(Última alteração em: 17 de novembro de 2020)
O orçamento empresarial é um importante documento que registra informações a respeito das despesas e receitas do negócio, dentro de um período específico — geralmente, os orçamentos são anuais.
A finalidade do documento é fornecer diretrizes financeiras, o que permite um planejamento mais confiável para o ano seguinte. Mostramos, abaixo, sete passos para você elaborar um orçamento preciso para sua empresa. Venha descobrir!
1. Realize um diagnóstico do negócio antes de qualquer coisa
O primeiro passo para elaborar um orçamento empresarial é fazer um diagnóstico cuidadoso do negócio. Para projetar o futuro, é fundamental ter conhecimento profundo da realidade que a empresa está vivendo, de suas limitações e de todos os seus pontos fortes.
Isso significa que é preciso dedicar um tempo para o estudo das finanças. O estudo deve ser mais abrangente, relativo, pelo menos, aos três anos anteriores, e não apenas a um ano. Nessa etapa, é importante coletar informações valiosas sobre a empresa e fazer uma análise de como tem sido a evolução. Verifique, entre outras coisas:
- a média de vendas dos anos anteriores;
- os custos com tributação;
- o lucro médio;
- a sazonalidade em vendas e produtos;
- os eventuais gastos ordinários.
2. Faça um levantamento de todas as despesas fixas e variáveis
Trata-se de uma fase associada ao diagnóstico anterior. Consiste na anotação de todas as despesas variáveis e fixas. Vale a pena ressaltar a importância do gestor conhecer esses valores, com a máxima precisão possível, já que podem indicar problemas e aspectos a serem reconsiderados. Entre as principais despesas fixas de uma organização, podemos destacar:
- o salário dos funcionários;
- as despesas com internet e telefone;
- os tributos federais, estaduais e municipais;
- os serviços contábeis;
- os gastos com hospedagem de site;
- os seguros;
- o aluguel do ponto comercial, caso o imóvel não seja próprio.
Já as despesas variáveis incluem:
- a compra de matéria-prima e outros insumos;
- as despesas com papel e impressão;
- o consumo de água, energia elétrica e gás;
- a contratação de freelancers;
- os gastos com transporte;
- os gastos com publicidade e marketing;
- os gastos com transporte;
- a participação em eventos pelos líderes;
- as reformas no ponto comercial.
3. Defina metas e lucro no orçamento empresarial
O orçamento empresarial deve considerar a definição de metas de vendas para o negócio. É importante saber a qual patamar se almeja chegar no ano seguinte e traçar estratégias que mantenham a motivação.
As metas representam um fator importante para alcançar o sucesso. Porém, devem ser compatíveis com os recursos disponíveis e com toda a estrutura da empresa. Para não cometer erros, verifique o Plano de Negócios, pois nele estão registrados os objetivos gerais.
Ao analisar esses objetivos, é possível definir metas mais realistas e selecionar os setores que receberão mais investimentos ou que precisam reduzir despesas, com urgência. Existe uma relação direta entre a lucratividade e a redução de gastos, bem como entre ela e os investimentos bem direcionados.
4. Escolha ferramentas especializadas para o setor financeiro
Para estruturar, com precisão, o orçamento empresarial, é necessário escolher a ferramenta mais apropriada. A escolha varia de acordo com o nível de desenvolvimento e maturidade do empreendimento. Estabelecimentos maiores necessitam de ferramentas mais robustas.
As organizações que estão começando e as empresas familiares, por outro lado, não têm o hábito de contratar um profissional para elaborar orçamentos. Mas, podem recorrer a soluções tecnológicas mais acessíveis.
Entre as ferramentas mais convencionais e eficazes, está o DRE — Demonstrativo de Resultados de Exercício. O software de gestão ajuda a automatizar qualquer análise e processo, inclusive a análise do DRE. Fica mais fácil e seguro o monitoramento dos gastos e das receitas, simplificando e agilizando o dia a dia, bem como a tomada de decisão.
5. Atente-se para o que deve ficar registrado
Depois de optar por uma ferramenta, reúna e analise todas as informações que devem ficar registradas no orçamento empresarial. Essa etapa é relevante porque, quanto mais específico for seu orçamento, mais chances o gestor tem de alcançar resultados efetivos. Por esse motivo, os pontos mais importantes devem ser elencados, como:
- as receitas;
- as despesas;
- os investimentos;
- os empréstimos;
- o ativo fixo;
- a projeção do fluxo de caixa.
6. Faça uma projeção para o período
Também é importante fazer uma projeção para o período. Assim, baseando-se nos dados e nas informações que foram reunidas, o gestor monta uma projeção da empresa. É fundamental fazer uma estimativa das despesas e das receitas, além de definir a forma de prover o capital de giro, os gastos com compras de ferramentas e equipamentos e a projeção do desenvolvimento corporativo.
O ideal é montar um calendário com todas as etapas que se deseja efetivar durante o ano. Isso ajudará no cumprimento do cronograma, evitando, assim, gastos adicionais e desnecessários. Sempre há prejuízos quando os limites predefinidos do orçamento não são respeitados.
7. Monitore todos os resultados corretamente
Além de seguir os passos mencionados, é essencial monitorar o processo e ter a certeza de que o orçamento empresarial está sendo cumprido. O acompanhamento é fundamental, pois garante que todos os detalhes necessários para alcançar o sucesso são cumpridos corretamente.
O uso de indicadores e métricas serve para avaliar o desempenho dos processos. Outra vantagem do monitoramento é que fica mais fácil identificar os erros e adotar soluções efetivas, antes que o problema se torne pior. Monitorar os resultados é a melhor maneira de garantir o cumprimento do que foi planejado. É uma medida preventiva e uma estratégia que permite identificar oportunidades, de forma rápida — o que otimiza a competitividade.
Esses passos vão garantir que sua empresa conte com um orçamento empresarial eficiente. Para otimizar seu trabalho, vale a pena conhecer o software Bsoft Controle Comercial, uma ferramenta que permite gerenciar seu negócio com praticidade e precisão. Por meio do Bsoft Controle Comercial, o gestor consegue controlar melhor as operações financeiras, fiscais, administrativas e operacionais.
O software é ideal para as empresas que precisam se ajustar às exigências do fisco, por meio da emissão de notas fiscais (NF-es e NFC-es). Além disso, facilita o controle das vendas, dos orçamentos, dos estoques, das ordens de serviços, das comissões dos vendedores, das contas a pagar e a receber, e assim por diante. Trata-se de uma solução completa para melhorar o controle financeiro e aumentar o potencial competitivo do negócio.
Gosta de ler artigos sobre o mundo dos negócios e deseja se manter atualizado sobre as novas tecnologias que podem ajudar sua empresa? Então, assine a nossa newsletter e receba conteúdos exclusivos na caixa de entrada de seu e-mail.
