Como calcular prazos e entregas em sua transportadora?

Quantos dos prazos e entregas calculados pela sua transportadora nos últimos meses foram assertivos? Você sente que o cálculo de prazo e entrega é algo que precisa ser atualizado na empresa? 

Nesse artigo, levantamos alguns pontos sobre a importância de dar atenção a esse processo para a reputação da sua transportadora. Além de trazer algumas ideias de como chegar em um cálculo mais aproximado para os seus prazos e entregas.

Aproveite a leitura!

Por que gerenciar bem os prazos e entregas é tão importante para a sua empresa?

Uma das piores experiências possíveis quando se contrata uma transportadora é receber a sua encomenda atrasada ou muito depois do momento que você precisava – algo que acontece sempre que o cálculo de prazo e entrega é feito de maneira errada.

Esse atraso leva a uma quebra de confiança com o cliente, que espera poder confiar nos prazos e entregas acordados em contrato. Se for um consumidor que fechou serviço com a transportadora pela primeira vez, isso pode significar que ele não voltará a trabalhar novamente com a sua empresa. Já que a primeira impressão causada é de que não se pode confiar nos prazos e entregas acordados.

Porém, se isso acontecer com clientes antigos também é possível que cause um desconforto. Afinal, ninguém quer perder a confiança dos consumidores de longa data por conta de erros no cálculo de prazo e entrega, certo? E, se essa situação se repetir, pode levar o cliente a pensar que a qualidade dos seus serviços já não é mais a mesma e levar até mesmo à perda do contrato conquistado há tanto tempo.

Por isso, em última instância, fazer com que o cálculo de prazo e entrega seja preciso é também uma maneira de cuidar da reputação da sua transportadora e da imagem que ela sustenta no mercado em que está inserida. 

Vantagens de melhorar o cálculo de prazo e entrega para o seu cliente 

Os ganhos de manter os prazos e entregas nas datas combinadas são significativos e podem afetar tanto os seus clientes, quanto a transportadora. Conheça alguns deles:

Poder contar com a mercadoria

Para o cliente, saber que a mercadoria será entregue dentro do combinado é fundamental. Assim, ele pode ficar tranquilo que as suas próprias operações irão acontecer dentro do esperado e nenhum cliente dele ficará decepcionado.

Nesse sentido, é importantíssimo que a transportadora seja fiel aos prazos e entregas que estabelece porque ela se torna um fornecedor importante na cadeia de funcionamento dos negócios dos seus consumidores.

Poder estabelecer contratos de longo prazo

Depois de alguns serviços feitos e estando todos de acordo com o cálculo de prazo e entrega, é normal que se estabeleça uma relação de parceria e confiança entre a transportadora e o cliente.

Com isso, ambos podem começar a pensar em relações de longo prazo, com contratos fixos entre as empresas, o que dá tranquilidade ao contratante e pode trazer um fluxo de caixa mais estável para a transportadora.

Garantir a reputação da sua marca

Manter os seus prazos e entregas em dia é uma das formas mais rápidas de construir uma sólida reputação para a sua transportadora, que irá impulsionar a empresa a novos contratos e trabalhos.

Dicas para melhorar o seu cálculo de prazo e entrega

A tecnologia é frequentemente uma das melhores amigas das empresas que pretendem melhorar o seu cálculo de prazo e entrega. Porém, existem também práticas mais simples, que frequentemente são esquecidas, mas podem fazer toda a diferença na hora de garantir que o serviço seja feito de acordo com o combinado com o cliente.

Confira uma lista de algumas ideias para melhorar o seu controle de prazos e entregas.

Use softwares de controle de estoque

O tempo de separação da mercadoria influencia no seu cálculo de prazo e entrega. Por isso, usar softwares que façam um mapeamento detalhado de onde está cada produto no galpão pode acelerar os processos de separação da carga. Afinal, o funcionário não terá que ficar procurando onde está cada coisa e nem se arrisca a pegar o produto errado.

Além disso, com esse tipo de tecnologia também será possível ter um prazo real de quanto tempo é necessário para esse trabalho, não só um cálculo estimado.

Considere o tipo de carga

A maior parte das horas reservadas para prazos e entregas correspondem ao transporte em si da mercadoria. Por isso, é importante entender antes de tudo que mercadoria é essa que será transportada.

Determinados tipos de carga, como as perigosas, por exemplo, podem ter que respeitar dias e horários específicos para a entrega, o que irá afetar o cálculo de prazo e entrega.

Entenda onde a carga será entregue

Outro fator que pode afetar o cálculo de prazo e entrega são as exigências do local onde a carga será deixada. É preciso ver se há alguma restrição de dias e horários para circular com caminhões, por exemplo, na via onde será feita a entrega. 

Calcule com sobra

Como boa parte do período considerado para prazos e entregas é um tempo que se passa com o veículo na estrada, existem diversas variáveis impossíveis de se controlar, como engarrafamentos, filas em postos de fiscalização e problemas com o veículo.

Por isso, pode ser uma boa prática sempre fazer o cálculo de prazo e entrega com uma sobra de algumas horas, para que você tenha tempo para lidar com essas questões sem maiores danos ao serviço combinado com o cliente. Assim, se a encomenda chegar antes do prazo, ainda melhor: ponto para a sua transportadora!

Use equipamento de rastreamento

Uma das maneiras de garantir que você possa agir com rapidez caso algo dê errado no caminho da mercadoria até o cliente é através desse tipo de prática.

Existem recursos nesses equipamentos para mandar mensagens e avisar automaticamente a transportadora por notificações caso haja um problema no veículo ou uma diminuição inesperada na velocidade do percurso. Além disso, você também pode acompanhar em tempo-real onde está o veículo e se a viagem está correndo de acordo com o planejado.

Assim, mesmo que algo de errado aconteça durante a entrega, a transportadora será capaz de saber e agir imediatamente, para garantir a manutenção dos prazos e entregas.