EDI é a sigla para Electronic Data Interchange, em português, Intercâmbio Eletrônico de Dados. Trata-se de um processo de troca de informações entre dois sistemas — ou seja, a integração EDI é uma tecnologia que permite agilizar a comunicação entre as empresas.
Com essa integração, os processos que antes eram complexos e lentos, se tornaram mais simples e ágeis. Continue lendo e confira as principais informações sobre integração EDI como: seu funcionamento, benefícios, como implementar etc.
O que é uma Integração EDI e como funciona?
O sistema EDI é uma tecnologia inovadora que viabiliza a comunicação padronizada entre sistemas com informações diversas. Para funcionar, as empresas que querem trocar informações entre si devem seguir as especificações de um padrão estabelecido entre ambas. O padrão de comunicação é conhecido no mercado como “Layout EDI” , um tipo de manual que detalha os arquivos devem ser gerados e então serem transmitidos.
Como vimos, a integração EDI possibilita trocar informações entre dois sistemas, otimizando a comunicação entre as empresas. Atualmente, a integração trata-se de uma norma e não uma exceção para os parceiros comerciais se comunicarem. Assim, com leis relativas aos documentos eletrônicos mais rigorosas a cada dia, principalmente, com relação às faturas eletrônicas das empresas que contam com grande rede de clientes, fornecedores e parceiros.
Na prática, funciona assim: o “Intercâmbio Eletrônico de Dados” substitui a troca comum de informações em papel pela padronização eletrônica e segura. Tais sistemas visam facilitar a comunicação entre as empresas. A implementação eficiente da solução EDI, há três requisitos a serem concretizados:
Linguagem Standard
A troca eletrônica de documentos entre duas empresas requer a utilização de uma linguagem standard. Assim, a documentação de entrada e saída são convertidas pelo sistema para o formato padrão. Dessa forma, os documentos poderão ser interpretados, preenchidos e arquivados. Os formatos de linguagem padrão EDI são: XML, EDIFACT, X12, entre outros.
Plataforma EDI SaaS
A plataforma EDI em ambiente SaaS (Software as a Service) deve ser usada pelas empresas emissoras e receptoras. Ela permite — sempre embasado na legislação:
- monitorar intercâmbios com eficiência e agilidade;
- gerir documentos de entrada e saída;
- criar documentos novos;
- acessar os mesmos;
- arquivá-los.
Redes seguras de comunicação
A integração deve acontecer por meio de redes seguras, sendo constantemente revisadas, pois as empresas precisam garantir que as trocas de informação são processadas por redes privadas com protocolos de alta segurança. Há muitas opções de rede, porém, a rede de valor acrescentado (VAN) é a mais usada.
Qual o papel do sistema EDI no transporte de cargas?
Com foco na agilidade da comunicação entre as empresas, a digitalização dos dados simplifica as trocas de informações entre empresas. O EDI no transporte de cargas pode ser aplicado de várias maneiras. Conheça os principais exemplos para empresas de Transporte e Logística.
Você deve se lembrar de que todo o processo visa a qualificar a comunicação, além de baratear e agilizar as operações do cotidiano, seja nas indústrias, seja nas transportadoras, nos armazéns gerais ou nos operadores logísticos. Abaixo, preparamos os principais exemplos do uso do sistema EDI para empresas de Transporte e Logística:
Envio de arquivo de pedido eletrônico
O envio de um arquivo eletrônico com o pedido de compra do sistema de uma indústria, diretamente para o sistema do seu fornecedor de matéria-prima costuma ser a mais comum das operações nesse contexto. O envio de documentos por integração EDI consegue evitar diversos problemas que podem acontecer na emissão de pedidos manuais.
Transmissão de notas fiscais e conhecimentos embarcados
Transmitir notas fiscais entre embarcadores e transportadoras via integração EDI é algo muito útil. Isso porque, o sistema da transportadora carrega os arquivos com os dados das notas fiscais referentes às mercadorias que serão transportadas. A seguir, a transportadora pode enviar arquivos sobre os documentos de transporte emitidos para o embarcador ter o controle dos fretes em andamento.
Envio de fatos sobre as coletas e entregas
Quando o sistema de transportadoras precisar enviar um arquivo de volta ao embarcador com informações relativas às ocorrências de transporte, como coletas e despachos, um arquivo é criado e enviado ao embarcador. Simples e sem burocracias desnecessárias!
Envio de faturas para o embarcador
Por meio do sistema, é possível enviar um arquivo com os dados faturados (faturas de transporte) da transportadora diretamente para o embarcador.
Quais são as vantagens da integração EDI para transportadoras?
A integração entre os fornecedores e seus parceiros de negócio traz muitas vantagens, tais como:
- pedidos de vendas e programação de entrega automática e sem intervenção manual;
- processamento dos pedidos mais rápido, por não haver necessidade de digitar um a um os itens a serem entregues;
- permite pedidos mais acurados para evitar erros tanto na programação quanto na entrega;
- otimiza a expedição e o recebimento de materiais (logística);
- permite mais confiabilidade nas informações e redução dos riscos da não conformidade;
- libera a mão-de-obra para exercer outras funções de maior valor para o negócio;
- traz informações — em tempo real — das vendas para melhorar o planejamento da produção;
- maior confidencialidade e segurança nas comunicações entre as empresas;
- reduz custos para informatizar os processos de comunicação das empresas;
- otimiza a gestão das empresas etc.
Quais os benefícios para embarcadores?
Para os embarcadores, a integração EDI otimiza os processos de troca de informações entre transportadoras e clientes. Assim, ele comprova o transporte correto da mercadoria, agiliza os procedimentos nas áreas operacional, financeira e fiscal. A seguir, os maiores benefícios aos embarcadores que utilizam o “EDI transportes”:
- reduz custos ao fazer a troca eletrônica das informações e dos dados que estão nas redes e são aproveitadas pelos sistemas. Com isso, não é necessário fazer o serviço manual, o qual é caro, demorado e sujeito a falhas;
- aumenta a capacidade de comunicação visando manter nível adequado de qualidade dos serviços, por meio da padronização estrutural, permitindo a troca de informações entre os sistemas;
- facilidade e agilidade na auditoria de fretes, já que elimina a realização manual dos processos de lançamento de dados das faturas dos serviços das transportadoras;
- elimina erros, torna as operações mais ágeis, diminuindo o tempo de conferências dos fretes constantes nas faturas.
Como essa integração pode ser implementada?
A seguir, destacamos os pré-requisitos fundamentais para uma integração EDI eficiente entre os sistemas compartilhados. São eles:
- definir o fluxo de informações e quem enviará os diferentes tipos de arquivos, como os dados que serão trocadas entre as empresas;
- definir layouts de arquivos, ou seja, qual será a versão padrão do EDI e quais serão os formatos de mensagens utilizados;
- criar um padrão de comunicação, que é a forma de transmissão dos arquivos, podendo ser realizada por:
- email (muito utilizado no mercado);
- FTP (muito usado, mais estável que o e-mail para esta aplicação);
- VAN (redes privadas que trocam mensagens eletrônicas, pouco utilizadas atualmente).
- combinar a periodicidade de envio de dados, segundo os demais parâmetros acima;
- configurar sistemas, o que deve ser feito pelo embarcador e pela transportadora, que adaptam seus sistemas visando suportar os layouts definidos;
- capacitação de usuários, que devem ser escolhidos e treinados para operarem as ferramentas de EDI.
- testar e iniciar a operação. Após fazer os testes para conferir se tudo está funcionando normalmente, a operação é iniciada, acompanhada e, se necessário, resolvidas as questões comuns iniciais.
Entendeu os principais pontos sobre integração EDI, como as muitas vantagens e como implementar? Ótimo. Agora, gostaríamos de contar que com a Bsoft é possível integrar sistemas via layout/módulo EDI considerando uma ampla variedade e embarcadores, ou seja, trata-se de uma aliada ideal. Enfim, A Bsoft integra um grande número de embarcadores, que já utilizam os arquivos EDIs para viabilizar a gestão de suas empresas.
Agora, convidamos você a entrar em contato conosco para solucionar dúvidas ou contratar a integração EDI com a Bsoft!
