sua empresa hoje, é certo que seu intuito é fazê-la evoluir. Logo, considere um programa que seja flexível e permita o crescimento sem perda de qualidade e função;
- pesquise bons fornecedores – para ter segurança e qualidade, prefira fechar negócio com empresas que tenham uma boa reputação no mercado e que ofereçam ferramentas qualificadas. Esse detalhe faz diferença tanto na qualidade do software como no suporte prestado;
- veja se o sistema é flexível – apesar de os processos logísticos serem parecidos, cada empresa funciona de uma forma. Logo, observe se o TMS em questão permite customizações e adequações para atender à sua realidade hoje, caso contrário, você continuará com gargalos e limitações;
- tenha em mente o custo-benefício – preço não é tudo na hora de fazer um investimento desse porte, então, pense em como um TMS trará ganhos e benefícios que vão se reverter em mais clientes satisfeitos e mais lucros. Portanto, faça uma escolha prezando pela qualidade do serviço e da infraestrutura.
No mercado competitivo de hoje, empresas precisam tomar uma postura proativa para atender e exceder expectativas dos clientes, portanto não há espaço para ineficiência e erros constantes. Por isso, use a tecnologia a seu favor e conte com um sistema como o TMS para automatizar tarefas, otimizar o faturamento de fretes e ter uma logística estratégica e de alta performance.
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