(Última alteração em: 1 de Abril de 2021)
Uma gestão de dados eficiente e voltada para os objetivos da empresa pode levar a ganhos consideráveis. Isso é possível graças à forte presença da tecnologia na rotina de pessoas e de corporações, que gera um enorme volume de informações úteis.
No setor de transportes, não é diferente. As informações ajudam uma empresa a se preparar melhor para diminuir os prejuízos, ou conseguir uma vantagem competitiva no mercado.
Para que essa abordagem funcione, o gestor deve administrar todos os dados com segurança. Quer entender melhor o assunto? Confira este material completo!
O que é gestão de dados?
A gestão de dados está relacionada com a coleta, armazenamento, acesso e proteção de informações para uma abordagem direcionada e mais precisa da empresa.
Esse gerenciamento ocorre durante todo o ciclo de vida dos dados, período em que as referências são consideradas úteis para a empresa, ou seja, da origem ao descarte. É realizada com dados estruturados e não estruturados.
Engana-se quem pensa que esse assunto merece atenção apenas dos profissionais de TI. Os dados estão presentes na realidade das organizações de todos os setores, e devem ser muito bem cuidados.
Vale lembrar que com a LGPD, essa necessidade aumenta, afinal, a lei prevê multas e outras sanções para quem tiver responsabilidade no vazamento de informações, por descuido na infraestrutura de tecnologia ou por práticas indevidas de manuseio dessas referências.
Como funciona essa prática?
Para iniciar uma gestão de dados eficiente na sua empresa, é preciso fazer uma avaliação da situação atual, entendendo as ferramentas disponíveis e os principais objetivos, além de possíveis entraves à implementação.
Geralmente, esse trabalho começa com um projeto implementado em uma área de conhecimento, e que depois é integrada com os demais campos. Vale citar que a coleta e organização de dados de diferentes setores é facilitada com o uso de softwares que trabalhem essa integração, de preferência com o armazenamento na nuvem.
Vamos citar um exemplo prático aplicável para uma transportadora. A gestão se dá a partir da coleta, armazenamento e tratamento correto de dados, para que eles possam originar análises e interpretações que ajudem em uma melhor administração da empresa, certo?
Por meio de uma gestão de documentos eficiente, é possível entender os serviços prestados que são mais vantajosos, avaliando notas fiscais de recebimento e despesas envolvidas. Assim, a equipe comercial consegue focar na prospecção de clientes que consigam proporcionar uma margem de lucro maior para a transportadora.
Como desenvolver uma estratégia de gestão de dados na sua empresa?
A gestão de dados não surge apenas da decisão de implementá-la. É necessário, antes de tudo, pensar em uma estratégia, para que essa mudança aconteça de maneira organizada.
Estruture o time
O primeiro passo é selecionar as pessoas que serão responsáveis pelo trabalho de gestão, criando uma equipe capaz de lidar com todas as etapas do processo, da análise inicial até o monitoramento de resultados.
Profissionais que já tenham experiência com gerenciamento de dados são os mais indicados
Identifique os objetivos
É necessário identificar quais são as metas que a empresa pretende alcançar, para que os dados coletados sejam realmente relevantes para os propósitos corporativos.
Esse cuidado não só direciona as estratégias de uso de dados, como traz clareza sobre quais referências usar, quando e porquê.
Monte uma estratégia
Converse com os líderes dos setores e faça um planejamento completo para a implementação do gerenciamento de dados na empresa. Estabeleça o orçamento, as ferramentas que serão utilizadas, as metas, as métricas, os prazos, os treinamentos e ações para conscientizar e preparar os funcionários, entre outras providências.
Estabeleça um plano de compliance
A gestão de dados não deve apenas ser funcional e trazer resultados para a empresa. É essencial que ela também possa ser auditada e acompanhada frequentemente, para que a organização mantenha-se em conformidade em relação às práticas de segurança.
Essa proteção deve ser uma das maiores preocupações na hora de lidar com quaisquer informações relacionadas à própria empresa, clientes, fornecedores e parceiros.
Acompanhe os resultados
Após a interpretação dos dados e a aplicação de estratégias voltadas a um objetivo, é essencial acompanhar os resultados e checar se a melhor abordagem está sendo usada, ou se são necessários alguns ajustes.
Para isso, as métricas definidas durante o planejamento são o principal material de trabalho. Colete essas informações e inclua-as no banco de dados. Elas serão o ponto de partida para novas análises e ações.
Por que é importante investir na gestão de dados?
A implementação de uma estratégia bem estruturada de gerenciamento das informações é um processo que consome tempo, dinheiro e mão de obra. Porém, os ganhos justificam muito todo o esforço empregado.
Entenda melhor cada uma das vantagens.
Aumento da segurança da informação
Todos os dados relacionados ao modus operandi da empresa são parte da inteligência estratégica corporativa, e devem ser preservados por meio de uma gestão eficiente, que contemple o uso de softwares adequados e políticas de acesso para o trabalho presencial ou home office.
Quando se trata do armazenamento na nuvem, essa segurança torna-se ainda maior, por contar com dispositivos de limitação de acesso e camadas de proteção contra invasões.
Redução de erros operacionais
A gestão também serve para cuidar da atualização e integração de informações, ajudando não só a otimizar o trabalho, como reduzindo erros operacionais que podem ocorrer por dados desencontrados.
Essa preocupação é essencial, por impactar na tomada de decisões, na precisão dos processos e até no atendimento aos clientes.
Melhora da comunicação interna
Uma política de administração das referências bem estruturada e organizada auxilia muito o fluxo de trabalho interno, permitindo que os setores trabalhem a partir das mesmas informações e dando suporte para que as tarefas sejam delegadas.
Partindo dos mesmos dados, os times conseguem ter uma melhor comunicação e se manterem alinhados quanto às necessidades e objetivos corporativos.
Aumento da produtividade e da eficiência
Faz parte do trabalho de gestão organizar as informações de maneira clara e intuitiva, e viabilizar o acesso de maneira organizada, respeitando as limitações de cada camada hierárquica da empresa.
A partir do compartilhamento de informações, os profissionais conseguem trabalhar muito mais efetivamente e trazer resultados, com otimização de tempo.
Maior facilidade no planejamento
Empresas de qualquer setor, independentemente do porte, precisam contar com planejamentos estratégicos e de negócios, a fim de estruturar as ações, direcionar o crescimento e viabilizar o aumento dos lucros.
Quando acontece o armazenamento das informações de histórico, é possível entender o caminho percorrido até aquele ponto e determinar as próximas escolhas.
Com a gestão de dados, os administradores sabem exatamente o que vem dando resultado e o que pode ser melhorado para os próximos períodos.
Conhecimento aprofundado sobre o negócio
Com a grande capacidade de obter dados sobre diversos aspectos, a tecnologia oferece hoje um verdadeiro arsenal para quem deseja entender melhor a situação atual da empresa e, com base nisso, pretende definir os próximos caminhos com mais segurança e uma noção clara das possíveis consequências.
Além disso, a gestão de informações traz um quadro mais completo sobre cada entrega, envolvendo carga, roteiro e prazo.
Melhora na qualidade do serviço prestado
As informações ajudam a entender as necessidades dos clientes, oferecendo insumos para que os serviços sejam adaptados até que essa demanda seja totalmente atendida, ou melhor ainda, seja superada.
Essa evolução também pode ser percebida na relação com fornecedores e parceiros, ajudando a identificar pontos que precisam de atenção imediata.
Agilidade na emissão de relatórios
Os relatórios são um importante instrumento para acompanhar as operações da empresa e os lucros.
Com dados consistentes, é possível ter esses relatórios mais organizados, considerando a relevância deles para as decisões da empresa.
Claro que isso só é possível com um bom trabalho de gestão, que permite a coleta e armazenamento corretos, e depois a organização de acordo com os objetivos corporativos.
Vale citar que esses documentos devem ser emitidos em tempo hábil, para que realmente sejam úteis. Isso só é possível com um trabalho estruturado em relação às informações e tecnologia para combinar e organizar essas referências.
Aumento da credibilidade da empresa
Com a melhora na eficiência, diminuição nos erros e precisão nas decisões, a empresa tende a se fortalecer cada vez mais entre os clientes e também como alvo de investimento.
Isso traz não só uma expansão sobre a concorrência, como ajuda na obtenção de capital para aumento da frota e melhoria dos processos internos.
Como saber se o negócio precisa da gestão de dados?
Por mais que você não perceba a necessidade da aplicação de dados na sua empresa, alguns acontecimentos podem ser encarados como verdadeiros sinais de que essa transição é necessária e urgente.
Destacamos aqui os mais comuns.
Alta incidência de erro humano
Falhas no manuseio de informações ou até pequenos erros de digitação podem realmente levar a problemas maiores, e acontecem em qualquer lugar.
No entanto, uma política de gestão pode ajudar, padronizando os processos e implementando rotinas de checagem, o que aumenta a confiança nos registros e diminui o risco de complicações.
Falta de integração
Contar com dados integrados, que tragam tudo o que o gestor necessita para ter uma visão clara dos negócios e do que deve ser mudado, é indispensável.
Sem uma boa gestão, essas informações ficam totalmente dispersas e sem conexão entre si. Isso provoca o desperdício de um importante ativo, que pode levar a empresa a patamares muito maiores.
Baixa capacidade de armazenamento
A guarda de informações é uma das dificuldades das corporações que ainda não se adaptaram aos novos tempos.
Dentro do escopo da gestão de dados, está a escolha das melhores ferramentas para armazenar essas referências, estabelecendo também o fácil acesso quando necessário, mas sem abrir mão da segurança necessária.
Falta de transparência nas operações
A automação trouxe diversas facilidades no que se relaciona à otimização de processos. No entanto, é preciso garantir a transparência em todas as operações, garantindo a conformidade da empresa.
Essa necessidade aumenta quando falamos de documentos fiscais, já que as declarações digitais aumentam a capacidade do governo de fiscalizar mais de perto e identificar incoerências rapidamente.
Se os processos da sua empresa parecem confusos ou dão margem para interpretações equivocadas, uma boa gestão de dados é mais que urgente.
Falhas no controle contábil
A gestão de dados, além de fornecer material que permite a redução de custos, ajuda a identificar e evitar falhas no controle contábil.
Esse acompanhamento é essencial para manter a saúde financeira e a conformidade da empresa, evitando problemas com na prestação de contas.
Dificuldades de comunicação
O setor de transporte lida justamente com a distância. Por isso, precisa de um sistema de troca de informações extremamente eficiente e ágil, para que as providências sejam tomadas em tempo hábil e as tarefas executadas com a urgência necessária.
Outro importante é que o trabalho logístico é realizado em uma sucessão de acontecimentos. Por exemplo, as mercadorias só podem ser embarcadas após a consolidação da carga e a emissão dos documentos fiscais.
Com uma boa comunicação promovida pela gestão de dados, essas etapas são desencadeadas mais rapidamente, ajudando a empresa a ganhar tempo e produtividade.
Isso é possível, principalmente, com a adoção de um sistema integrado. Assim, logo que a carga é consolidada, os documentos para transporte de cargas são gerados imediatamente e a mercadoria pode ser embarcada.
Crescimento da empresa
Alguns sistemas ultrapassados podem até funcionar quando se trata de uma empresa menor, sem grandes atividades ou com número limitado de clientes.
Porém, ao perceber a expansão do negócio, é indispensável adotar ferramentas e estratégias capazes de lidar com um número maior de atividades.
Esse cuidado assegura uma boa qualidade de atendimento, a obediência aos prazos, ao controle dos processos, a redução de custos, entre tantos outros fatores.
Qual o papel da gestão de dados em uma empresa de transporte?
Além das aplicações administrativas, presentes em corporações de setores diversos, as organizações que trabalham com sistemas logísticos ou de frota podem experimentar diversos benefícios provenientes do uso de dados.
Por meio dessas informações, é possível identificar rotinas e problemas, efetuando correções para que o trabalho seja melhorado, a custos menores.
Alguns dos exemplos que podemos citar são:
- consumo de combustível por rota;
- frequência de manutenções;
- custo de operação;
- trechos com maior incidência de roubos;
- performance dos motoristas;
- itinerários mais baratos ou que proporcionam maior número de entregas.
Para isso, é importante fazer o cruzamento de dados, obtendo assim um pacote completo de informações voltadas para cada objetivo.
Como obter os dados que interessam para a gestão de atividades de transporte?
Alguns recursos podem ser aproveitados no acompanhamento da frota de caminhões e roteiros de entrega, a fim de obter informações que possam trazer insights para melhorar os processos.
Rastreamento
Um rastreador de caminhão oferece referências importantes como localização do caminhão, velocidade, obediência à velocidade média de cada percurso, tempo de parada, locais de abastecimento, intervalo entre carregamento e entrega, incidência de roubos, entre outros.
Com esses dados, é possível avaliar a rotina dos motoristas e descobrir gargalos, que ao serem eliminados, tornarão o serviço mais eficiente e seguro.
Telemetria
A telemetria traz dados relacionados ao veículo, e pode ajudar a identificar problemas que necessitam de manutenção, a evitar acidentes e a decidir a troca da frota.
Entre as informações coletadas, podemos citar:
- rotações por minuto;
- aceleração do veículo;
- pressão do óleo;
- consumo de combustível;
- temperatura do motor.
Acompanhar esses indicadores diminui prejuízos com a quebra do veículo no meio do itinerário, e a troca de peças que poderiam ser poupadas com uma manutenção preventiva.
Dados externos
O ambiente traz condições que influenciam a performance dos motoristas e o tempo de entrega das cargas, como condições da estrada, clima, chuvas e nevoeiro, entre outros.
Como dados externos, também podemos considerar os números de mercado, que apontam novos desafios e oportunidades, e até mesmo os resultados da concorrência.
Como utilizar a TI no transporte?
O uso da tecnologia em empresas do setor de transportes ajuda em diversos aspectos administrativos, minimizando o trabalho manual e permitindo o foco no core business.
Uma boa solução é o uso do TMS ― Transport Management System, que permite uma administração integrada e resolve boa parte dos problemas enfrentados por corporações que ainda não aderiram à gestão digital de dados no fluxo de trabalho.
Perceba que, por mais que haja o uso de computadores e ferramentas como planilhas, um sistema que traga todas as funcionalidades que a empresa necessita, e permita a integração desses utilitários, oferece facilidade e rapidez bem maiores.
A velocidade com que as mudanças ocorrem atualmente obrigam as organizações a acompanharem esse ritmo mais intenso. Mais do que a agilidade corporativa, ter à mão o máximo de recursos possíveis para agilizar os processos é questão de sobrevivência em meio a um mercado voraz.
Como um TMS funciona?
O uso do TMS como ferramenta de TI no transporte traz várias aplicações práticas, entre as quais podemos destacar:
- obtenção de tabela de fretes com cálculo automático;
- mensuração da quilometragem que será percorrida, dando uma noção mais exata do prazo necessário para a conclusão do serviço;
- simulação de cenários para a construção de uma estratégia de logística inteligente;
- rastreamento de cargas em tempo real;
- auditoria das faturas e notas fiscais, além da emissão mais precisa desses documentos;
- otimização da troca de informações com transportadoras, clientes e fornecedores.
- planejamento financeiro mais apurado.
O principal propósito de um TMS usado no setor de transportes é a mensuração de todos os elementos presentes na cadeia logística, trazendo automação e consequentemente, eficiência nas atividades.
Quais são as aplicações práticas da TI no transporte?
Para ficar ainda mais claro o papel de um software de coleta e gestão de dados na sua empresa, entenda como a solução atua em funções práticas.
Controle da operação
Por meio da gestão consciente de dados, é possível ter um controle total da operação, identificando rapidamente problemas que possam impactar seriamente o cronograma de entregas e o relacionamento com os clientes.
Esse acompanhamento vai desde o carregamento até a descarga de produtos, incluindo as paradas para abastecimento e descanso.
Planejamento de rotas mais precisas
Por meio do monitoramento de entregas, é possível identificar as rotas mais vantajosas, em termos de tempo, consumo de combustível e produtividade.
Além disso, é possível determinar um caminho preciso a ser seguido, evitando desvios e garantindo o cumprimento do que foi planejado para a viagem.
Comunicação em tempo real
A comunicação em tempo real é um elemento indispensável para motoristas e empresa. Graças a essa funcionalidade, é possível informar problemas na estrada ou com o veículo, preparando a empresa para possíveis atrasos e permitindo a tomada de providências.
Esse recurso também aumenta a segurança do motorista e da carga, já que é possível comunicar imediatamente qualquer roubo na estrada.
Controle total do veículo
Mais uma funcionalidade que aumenta a segurança no transporte. Com um TMS, os operadores conseguem acompanhar a rota e se o motorista está obedecendo ao limite de velocidade do trecho.
Um desvio ou mudança abrupta de comportamento pode indicar problemas, e a empresa pode enviar comandos a fim de diminuir o prejuízo, como travar o baú e bloquear o caminhão.
O motorista também pode ativar o botão de pânico, o que permite ao operador um comando capaz de travar o veículo, impedindo a continuidade do furto.
Aumento da disponibilidade da frota
Com o melhor aproveitamento da capacidade da empresa e as manutenções programadas que evitam que os caminhões fiquem parados por muito tempo, é possível aumentar a frota de veículos disponível.
Isso traz uma margem maior de operação, permitindo que a corporação consiga atender mais clientes sem abrir mão da alta qualidade e garantindo a satisfação.
Ou seja, a partir do uso de uma solução adequada de gestão de dados, o gerenciamento logístico é bastante otimizado.
Ficou mais clara a importância da gestão de dados e como o uso da TI no transporte é capaz de gerar impactos positivos? Não esqueça de manter seus funcionários atualizados em relação às ferramentas e manter-se a par das novidades tecnológicas, já que sempre surgem novidades nesse mercado.
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