(Última alteração em: 24 de setembro de 2021)
A nota fiscal é um dos principais documentos fiscais da empresa. Com o advento da nota fiscal eletrônica (NF-e), surgiram novas dúvidas que ainda persistem entre alguns gestores.
Uma dessas questões envolve os conceitos de Danfe e NF-e. Alguns ainda confundem os dois documentos. Apesar de sua estreita relação, eles são diferentes. Por isso, vamos mostrar, neste artigo, a diferença entre Danfe e NF-e!
Qual é a importância de Danfe e NF-e?
Por que o Danfe e a NF-e são tão importantes? Observe as explicações a seguir e tire suas dúvidas a respeito.
A importância da NF-e
A importância da nota fiscal todos sabem. Ela é fundamental nas transações comerciais, seja na venda de produtos ou na prestação de serviços. Além disso, é obrigatória. A partir dela, é possível cobrar tributos como o ICMS.
A NF-e foi criada para substituir a antiga nota fiscal preenchida em talão, manualmente. Ela é um arquivo totalmente digital, no formato XML.
A NF-e torna o processo mais simples e mais ágil, o que deixa a fiscalização da Receita Federal sobre as emissões mais fácil. A não emissão de notas fiscais eletrônicas implica em crime de sonegação fiscal e, portanto, passível de penalidades.
A importância do Danf-e
O Danf-e é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Seu objetivo é ajudar na visualização dos dados registrados na NF-e — permitindo que eles fiquem mais acessíveis.
Dessa forma, fica mais fácil conferir as informações. Essa verificação mais simples evita que o produto saia da empresa com dados errados.
Quais são os dados registrados no Danfe?
O Danfe registra informações relevantes como razão social, endereço do remetente e endereço do destinatário, transporte utilizado e outras coisas. Na área referente aos produtos, ele apresenta detalhes a respeito dos tributos que incidem sobre os itens:
- descrição dos serviços e das mercadorias;
- Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
- Código de Situação Tributária (CST) para empresa com regime normal e Código de Situação de Operação no Simples nacional (CSOSN) para empresa optante do regime tributário Simples Nacional;
- Código Fiscal de Operações ou Prestações (CFOP);
- unidade;
- quantidade;
- valor unitário;
- valor total;
- base de cálculo do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) próprio;
- valor do ICMS próprio;
- valor do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
- alíquota do ICMS;
- alíquota do IPI.
Além disso, o documento conta com dois campos, sendo um para preencher com dados complementares e outro para ser preenchido pelo fisco (deve, portanto, ficar em branco pois somente a autoridade competente pode preenchê-lo).
Quais são as diferenças entre Danfe e NF-e?
Agora, vamos analisar o que diferencia o Danfe da NF-e, além dos conceitos:
Validade jurídica
Uma das principais diferenças entre Danfe e NF-e é que a NF-e tem validade jurídica e o Danfe não tem. O Danfe, ainda que seja uma representação gráfica das informações registradas na nota fiscal, não é válido do ponto de vista legal, nem fiscal. Mas, ainda que não tenha validade jurídica, ele é obrigatório para acompanhar o transporte da carga.
Armazenamento obrigatório
Outra diferença é que a NF-e deve ser armazenada, pelo menos, por cinco anos. Durante esse período, a Receita Federal pode solicitá-la e a empresa pode precisar dela para confirmar o pagamento de alguma compra ou resolver alguma questão com o cliente.
Já o Danfe não precisa ser arquivado, mas o canhoto deve ser armazenado porque pode funcionar como confirmação de que determinado produto foi entregue (isso pode ser necessário se um cliente questionar a entrega da mercadoria).
Impressão
A nota fiscal eletrônica é um arquivo totalmente digital, como já dissemos. O Danfe, por sua vez, pode ser impresso. Para facilitar o entendimento, muitos gestores e vendedores falam em Danfe como se fosse a própria nota fiscal. Até certo ponto é compreensível, pois poucos consumidores entenderiam se o comerciante falasse em imprimir o Danfe.
Certificação digital
Outra diferença é que, para a emissão da NF-e, é necessário utilizar o certificado digital, o eCNPJ. Trata-se de uma identidade digital da empresa que confere a ela o direito de assinar documentos digitais diversos, como balanços e contratos.
Por meio do certificado digital, a nota fiscal eletrônica recebe autorização para ser enviada. Esse CNPJ eletrônico também é útil para entregar as obrigações acessórias.
Conforme a Portaria nº 519/2020, a certificação digital também é exigida para uma consulta completa aos dados da NF-e.
O Danfe não precisa de nada disso, pois, como já dissemos, ele é um documento auxiliar sem validade jurídica.
Representatividade
Em situações de contingência, o Danfe pode representar a nota fiscal eletrônica — mas somente em situações de contingência.
Isso ocorre quando o software que emite NF-e não efetua a conexão com a Sefaz estadual (Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa atua). Em casos assim, o Danfe é impresso em formulários de segurança (FS).
Existem outras formas de emissão em contingência além de FS:
- SCAN (Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional): ambiente online que dá suporte à autorização da NF-e quando a Sefaz Origem estiver indisponível ou solicitar sua ativação;
- DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência): ambiente online que não autoriza a nota fiscal eletrônica, mas declara que ela precisou ser emitida em modo de contingência.
O FS só deve ser usado quando SCAN e DPEC também se apresentarem indisponíveis. Vale lembrar que, logo que a conexão seja restabelecida, a transmissão do documento fiscal deve ser realizada.
Como fazer uma consulta online?
Para acessar o XML da nota fiscal, nem sempre é fácil. É preciso aguardar que o fornecedor envie um e-mail com esse arquivo em anexo.
Se você tiver o Danfe online, impresso ou em PDF, poderá entrar no Portal da NF-e, digitar a chave de acesso, que contém 44 caracteres, digitar o código de verificação e utilizar o certificado digital de sua empresa para fazer o download.
Mas é importante citar que você só pode ter acesso à NF-e no portal, se o seu CNPJ estiver envolvido de alguma forma neste documento. Para todos os outros casos onde há a necessidade de ter acesso ao documento sem ter envolvimento na operação — como no caso de contadores, e em algumas vezes, transportadores —, existe uma solução: o Bsoft Docs.
Bsoft Docs e a consulta e importação do DANFE
O Bsoft Docs é uma solução web, e que também está disponível em aplicativo, que reúne, gerencia e distribui os arquivos XMLs de documentos fiscais eletrônicos, como a NF-e e o CT-e. Nesta ferramenta, o usuário pode conseguir o XML ou o DANFE da NF-e de várias formas:
- Importando automaticamente a NF-e, direto da SEFAZ, buscando com o auxílio do certificado digital;
- Pela própria chave de acesso, usando leitor de código de barras ou digitando manualmente. Este recurso possibilita a importação em lote de NF-es;
- Pela leitura da NF-e usando a câmera do celular, diretamente pelo aplicativo do Bsoft Docs;
- Pela importação do arquivo XML diretamente para a plataforma;
- Recebendo por e-mail diretamente no painel do Bsoft Docs, onde o mesmo faz a leitura inclusive de arquivos zipados, extraindo somente o arquivo XML.
Ao receber o documento na plataforma, independentemente da forma como o mesmo foi recebido, o usuário passa a ter um controle pleno sobre os documentos, possibilitando a visualização ou impressão do DANFE, fazendo o envio em lote, ou apenas separando e organizando os documentos com marcadores.
O Bsoft Docs oferece ainda um Dashboard com informações úteis sobre os documentos recebidos, extraindo relatórios importantes de valores e principais clientes.
Para aqueles que querem testar o Bsoft Docs sem compromisso, oferecemos um plano gratuito para realizar algumas importações de documentos fiscais eletrônicos. O Bsoft Docs é nativamente integrado com os demais sistemas Bsoft, por isso, se você já é cliente Bsoft, aproveite o plano gratuito para importar automaticamente seus documentos fiscais eletrônicos para as operações do seu sistema.
Gostaria de receber ajudar para organizar todos os seus documentos fiscais? Ainda não experimentou o software Bsoft Docs? Aproveite para saber mais detalhes sobre ele! Entre em contato com nossa empresa e passaremos informações sobre as nossas soluções.
