(Última alteração em: 22 de Abril de 2021)
Entre os ganhos de realizar o cadastro de produtos em uma empresa, certamente, a facilidade de realizar o controle de estoque enquadra-se em um dos principais. Consequentemente, vai haver otimização do processo de compras, uma vez que terá melhor entendimento sobre os itens necessários para a venda, além de contar com mais facilidade para o controle de fornecedores, para o planejamento financeiro anual e também prevenir prejuízos e possibilitar um melhor entendimento sobre o inventário.
Porém, uma dúvida comum entre as pessoas está em como otimizar o cadastro da empresa. Neste conteúdo, a gente apresenta algumas dicas sobre o tema. Continue a leitura e saiba mais!
Utilize código de barras no produto
Utilizar código de barras nos produtos é uma das ações mais eficazes para o cadastro dos itens. Ele funciona como uma espécie de RG do material, contribuindo para que ele seja único e permitindo à empresa identificar em números exatos a quantidade disponível em estoque.
Contar com essa funcionalidade ainda traz como diferenciais:
- redução de gastos na empresa — justamente por possibilitar um melhor entendimento sobre o planejamento das compras e o controle do estoque;
- facilidade no gerenciamento de produtos;
- cadastro de produtos personalizado;
- maior agilidade para a contabilização dos produtos;
- ganho de produtividade dos colaboradores;
- melhorias no relacionamento com os clientes, entre outros.
Também devemos destacar o fato de que, ao realizar o Cadastro Nacional de Produtos, a empresa naturalmente passa a administrar o código de barras e se manter atualizada sobre possíveis mudanças realizadas pelo governo. Por fim, contribui para que ganhe diferencial competitivo, uma vez que nem todas as empresas utilizam esse serviço para fazer o seu cadastro de produtos — fazendo com que seu negócio saia na frente.
Categorize os produtos
Conforme mencionamos, o cadastro de produtos contribuirá de forma direta para um melhor controle do estoque. Nesse sentido, é indicado que façamos a categorização dos materiais, uma vez que vai possibilitar um melhor gerenciamento por parte da empresa e contribuir para identificar possíveis falhas nessa administração.
Para isso, entenda quais são os produtos disponíveis em seu negócio, quais seriam as categorias mais indicadas e, se possível, defina, também, subcategorias. Dessa forma, sempre que algum profissional for buscar por um item, facilmente o encontrará, contribuindo para a otimização do tempo e para um atendimento mais preciso, principalmente quando há o contato de algum cliente solicitando informações.
Padronize a classificação dos produtos
No momento de realizar o cadastro de produtos, a padronização da descrição permitirá uma agilidade também nessa tarefa. Além disso, reduz os riscos de a empresa deixar de lado informações importantes sobre aquele item.
Outro ponto de destaque está relacionado ao momento em que um profissional busca por aquele material no sistema utilizado. Se não houver uma padronização, cada pessoa fará o registro de uma maneira diferente. Consequentemente, há chances de outra pessoa não o encontrar, o que pode ocasionar perdas de vendas e, até mesmo, falta de controle para compra de novas mercadorias.
As principais informações que devem estar contidas em uma descrição são: marca, volume, quantidade de itens disponíveis, data de chegada do produto, data limite que deve ser entregue aos clientes, entre outros dados que o negócio considerar importante.
Não deixe de utilizar fotos, pois elas serão importantes aliadas para uma identificação mais simplificada da existência ou não do produto. Também deixe claro quem é o fornecedor, principalmente para produtos dos quais você realizar a solicitação para mais de uma empresa.
Faça treinamentos com os profissionais diretamente envolvidos
O ideal é que você tenha uma equipe que se dedique exclusivamente para o cadastro de produtos. Além disso, principalmente quando contratar ferramentas que auxiliem nesse processo, faça treinamentos com esses profissionais para que eles entendam as funcionalidades da solução e possam utilizá-la de forma mais estratégica. Assim que for definida a padronização, repasse-a para as pessoas envolvidas e elabore um checklist para que possam consultar sempre que houver alguma dúvida.
Mantenha o cadastro atualizado
De nada adianta realizar o cadastro de produtos se ele não for revisitado periodicamente. Imagine só a seguinte situação: houve o lançamento de 100 itens do produto X no estoque; porém, esse foi um período de alto fluxo de vendas, contribuindo para a venda de 80 desses itens.
Caso não seja feito o registro de giro no seu cadastro, vai haver a falsa percepção de que ainda há muitos materiais disponíveis para venda, o que vai ocasionar na falta desse item quando ele chegar ao fim — uma vez que não será feita uma nova solicitação ao fornecedor.
Além disso, conforme mencionamos, algumas informações são essenciais no momento de realizar o cadastro. Disponibilizar quem é o fornecedor deve ser uma delas, uma vez que, rapidamente, há a possibilidade de encontrar todos os itens que aquela empresa vende, otimizando o controle de novos pedidos. Não deixe de mencionar, ainda, quais são os produtos similares, justamente para facilitar o atendimento sempre que houver alguma demanda.
Contrate uma ferramenta de gestão
Realizar todo esse processo de forma manual aumenta os riscos de ocasionar erros por parte dos colaboradores, o que traria retrabalho, insatisfação da equipe e perdas financeiras. Por essa razão, o ideal é contar com um sistema de gestão para o cadastro de produtos.
Por meio dessa solução, há a oportunidade de realizar a emissão de notas fiscais dos produtos cadastrados e, também, gerar arquivos SPED (fiscal ou contribuições), contribuindo para que o negócio realize a apuração fiscal de todas as operações feitas na empresa. Outro ponto importante é a possibilidade de realizar o controle de transporte das mercadorias, gerando ocorrências para os CT-es e para as notas fiscais, viabilizando à gestão um controle absoluto do status das entregas dos itens encaminhados.
Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre a importância do cadastro de produtos, receber dicas de como realizá-lo, além de verificar como um sistema de gestão possibilitará ganhos nesse sentido. Assim, a empresa poderá realizar um planejamento de compras mais eficaz, fará a prevenção das perdas, bem como ficará em dia com as obrigações fiscais do negócio.
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