(Last Updated On: 4 de fevereiro de 2020)
Você conhece os principais documentos fiscais para transporte de cargas? Como já deve saber, essas são regras extensas sobre as quais todo empreendedor do ramo de transportes precisa se manter atualizado. Esse é um requisito para atender às normas tributárias e atuar de acordo com a lei.
Mesmo assim, são diversos arquivos em papel e registros eletrônicos que requerem que a empresa mantenha essa documentação sempre organizada e à disposição. Porém, o volume de documentos emitidos está em constante expansão, o que torna a sua gestão um desafio.
Na prática, essa não é uma tarefa simples e exige algumas estratégias inteligentes para a sua otimização. Por esse motivo, trouxemos um conteúdo que ajudará você a se adequar às exigências do fisco, providenciando e gerindo todos esses documentos com eficiência.
Quer aprender? Continue com a leitura!
Quais os principais documentos fiscais para transporte de cargas?
Todo empreendimento que atua no Brasil precisa seguir regras específicas sobre emissão, posse e arquivamento de documentos fiscais. Entretanto, essa é uma legislação vasta e, muitas vezes, complexa, dificultando a vida dos profissionais da área e empreendedores.
Para que a atividade de transporte seja executada conforme as exigências legais e não sofra penalidades e multas, é importante providenciar uma série de documentos. Mas você sabe quais são eles?
Acompanhe, a seguir, os documentos que sua transportadora não pode deixar de ter em mãos.
Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
A nota fiscal eletrônica (NFe) é um documento popular no ambiente empresarial e, claro, faz parte da rotina de uma transportadora. Ela é obrigatória para qualquer operação de compra e venda no país e contém detalhes importantes sobre a transação e os impostos devidos.
Esse é um arquivo digital que existe em formato XML, com todas as informações relacionadas à transação que gerou a circulação da mercadoria. Não estamos falando somente de compra e venda, mas também, de devolução, de remessa para reparo, de transferência ou de retorno de vasilhame.
Por isso, é fundamental registrar corretamente a natureza da operação, o CFOP e o tipo de nota. Todas essas informações atuam em conjunto e devem ser sempre compatíveis para que não ocorra rejeição do documento.
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O documento impresso que chamamos de nota fiscal é, na verdade, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Como o próprio nome indica, ele tem natureza auxiliar, facilitando que as informações contidas na nota fiscal eletrônica sejam conferidas.
Por isso, ele é impresso e deve acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto, além de servir como comprovante de entrega (o recebedor assina o documento). O seu layout é padronizado e deve conter os seguintes elementos:
- preço de venda;
- código de barras;
- dados do destinatário;
- cálculo dos impostos recolhidos;
- descrição dos produtos e serviços;
- dados do remetente da mercadoria;
- chave de acesso da nota fiscal com 44 dígitos.
Ressalta-se que a emissão desses documentos pode ser simplificada com o uso de softwares de gestão, reduzindo o tempo e a burocracia para se manter em dia com o fisco.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)
Já o CTe é o documento utilizado para registrar a prestação de serviços de transportes nos modais de rodoviário, aéreo, ferroviário, hidroviário e dutoviário. Como propicia o recolhimento do ICMS, a sua emissão é obrigatória em fretes intermunicipais e interestaduais.
Observando esse detalhe, podemos comparar a sua função com a de uma nota fiscal exclusiva do transporte de cargas, porém uma não anula a necessidade da outra. Afinal, enquanto a nota fiscal é emitida pelo vendedor da mercadoria, o CTe é fornecido pela transportadora responsável pela entrega da carga.
Mais uma vez, esse é um documento eletrônico, emitido em formato XML e compartilhado com a Receita Estadual, o cliente e o fornecedor. Para atender aos trâmites legais, cada CTe pode acobertar mais de uma nota fiscal, mas o remetente e o destinatário devem ser os mesmos.
Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
Como já vimos anteriormente, a legislação tributária exige a emissão de um documento impresso que, nesse caso, é chamado de Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico.
Sua função é acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto e deve ser apresentado nos postos de fiscalizações. Frequentemente, a Policia Rodoviária Federal realiza inspeções e pesagens da carga e os dados registrados no DACTE devem ser compatíveis.
Mesmo sabendo da seriedade dos serviços de transporte, muitas empresas ainda transitam com o documento de CTe vencido, com veículos sobrecarregados e com informações registradas incorretamente.
As transportadoras que adotam esse tipo de prática estão colocando a sua operação em risco desnecessariamente, pois as penalidades são o pagamento de multas e a apreensão da carga, até que a situação seja regularizada.
Esse é um cenário que afeta a confiabilidade entre o operador logístico e seus clientes, além de incidir em custos que oneram as atividades. Lembrando que é necessário possuir um certificado digital para emitir uma assinatura eletrônica, que atesta a autenticidade desse documento e a autorização de uso pelo fisco.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)
Diante da grande burocracia que existia no setor, o Governo Federal criou o MDFe, que tem como objetivo centralizar e otimizar a emissão e o controle dos documentos de transporte, simplificando a vida do empreendedor e do próprio fisco.
Porém, para emitir esse documento, é necessário cumprir com alguns requisitos, a saber:
- ser emitente de CTe de carga fracionada;
- ser emitente de NFe para mercadorias com mais de uma nota fiscal;
- realizar transporte interestadual ou intermunicipal (no caso de MG, SP, GO, RJ e PR);
- ser proprietário de veículos de cargas ou ter contrato de arrendamento com transportador autônomo.
A criação do MDFe trouxe algumas mudanças na forma como as cargas são registradas. Para começar, todos os CTes emitidos devem ser vinculados, bem como as suas informações resumidas, como a quantidade notas, o peso total da carga e o seu valor. Porém, essa emissão fica restrita ao transporte rodoviário e afeta as empresas que têm frota própria para o envio de suas mercadorias.
Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)
Válido em todo o território nacional, o documento é emitido virtualmente e, assim como os demais, tem um documento auxiliar (o DAMDFE). Ele é impresso e acompanha a carga durante o transporte.
A sua criação foi motivada para substituir o manifesto de carga, um registro criado pelo próprio transportador, com o intuito de consolidar os dados de todas as cargas embarcadas.
Porém, agora, o DAMDFE é completamente legalizado. Do mesmo modo, como os outros documentos citados neste post, é necessário ter certificado digital e um programa emissor de MDFe, devidamente instalado e pronto para operar.
Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)
Os profissionais da área de transporte já conhecem os riscos inerentes a esse tipo de operação e como é importante contar com proteções. Por isso, a legislação prevê a aquisição de apólices de seguro contra danos que podem ocorrer durante o trajeto.
O RCTR-C é mais um documento imprescindível para o transporte de cargas e, na verdade, se refere a um seguro de responsabilidade civil obrigatório para o transportador e com validade em todo o território nacional.
Com a criação do MDFe, o preenchimento do campo referente ao seguro RCTR-C tornou-se obrigatório e passível de fiscalização. Assim, há disponibilidades de informações adicionais sobre a viagem e eventuais sinistros. A natureza desses acidentes podem ser avarias particulares ou incidentes com o veículo transportador que incluem:
- abalroamento;
- colisão;
- capotagem;
- tombamento;
- incêndio ou explosão no veículo transportador.
Ressalta-se que o fato de o cliente ter um contrato de seguro para a carga não isenta a transportadora de contratar o RCTR-C, informação que deve estar contida no MDFe 3.0. Além disso, é importante observar que ele representa uma garantia a mais para o transportador, visto que cobre indenizações que ele seja obrigado a pagar, em razão de acidentes durante as viagens.
Por que manter em dia o controle dos documentos fiscais para transporte de cargas?
A gestão dos documentos de uma transportadora nunca deve ficar em segundo plano, pois é uma atividade de vital importância para o seu negócio. Por esse motivo, os controles manuais e o uso de planilhas eletrônicas já não são recomendados, devido a sua baixa confiabilidade e a incidência de erros.
Favorece o planejamento tributário
Essa é uma atividade que consiste na criação de uma estimativa periódica dos gastos com o recolhimento de tributos. Além disso, também é possível comparar os valores orçados com aqueles cobrados no decorrer do ano.
Para isso, é necessário ter essa informação disponível, seja no sistema de gestão, seja no arquivo digital dos documentos fiscais ou, até mesmo, em sua versão impressa. É preciso qualificar os serviços de frete e a solução mais eficiente é a utilização de ferramentas desenvolvidas para otimizar essa gestão.
Evita problemas com o fisco
Uma das formas de colocar a sua empresa em risco de auditorias e sofrer penalidades é a falta de organização dos arquivos. É recomendado manter as cópias impressas por um prazo mínimo de cinco anos e, mesmo com essa possibilidade, os arquivos eletrônicos devem ser mantidos para sempre.
Isso mesmo: para sempre! Mas não se preocupe, pois já existem ferramentas para o gerenciamento de arquivos digitais, o que possibilita a sua consulta de forma simplificada quando houver necessidade. Além disso, a tecnologia de armazenamento em nuvem tem se tornado cada vez mais segura e acessível, pois não depende de servidores dedicados a essa atividade.
Integra informações de diversas áreas
Quem trabalha em uma transportadora, certamente, já teve a oportunidade de observar as informações presentes no CTe, por exemplo. Os dados do fornecedor e do cliente constam em seus campos específicos, inclusive com o número de CNPJ e inscrições estadual e municipal. Tudo isso tem origem no cadastro de parceiros.
Já os itens descritos na nota têm relação com o cadastro de materiais, que é padronizado, e as condições descritas no pedido. Assim, as alíquotas de impostos, quantias e o valor de venda são idênticos aos registrados no sistema.
Por fim, o pagamento dos serviços de frete somente é possível devido ao controle do programa, que registra o faturamento e a entrada de recursos. Por isso, não pense que o sistema funciona de forma individual, afinal cada módulo tem o seu papel.
Como emitir e organizar essa documentação com eficiência?
Conforme você observou, o transporte rodoviário de cargas também sofre com a burocracia e as exigências do Estado. Mesmo com todos os esforços de tornar essa atividade menos complexa, uma transportadora precisa estar atenta a diversas responsabilidades, entre elas, a emissão e organização dos documentos fiscais para transporte de cargas.
Diante disso, é importante apostar em estratégias que simplifiquem e tornem essa obrigação mais segura e organizada. Emitir todos esses documentos manualmente, além de demandar muito tempo do gestor ou de seus funcionários, dificulta que eles sejam gerenciados e armazenados adequadamente, o que pode ser um risco para a empresa.
Por outro lado, o uso de um software de gestão voltado para o transporte de cargas é uma alternativa inteligente, capaz de tornar o dia a dia na transportadora muito mais eficiente. A emissão automática e simplificada é uma contribuição importante para a produtividade da transportadora e traz inúmeros benefícios, como:
- economia de recursos;
- otimização do tempo da equipe;
- maior segurança na emissão da documentação;
- redução de erros comuns nos processos manuais;
- maior organização no armazenamento dos documentos fiscais para transporte de cargas.
Conclusão
A contratação de uma ferramenta de gestão para a transportadora é importante para negócios que precisam lidar com todos esses documentos de maneira eficiente e segura. Além disso, o custo-benefício desse sistema é interessante, uma vez que o os processos se tornam mais rápidos, baratos e protegidos de erros e fraudes.
Sem se esquecer, é claro, dos demais recursos inseridos nessas plataformas, como gestão comercial, de frotas, operacional e até mesmo de estoque. Este material foi elaborado com o intuito de auxiliar gestores e empreendedores do setor de transportes a se manterem informados sobre as exigências legais para a execução de suas atividades.
Conforme vimos, existem inúmeros documentos fiscais para transporte de cargas e todos eles precisam ser emitidos e armazenados de maneira adequada. Atuar em conformidade com essas regras é imprescindível para que seu negócio cresça de maneira saudável, ordenada e longe de multas e penalidades. Afinal, ter problemas com o fisco é uma situação prejudicial ao seu negócio.
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