(Last Updated On: 2 de junho de 2020)
Para quem não trabalha na área, a movimentação de mercadorias pode se restringir ao embarque de produtos no veículo e o seu subsequente envio para o cliente. Contudo, essa é uma atividade complexa, que requer conhecimentos profundos sobre a gestão da transportadora.
Com esse cenário em mente, criamos este conteúdo para demonstrar como essa atividade funciona na prática e como a tecnologia é uma aliada importante para esse tipo de empresa. Continue lendo e conheça mais sobre o que realmente faz com que uma transportadora seja bem-sucedida. Confira!
Como funciona a gestão da transportadora?
A gestão de transportes é uma atividade que depende da utilização racional de recursos e do planejamento das tarefas para propiciar a movimentação de mercadorias. O seu objetivo é controlar os aspectos operacionais e estratégicos que levam ao atendimento às necessidades logísticas de seus clientes.
Devido ao caráter bastante técnico, devemos destacar que para obter sucesso é preciso contar com organização, recursos financeiros, métodos de trabalho bem estabelecidos e, acima de tudo, ferramentas tecnológicas.
Os profissionais dessa área, em conjunto com os operadores de armazém e motoristas, são responsáveis por executar todos os passos que possibilitam a conclusão da entrega da mercadoria dentro do prazo estipulado. Assim, esse setor é um dos mais relevantes para a economia por atuar como elo entre produtores e fabricantes, e os respectivos clientes.
Como a tecnologia pode ser diferencial competitivo?
Falamos muito sobre a integração na cadeia de suprimentos, gestão da transportadora, o gerenciamento de estoques e a prestação de serviços de qualidade ao mercado. Contudo, é importante destacar como todos esses conceitos têm um elemento em comum que possibilita a sua execução: a tecnologia.
Por isso, queremos demonstrar como as ferramentas disponíveis podem atuar em processos específicos dentro da operação de transportes. Veja quais são eles!
Emissão de documentos fiscais
O envio de mercadorias depende da execução precisa de diversas tarefas, inclusive a emissão de documentos fiscais. Esse é um requisito legal para que a carga possa trafegar de forma segura. Para isso, a transportadora precisa estar em dia com as suas obrigações tributárias referentes ao recolhimento dos impostos que incidem sobre o serviço de transporte.
Assim, é importante escolher um sistema que automatiza a função da emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) para assegurar o preenchimento correto das informações. O sistema deve contar com uma seção de cadastro para o registro de fornecedores e clientes vinculando, assim, a origem e o destino das mercadorias.
Além do CT-e, há um módulo específico para a emissão do Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e), que é o documento utilizado para fins de fiscalização, pois consolida todas as cargas embarcadas no veículo.
Compartilhamento de informações com a SEFAZ
O envio de informações fiscais para informações para a Receita Federal é uma das obrigações das empresas de transporte. Assim sendo, é preciso atender às exigências que requerem o envio do arquivo XML de todos os documentos fiscais emitidos.
Essa é uma ferramenta completa para a gestão da transportadora que, além de automatizar essa rotina, armazena os documentos na nuvem, vincula os dados da nota fiscal e faz a integração com outros módulos.
Controle financeiro
Um sistema de gestão para departamento financeiro tem que ir além do simples controle de entrada e saída de recursos. Empreendedores e gestores precisam de uma ferramenta completa para atender às suas principais demandas, como:
- pagamento de motoristas contratados;
- fluxo de caixa;
- controle de contas a pagar e a receber;
- conciliação bancária;
- emissão de boletos para clientes;
- controle de cobranças.
Além de todas essas funcionalidades, é importante que o sistema ofereça a geração de relatórios sobre as atividades da área. Assim, o gestor tem condições de avaliar o desempenho das finanças da empresa no presente e consultar projeções para o futuro.
Monitoramento da frota
Podemos apontar a frota como o patrimônio de maior valor de uma transportadora. Com isso em mente, faz sentido que as empresas busquem formas de garantir a sua segurança em todas as etapas do processo.
Devemos destacar que esse controle faz parte da gestão de frotas, que cuida desde a manutenção dos veículos até o seu monitoramento. Portanto, com o investimento em sistemas de rastreamento, o gestor é capaz de consultar a localização do veículo em tempo real e 24 horas por dia.
Para oferecer maior acessibilidade, já existem plataformas que funcionam online, o que permite que o recurso seja utilizado em tablets e smartphones. Há também uma ampla gama de informações que pode ser consultada, como o status de ignição, a velocidade do veículo e o trajeto percorrido. Além disso, o sistema de segurança é completo, com o botão de pânico, sistema antifurto e bloqueio remoto do veículo.
Localização da carga
A transportadora é responsável pela segurança da carga que se encontra armazenada no seu armazém ou embarcada em seus veículos. Por esse motivo, a transparência na relação com clientes é essencial para construir a confiabilidade.
O módulo de localização da carga funciona por meio de um software que monitora as mercadorias em trânsito e traz informações sobre o andamento da entrega. Quando a empresa recebe um pedido de frete, é gerado um código, que é enviado por e-mail para o cliente.
Esse também pode ser um canal de comunicação em caso de ocorrências durante o transporte, pois o sistema pode ser programado para enviar notificações sempre que houver imprevistos que afetem o andamento e o prazo da entrega.
Como a sua empresa pode conquistar melhores resultados?
No decorrer deste texto, nós listamos como a utilização de sistemas favorece todos os aspectos relacionados à gestão da transportadora. Por isso, a aquisição de uma ferramenta desenvolvida por empresas especializadas no modelo de uma empresa logística torna esse processo muito mais seguro e confiável.
Ao avaliar esse tipo de investimento, fica claro que a sua empresa só tem a ganhar, pois:
- há um cuidado em manter o sistema atualizado com relação à legislação tributária;
- os profissionais de desenvolvimento e suporte têm conhecimento sobre a operação;
- as ferramentas são desenvolvidas de acordo com a sua necessidade.
Acima de tudo, há o compromisso de oferecer o melhor serviço para quem busca conquistar o aprimoramento da gestão da transportadora e da operação logística como um todo. A Bsoft oferece a você todos os elementos que apontamos no artigo para que haja a otimização e a eficiência dos processos em sua empresa.
Agora que você já conhece como um sistema de gestão pode ser o diferencial para a sua transportadora, está na hora de buscar a empresa que pode proporcionar esse recurso. Entre em contato conosco e conheça as nossas soluções!
