(Last Updated On: 21 de maio de 2020)
O acerto com motorista é um processo muito importante dentro da empresa, principalmente por estar diretamente ligado às questões financeiras e também pelo compromisso firmado com esses parceiros de negócios. Por isso, é de suma importância garantir que não haja falhas na execução da atividade.
Como esse acerto é feito na sua empresa? Quer aprimorar esse fluxo de trabalho e obter resultados melhores? Neste artigo, explicamos como isso pode ser feito e qual é o papel da Bsoft no processo. Confira!
Qual é a recomendação para fazer o acerto com motorista com eficiência?
Para evitar qualquer falha que possa ocorrer no processo de acerto com motorista, o ideal é automatizá-lo, ou seja, contar com uma ferramenta específica para essa finalidade. Além disso, vale reforçar a importância de informar todos os lançamentos que interferem no resultado, como é o caso dos adiantamentos e das despesas.
Existem tipos de adiantamentos?
Os adiantamentos são aqueles valores liberados para os motoristas antes do pagamento e que podem surgir com diversos objetivos, como o abastecimento dos veículos, o custeio da alimentação, o pagamento de pedágios e a reserva de estadias.
Na hora de fazer o acerto, é necessário inclui-los como um abatimento no valor do frete que foi combinado com o motorista. Sem um controle adequado desses adiantamentos, corre-se o risco de sofrer com possíveis prejuízos financeiros.
Que tipos de despesas devemos considerar?
Na hora de fazer o acerto com motorista, é preciso incluir no cálculo as despesas e os adiantamentos que foram feitos e até mesmo o pagamento de comissões, se for o caso.
Alguns imprevistos podem surgir nas operações e levar ao aumento de custos. Na prática, isso envolve o atraso no carregamento da carga, no qual o motorista precisa aguardar a liberação, o que pode durar um dia (ou até mais).
Isso acarreta em gastos extras nas despesas com alimentação e diárias, por exemplo, e eleva o custo que a empresa tem com o transporte de cargas.
Como deve ser feito, na prática, o processo de acerto com motorista?
Antes mesmo de iniciar a viagem, o ideal é que o gestor inclua a operação de transporte em um software da forma mais completa possível. Assim, além de gerar o acerto com o motorista, também fica mais fácil obter informações suficientes para calcular o lucro que obteve com o frete.
Todavia, para que isso seja possível, deve-se informar o valor que está sendo cobrado pelo frete, as despesas, uma possível comissão, o adiantamento repassado ao condutor e todas as demais informações que são relevantes para a viagem e para o posterior controle financeiro.
Depois do prazo combinado entre a empresa e o motorista para a realização do acerto, o gestor busca no sistema todas as viagens em aberto, ou seja, aquelas que já foram finalizadas, mas que ainda estão com os pagamentos pendentes.
Com isso, o software vai reunir as informações de tudo que há em aberto para o motorista, desde o último acerto que foi finalizado, e trazer as outras informações referentes a adiantamentos, despesas, devoluções e viagens realizadas no período determinado.
Dessa forma, após os cálculos automáticos realizados pelo sistema, o gestor terá o valor exato do saldo que ainda precisa pagar ao seu motorista. Só por aí, já é possível ver como a automatização faz toda diferença no processo.
Como a tecnologia pode ajudar na resolução desses problemas?
Por falar em automatização dos processos, precisamos abordar o suporte que um software TMS oferece. Aliado a um lançamento minucioso das informações sobre os gastos (como adiantamentos e despesas), a solução realiza o cálculo automático do que ainda é devido ao motorista, o que garante o acerto correto posteriormente — e tudo isso de maneira totalmente confiável.
Vale ressaltar que, em um software como o da Bsoft, há um reaproveitamento de informações. Isso permite que um lançamento seja utilizado em mais de uma funcionalidade.
Nesse caso, os lançamentos de despesas e adiantamentos, por exemplo, podem ser vinculados ao financeiro, no contas a pagar. Da mesma forma, ao registrar uma devolução, ela pode ser incluída no contas a receber.
Quais vantagens o uso da tecnologia pode trazer para a empresa?
Além da organização e do correto pagamento ao motorista, investir em tecnologia para este fim traz um cenário mais realista a respeito das movimentações financeiras, já que é possível acompanhar os pagamentos que devem ser feitos a curto, médio e longo prazo — dependendo do tipo de contratação que é feita com o condutor.
A partir desse controle, também fica mais fácil, para o gestor, identificar possíveis problemas e desperdícios na operação, que antes não eram vistos com clareza. Isso abre uma oportunidade para implementar melhorias nos processos e torná-los ainda mais eficientes (um fator importante para alcançar a redução de custos operacionais e a melhora no desempenho financeiro do negócio).
Como funciona o software Controle de Transportadoras da Bsoft?
O software Controle de Transportadoras, entre muitas outras funcionalidades, oferece suporte na gestão das operações de uma transportadora de cargas.
Além de amparar completamente o processo de acerto com motoristas, a ferramenta também auxilia na gestão dos fretes e da frota, controlando manutenções preventivas (e periódicas), o gerenciamento de riscos, o monitoramento de multas, a gestão de documentos e mais uma série de informações.
O que é necessário fazer para adquirir o sistema?
O processo de aquisição do software é bem simples. Por meio de uma conversa bem detalhada, os especialistas ajudam o transportador a encontrar a melhor solução para o seu negócio, inclusive indicando o plano ideal para as necessidades e os objetivos do negócio.
Os clientes não precisam ter algum conhecimento prévio sobre o uso de sistemas, uma vez que a Bsoft oferece uma implantação completa com a equipe de Customer Success, a fim de ajudar o cliente a atingir o sucesso. Além disso, o time de suporte atende ao cliente de forma ilimitada e permanente, auxiliando em qualquer dúvida que venha a surgir
Isso significa que, mesmo depois que a ferramenta já estiver sendo utilizada nas operações, é possível obter auxílio da equipe e solicitar suporte para as demandas e dúvidas que vão surgindo ao longo do tempo.
Desenhar bem o fluxo de trabalho do acerto com motorista e executá-lo com precisão é fundamental para que se consiga um bom resultado financeiro e atue de maneira mais eficiente e transparente com os motoristas.
Gostou deste artigo e quer entender melhor como as soluções oferecidas pela Bsoft podem ajudar a sua empresa a alcançar um desempenho superior? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas com nossos especialistas agora mesmo!
